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Todos los negocios, independientemente de cuán grandes o pequeños sean, tienen que monitorear todas sus transacciones. Existen muchos sistemas de software financiero que puedes comprar pero es mejor si primero tienes una comprensión clara de cómo funcionan las transacciones de contabilidad. Tendrás que ingresar cada transacción de negocios, como recibir un pago o pagar una factura, en un libro de contabilidad, que es como un gran cuaderno diario. Aquí tendrás una colección de categorías llamadas cuentas y debitarás (incrementarás o disminuirás) una cuenta y abonarás (incrementarás o disminuirás) a otra cuenta (a continuación verás algunos ejemplos). Los creadores de los programas de software de contabilidad de todas formas siguen esta fórmula pero han facilitado mucho más el proceso para el usuario promedio.
Pasos
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Reúne cualquier papeleo que tenga relación con las transacciones de negocios. Esto puede incluir facturas de proveedores, recibos de servicios públicos, notas de crédito emitidas a clientes, declaraciones de impuestos, cheques emitidos e información de nómina. Revisa cada factura o pago recibido para asegurarte de que sea exacto antes de registrarlo en un libro de contabilidad. Antes de ingresar cualquier transacción, asegúrate de que todas hayan sido aprobadas por un supervisor o propietario de un negocio.
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Establece diferentes cuentas o categorías para cada tipo de transacción. Las cuentas pueden consistir de dinero en efectivo, inventario, gastos, etc. Piensa en ellas como las diferentes páginas de un cuaderno o las partidas que podrían figurar en tu propio presupuesto. [1] X Fuente de investigación Tendrás que establecer los siguientes tipos de cuentas:
- La cuenta de ventas, o de ganancias, registra cualquier venta hecha a los clientes.
- Del mismo modo, la cuenta de gastos registra cualquier dinero que la empresa gaste, como al operar sus instalaciones, fabricar el producto y venderlo.
- Además, el negocio tendrá que registrar sus posesiones, como el dinero en efectivo, las cuentas por cobrar (ventas a clientes que aún no se hayan pagado) y las posesiones físicas, como edificios y equipo. Estas posesiones se registrarán en la cuenta de activos.
- La cuenta de pasivos, por otro lado, registra cualquier dinero que el negocio deba a partes externas, como préstamos bancarios, cuentas por pagar (a proveedores, por ejemplo) y sueldos pagaderos (los sueldos que los empleados hayan ganado pero que aún no se hayan pagado).
- Estas categorías amplias a menudo se dividen en cuentas más específicas y pequeñas.
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Decide a cuáles cuentas debitar o abonar. Lo más importante es recordar que cada transacción puede describirse como un débito o crédito y ese crédito siempre debe estar acompañado de un débito equitativo. Por ejemplo, cuando recibes un pago de un cliente, debitas a la cuenta "Efectivo" y abonas a "Cuentas por cobrar" en tu libro de contabilidad. Cuando pagas por un anuncio televisivo, debitas a "Gastos de publicidad" y abonas a "Efectivo". [2] X Fuente de investigación
- Los débitos incrementan los gastos, los activos (como el dinero en efectivo o los muebles) y las cuentas de dividendos, y los créditos disminuyen estas cuentas. Una buena forma de recordar este incremento es con el acrónimo DAGD (debitar activos, gastos, dividendos). Otras cuentas, como las de pasivos y ganancias, se incrementan con los créditos y se disminuyen con los débitos. Este sistema de contabilidad tiene su propia lógica y es mejor que te lo memorices en lugar de aplicar tu propia lógica a lo que se "incrementa" y lo que se "disminuye".
- Ten en mente que el número de entradas de crédito y débito puede ser disparejo con tal que los valores totales sean iguales. Por ejemplo, si un cliente pagó por la mitad de un producto en efectivo y la mitad con crédito, habrá dos entradas de débito, al efectivo y a las cuentas por cobrar, y solo una entrada de crédito, a las ventas.
- Todos los sistemas de software de computadora disponibles te facilitan el registro de transacciones de contabilidad colocando cada entrada en su lugar correcto en el libro.
- Es posible que tengas que crear nuevos nombres de cuentas en el libro si tienes una transacción extraordinaria, como la venta de acciones o la compra de terreno.
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Revisa dos veces todas las transacciones de contabilidad ingresadas en el libro. Cada transacción debe aparecer en su categoría adecuada; por ejemplo, si debitas algo a un lado del libro, debe aparecer una cantidad igual a esa transacción en el lado del crédito en el libro.
- Por ejemplo, ingresarías una transacción para una factura eléctrica de $500 en la columna de débito debajo de "Cuentas por pagar" y en la columna de crédito debajo de "Efectivo" por $500 después de que se pague. Asegúrate de incluir el número de la factura y una descripción breve en las notas.
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Transfiere las entradas del libro a un libro mayor general periódicamente. El libro mayor general es una colección de todas tus cuentas. Por ejemplo, habrá una página en el libro mayor general para cada una de tus categorías de efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, gastos de servicios públicos, etc. Luego, podrás ver los totales para cada tipo de cuenta en un periodo de tiempo específico. [3] X Fuente de investigación
- El libro mayor general registra la información por cuenta, a diferencia del libro de contabilidad, el cual registra transacciones. En otras palabras, una sola transacción transferida al libro mayor general se ingresará por lo menos en dos lugares o cuentas.
- Por ejemplo, una venta a un cliente que se paga en efectivo se registraría en el libro de contabilidad como una sola transacción, reconociendo un débito a la cuenta de efectivo y un crédito a la cuenta de ganancias. Al transferirla al libro mayor general, esta entrada se registraría en dos lugares separados, la cuenta de efectivo y la cuenta de ganancias. Esto te permite ver cómo la transacción y las demás a su alrededor afectaron individualmente a cada cuenta.
