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Hoy en día, muchas empresas buscan llegar más allá de un lugar específico, quieren tocar el cielo con las manos y conquistar el mercado en diferentes países, alrededor de diferentes culturas y con base en diferentes necesidades. Es aquí en donde recurren a servicios extras para compensar la distancia y poder cumplir con las metas definidas en el proyecto inicial. Es exactamente lo que imaginaste, nos referimos al servicio que ha nacido para atender al usuario: ¡el servicio al cliente! Esta industria permite una cercanía entre la empresa y el consumidor, y aquí en Colombia está dando mucho de qué hablar. Esta es una industria que en nuestro país ha crecido y ha sido reconocida como excelente fuente de ingresos y servicios. En este artículo te guiará a través del proceso para poder crear tu propia compañía de servicio al cliente en Colombia; ¡claro, si aceptas el reto!
Pasos
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Proyecta tu negocio. En lo primero que debes enfocarte es en las proyecciones financieras que has preestablecido para tu empresa. Esto significa la inversión total, la manera en la que manejarás la competencia, los gastos que se devengarán debido a instalaciones, equipo, personal, etc.
- Determina la inversión total que harás para iniciar la empresa. Esto abarca incluso los bienes tangibles que incorporarás al negocio, así como el dinero que necesitarás para su funcionamiento inicial.
- Una forma de manejar a la competencia consiste en analizarla, lo cual implica recabar y analizar información concerniente a ella, prestar atención a su desarrollo empresarial, tratar de prever sus acciones, etc.
- Una vez que la empresa comience a subsistir de manera autónoma, es imprescindible que comiences a derivar una determinada cantidad de dinero que centrarás en lo concerniente a las instalaciones, la renovación de equipos e instrumentación, la contratación y capacitación de personal calificado para la labor en cuestión, entre otros factores más.
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Consigue las licencias y permisos. En todo país, las empresas deben estar registradas ante el estado para que sea aprobado su funcionamiento, ya que, de una u otra forma, la empresa debe tener algún tipo de relación con las políticas gubernamentales. Este es el siguiente paso que necesitas dar. Antes de gestionar todo e invertir directamente, debes asegurarte de que el estado sepa de tus actividades y de que estas sean totalmente legítimas.
- Para consultar la normatividad y los procedimientos de licencias de funcionamiento, lo más recomendable es que visites la página de la Cámara de Comercio . Allí encontrarás información mucho más específica acerca de cómo crear tu empresa y hacerla válida ante el Estado colombiano.
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Asegurar tu negocio. En Colombia, existen varias empresas que se dedican a proteger los negocios, inmuebles y demás pertenencias de la población como, por ejemplo, Suramericana de seguros (SURA), Liberty seguros, Pacifico seguros, Seguros Lagun Aro, entre otras. Visita sus respectivas páginas y allí encontrarás toda la información que necesitas. ¡Quédate con la empresa que más te favorezca!Anuncio
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Implementa las condiciones espaciales y de equipo. Una vez que hayas establecido la idea para tu empresa y hayas hecho los trámites correspondientes, deberás asegurarte de cumplir con las condiciones laborales aptas para comenzar apropiadamente el funcionamiento de tu empresa.
- Hay varios aspectos a tener en cuenta, entre ellos el espacio, los clientes y todo lo que tiene que ver con el personal en sí. Más adelante, se aclarará paulatinamente esta fase del procedimiento.
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Establece el espacio adecuado. Para que tus trabajadores se sientan cómodos y rindan al máximo en sus funciones, debes disponer de un lugar que permita una jornada laboral agradable y saludable (módulos, la disposición de espacio para guardar materiales y cosas personales, las dimensiones del mobiliario que desees usar, la higiene del ambiente, los espacios recreativos o de descanso, espacios para consumir alimentos, baños, entre otras características).
- En este enlace , verás un estudio realizado por la Universidad Nacional de Colombia en donde se discute la base de un espacio laboral favorable para el trabajador y, por ende, para la empresa misma.
- Recuerda que si no estableces el espacio apropiado, comenzará a haber problemas en la salud y convivencia de tus trabajadores, poca eficiencia y mucha deserción, lo cual no te favorecerá al momento de empezar tu empresa.
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Dispón del equipo adecuado para el funcionamiento de tu empresa. En cuanto al equipo, asegúrate de que sea económico pero de buena calidad. Utiliza un equipo que permita el buen funcionamiento de la empresa, y que facilite y mejore la labor del personal. Entre los principales elementos básicos que deberán conformar el equipo para tu empresa, se encuentran las computadoras, fax, impresoras, audífonos, teléfonos.
- Asegúrate de tener un buen software en tu sistema para que tanto tú como tu equipo de trabajo puedan manejar y conservar una gran cantidad de información además de realizar cualquier tipo de procedimiento. El equipo te debe dar la facilidad tecnológica para que tu empresa se desempeñe en un 100 %.
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Organiza y selecciona al personal. Toda empresa debe tener una organización de personal para que pueda funcionar correctamente, y logre cifras y números prometedores. La idea es que asumas que tu empresa va a crecer en proporciones que ni tú prevés. Por eso, lo más recomendable es que organices tu personal de una vez para que después no se presenten inconvenientes. Hay tres unidades básicas dentro de la organización del personal que deberás tener en cuenta: directiva, ejecutiva y operacional.
- La unidad directiva consiste en la toma de decisiones más relevantes sobre toda la empresa. Dentro de estas decisiones están los clientes, la normatividad, los acuerdos entre empresas, etc. En otras palabras, planifica, organiza, gestiona y monitorea.
- La unidad ejecutiva discute aquellas acciones relacionadas con la metodología, el proceso y los medios para alcanzar los fines u objetivos principales de la empresa.
- La unidad operacional se compone de un conjunto de personas que cumplen el rol de desempeñar las diferentes tareas y proyectos que permitirán alcanzar las metas previstas (director de campaña - representante de calidad - supervisor de piso o fracción - supervisor de agentes - agentes).
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Crea el departamento de Recursos Humanos. El departamento de Recursos Humanos es uno de los más importantes a la hora de crear un negocio. Es el vínculo que hay entre la empresa y sus trabajadores. En la unidad operacional, hay un grupo de personas que se encarga de los siguientes aspectos:
- la definición de cada tarea dentro de la empresa
- la creación de los perfiles de los empleados
- los procesos y criterios de selección de personal
- las retribuciones salariales
- las motivaciones
- Dentro del departamento de Recursos Humanos, recuerda incluir una capacitación para que todos tus trabajadores conozcan detalladamente sus funciones y las puedan realizar con mayor facilidad. Para este proceso, es bueno convocar reuniones, charlas, conferencias e inclusive clases o cursos.
- Cada día, la industria varía y es por eso que sería excelente mantener a tus empleados al tanto de esos cambios (en la moneda, la normativa, en los productos y estrategias, etc.) y ayudarles a saber cómo enfrentarse a las diferentes situaciones (tipos de llamadas, manejo de los clientes; en caso de hacer ventas, las mejores estrategias para lograrlas, etc.).
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Idea un plan de contratación de personal. Para que puedas mantener una buena disposición de personal en tu empresa, deberás seguir un protocolo de contratación en donde respaldes tus intereses y los de tus trabajadores. Un contrato es un pacto o acuerdo al que llegan la empresa y el trabajador en donde este último se compromete a prestar un servicio a cambio de una remuneración. Con este documento, crearás un vínculo de confianza y compromiso entre tus empleados y tú, como dueño y gestor de la compañía. Dentro del contrato debe estar estipulado lo siguiente:
- tipo de contrato. (indefinido, a término fijo, formativo, temporal remunerado)
- tareas o funciones a desempeñar
- salario o retribuciones
- prestaciones de salud y pensión
- póliza de seguridad laboral
- horarios, vacaciones, licencias (incapacidades, licencia de maternidad o paternidad, etc.), causas justas de la terminación del mismo, entre otros aspectos
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Crea estrategias de marketing y publicidad. Una vez que hayas organizado e implementado todos los pasos anteriores, es hora de poner en marcha el plan. Pero ¿cómo puedes hacer que alguien conozca tu negocio? Bien, pues de alguna manera tendrás que hacer que la gente lo conozca y aproveche la oportunidad, ya sea para laborar en él o contratar los servicios que provee.