- Las entradas en el libro mayor general deben estar acompañadas de la fecha de la transacción para ayudar a identificar la fuente de la misma. Algunos contadores también incluyen un número de referencia, como un número de orden, por ejemplo, para facilitar el rastreo de las transacciones hasta sus entradas en el libro de contabilidad. [4] X Fuente de investigación
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Balancea el libro mayor general antes de cerrarlo cada vez que ingreses una transacción de contabilidad. Realiza un balance de prueba y otros informes para asegurarte de que se haya cobrado a las cuentas correctas y las transacciones se hayan publicado correctamente. Ya sea que hayas ingresado una o 100 transacciones, el total de los débitos debe ser igual al total de los créditos.
- Si vas a sumar manualmente o usar un software de contabilidad, sumarás todos los débitos y los créditos independientemente de la categoría en la que se encuentren. Siempre deben balancearse a cero.
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Revisa para ver si hay errores en el balance de prueba. Si los débitos no son iguales a los créditos, tendrás que regresar a las entradas del libro de contabilidad para encontrar el error. Incluso si los débitos sí son iguales a los créditos, de todas formas puede haber un error si una transacción no se ingresó o se ingresó dos veces o si una transacción se publicó en la cuenta incorrecta. [5] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, cuando recibes un pago de un cliente, es posible que hayas debitado a la cuenta de efectivo pero olvidado abonar a las cuentas por cobrar, lo que significa que tus cuentas reflejarían que aún se te debe dinero cuando no es así. En este caso, todos los créditos no serían iguales a todos los débitos.
- En algunos casos, esto puede requerir rastrear las entradas de las cuentas hasta las entradas originales en el libro de contabilidad para encontrar el problema. Por eso es útil emparejar siempre estas entradas con la fecha de la transacción o un número de referencia.
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Realiza informes para los estados de resultados, balances generales y estados de resultados acumulados. Esto puede realizarse manualmente o usando un sistema de software de contabilidad. Luego, tendrás una imagen completa del estado de tu empresa. [6] X Fuente de investigación
- El estado de resultados, por ejemplo, restará tus gastos a las ganancias en un periodo de tiempo particular y sabrás si obtuviste beneficios o tuviste una pérdida. Para obtener más información, lee el artículo Cómo escribir una declaración de ingresos .
- Un balance general muestra todos los activos y pasivos de una empresa. Los activos incluyen dinero en efectivo, equipo, terrenos y cuentas por cobrar. Los pasivos incluyen cuentas por pagar y pagarés. Para obtener más información, lee el artículo Cómo hacer un balance general .
- Si pagaste algún dividendo (pagos a accionistas) en el último periodo, también necesitarás un estado de resultados acumulados. Un estado de resultados acumulados muestra la cantidad de beneficios que obtuviste (ingresos netos) menos cualquier dividendo pagado. Los resultados acumulados en sí representan los beneficios reinvertidos en la empresa.
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Parte 3
Parte 3 de 3:
Mantener registros detallados de transacciones de contabilidad
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Incluye una descripción breve para cada transacción que ingreses en el libro de contabilidad. Por ejemplo, "pago en efectivo de publicidad en televisión por cable, febrero 2015". Esto te ayudará a esclarecer la cantidad, la causa y el proceso de registro para cada transacción más adelante.
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Mantén documentación de respaldo en tus entradas del libro de contabilidad. Esto es muy importante en caso de que haya errores o para cualquier pregunta que surja más adelante. La documentación en todas las entradas puede archivarse asignando un número de entrada en el libro de contabilidad y una fecha como un paquete. Cualquiera debe poder buscar una entrada en el libro mayor general y luego ir a la documentación de respaldo fácilmente.
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Mantén copias físicas de toda la documentación durante por lo menos un año. Esto incluye tanto las entradas del libro de contabilidad como las del libro mayor general junto con cualquier recibo y otros documentos de la transacción. Los necesitarás hasta que las cuentas hayan sido auditadas y hayas presentado tu declaración de impuestos.
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Guarda la documentación electrónicamente durante por lo menos siete años. Escanea los documentos por delante y por detrás y mantén esas copias en dos discos, uno para guardarlo en la oficina y otro para guardarlo fuera de ella para usarse en caso de una emergencia. Siempre existe la posibilidad de que se auditen tus impuestos de varios años atrás así que es importante conservar estos registros.Anuncio
Consejos
- Balancea el libro de contabilidad todos los días, rastreando cualquier error y corrigiéndolo. Esta práctica es una de las primeras cosas que se les enseña a los estudiantes de contabilidad y su importancia no puede exagerarse.
- Capacita a los empleados en múltiples áreas de forma que más de una persona tenga una comprensión completa de tu sistema de contabilidad y cómo ingresar las transacciones.
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Advertencias
- Almacena copias de respaldo de todas las transacciones de contabilidad en un disco de computadora. Adopta el hábito de descargar todo el libro de contabilidad al final de cada día hábil. Haz una segunda copia de respaldo y guarda ambos discos en lugares separados, uno de ellos fuera del edificio donde se encuentre el libro de contabilidad físico. Esto será invaluable en caso de un evento catastrófico, como un incendio o un fenómeno meteorológico destructivo.
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Referencias
- ↑ http://www.principlesofaccounting.com/chapter2/chapter2.html
- ↑ http://www.principlesofaccounting.com/chapter2/chapter2.html
- ↑ http://www.principlesofaccounting.com/chapter2/chapter2.html
- ↑ http://www.quickmba.com/accounting/fin/general-ledger/
- ↑ http://www.principlesofaccounting.com/chapter2/chapter2.html
- ↑ http://www.principlesofaccounting.com/chapter2/chapter2.html
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