- El marketing es un concepto que debes manejar a tu favor. Una serie de estrategias que dispondrán lo mejor de tu negocio para que sea conocido y reconocido entre la competencia. La publicidad es el medio por el cual tu empresa se dará a conocer, ya sea por medios radiales, televisivos, portales y páginas de internet, redes sociales, volantes, etc.
- Las maneras de dar a conocer tu negocio son infinitas, pero una de las más rentables es el voz a voz. Esta estrategia es única y natural del ser humano, ya que se basa en transmitir las experiencias que cada quien ha tenido al probar un producto o un servicio. Es mucho más confiable, directo y no requiere una inversión monetaria.
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Busca los clientes. Siendo una empresa nueva, debes buscar los clientes a los que quieres representar. Los clientes son aquellas empresas que dispondrán de tus servicios y determinarán qué campañas manejarás dependiendo del servicio en el que te especialices. Las más conocidas son campañas de solo servicio al cliente, campañas de servicio al cliente y asistencia técnica, campañas de servicio al cliente y ventas.
- Recuerda que con un cliente puedes manejar diferentes campañas. Por eso hay que estar siempre preparados.
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Pon en marcha tu negocio. Este será el último paso a seguir. Si ya tienes todos los pasos anteriores dispuestos a funcionar, es hora de hacerlo. Abre las puertas de tu empresa y pon en funcionamiento todas las estrategias y procesos que aprendiste mientras la creabas. Ya es tiempo de hacer dinero y cumplir tus expectativas.Anuncio
Consejos
- ¡Asegura tu negocio! No solo en las empresas, sino también en cualquier actividad que desees proyectar, no te olvides de tener algún tipo de respaldo.
- No empieces tu negocio con malos augurios, ¡pero no dejes de evitar los inconvenientes!
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Referencias
- Redacción El Tiempo, Archivo/ Los call-centers en Colombia. Periódico El Tiempo. 17 de mayo del 2001 http://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-510930
- Cámara de Comercio de Bogotá. CCB. Cree su empresa. Prepárese para crear empresa, Pasos para crear empresa. http://www.ccb.org.co/Cree-su-empresa/Preparese-para-crear-empresa/Pasos-para-crear-empresa
- Dirección Nacional de Personal, División Nacional de Salud Ocupacional. Universidad Nacional de Colombia. Proyecto “Lineamientos de Seguridad y Salud Ocupacional en espacios laborales”. Documento N° 6: Lineamientos de Seguridad Ocupacional para el diseño y construcción de oficinas. Documento N° 6, versión 1. 30 de setiembre del 2005. http://www.unal.edu.co/dnp/Archivos_base/LINEAMIENTOS_OFICINAS.pdf
- Organización de Empresas. Capítulo 1: La organización en la Empresa. La empresa. Editorial Mc Graw Hill. Pub,18 de setiembre del 2008. Pág. 7 a 15. http://assets.mheducation.es/bcv/guide/capitulo/8448146859.pdf
- Cámara de Santa Cruz de Tenerife. Servicio creación de empresas. Plan de viabilidad/¿qué es un plan de empresa-viabilidad?. Organización y Recursos Humanos. AQ Professional Learning, Cámara de Comercio de Santa Cruz de Tenerife. http://www.creacionempresas.com/plan-de-viabilidad/que-es-un-plan-de-empresa-viabilidad/organizacion-y-recursos-humano
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