Cómo implementar un sistema de contabilidad

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Cambiar o aumentar un sistema de contabilidad es una excelente manera de automatizar la información financiera y crear una infraestructura más eficiente, especialmente si te desplazas de un estilo de libro de contabilidad a un sistema de contabilidad basado en software. La implementación exitosa del software o sistemas de contabilidad debe ser dirigida por un gerente de proyecto que pueda dedicar tiempo, un presupuesto y planificación para el proceso. El personal debe ser capacitado antes de realizar los cambios. Lleva un montón de tiempo al elegir tu sistema de contabilidad, asegurarse de que estás eligiendo una opción con una amplia formación y soporte técnico. Aprende cómo implementar un sistema de contabilidad.

Pasos

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    Puedes optar por contratar a un contador externo para revisar los procedimientos financieros y sugerir los cambios que podrían ayudar a la empresa. Revisa las ventajas de cada cambio con tu departamento de contabilidad o teneduría de libros, ya que tendrán que trabajar con este sobre una base del día a día.
    • Asegúrate de tener el apoyo de la gerencia y el departamento de contabilidad antes de hacer el cambio. Es difícil hacer cambios en toda la empresa sin el aval de las personas que capacitarán a los demás.
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    Esta persona debe tener una amplia experiencia en proyectos en toda la empresa. El conocimiento de los departamentos de contabilidad les permitirá entender el presupuesto, los recursos y el apoyo que se necesita.
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    Realizar un cambio en los sistemas de contabilidad requiere invertir en un gerente, tiempo del empleado, materiales de capacitación y más. Establece un cronograma realista con tu gerente de proyecto y departamento de contabilidad.
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    Una vez que hayas elegido qué sistema de contabilidad vas a utilizar, deberás tomar el tiempo para adaptarlo a tus necesidades. Consulta con los diseñadores de la empresa donde lo vas a comprar para elegir las funciones que necesitas.
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    Examina tu infraestructura actual y crea un plan de capacitación diferente para cada departamento que trabaje con el software de contabilidad. Si el programa de contabilidad no te proporciona un manual de capacitación, consulta con una empresa de redacción técnica para ofrecerte un manual preciso.
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    Tu personal podrá probar este sistema, pero aún debes ser capaz de sugerir cambios para procedimientos más exitosos. Algunas empresas establecen pequeños módulos y los empleados envían comentarios con anticipación en el proceso.
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    Si se necesita capacitación para muchas personas, es posible que desees hacer esto en grupos separados. Utiliza el sistema piloto para capacitarlos.
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    Una vez que el sistema es configurado por el software o empresa financiera, puedes comenzar en tu cronograma final para la implementación. Migra los datos de tu sistema de contabilidad antiguo al nuevo sistema.
    • Establece los procedimientos en caso de problemas con la migración de datos históricos. Esta es una parte muy importante de tu aplicación, y el proveedor del sistema de contabilidad debe estar disponible para asegurarte de que el sistema está en pleno funcionamiento.
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    Comienza con los departamentos financieros e impleméntalo en toda la compañía. Incorpora tiempo adicional para aprender el nuevo sistema durante la jornada laboral de tus empleados.
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    Cuenta con un contacto de la empresa en donde adquiriste el software de contabilidad y crea cursos de actualización para cualquier persona que necesite más ayuda.
    • Muchas empresas ofrecen seminarios en línea o sesiones de grupo para apoyo continuo. Considera esta valiosa característica cuando elijas tu nuevo sistema de contabilidad.
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Cosas que necesitarás

  • Auditor interno
  • Manuales de capacitación
  • Seminarios de formación
  • Gerente de proyecto
  • Presupuesto
  • Línea de tiempo
  • Sistema piloto
  • Migración de datos
  • Apoyo técnico


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Referencias

  1. http://www.erpsoftwareblog.com/2009/11/5-steps-to-a-successful-implemention-of-your-new-accounting-system/
  2. http://www.accountingweb.com/sites/default/files/ERPWhitePaper.pdf
  3. http://www.business-software.com/article/accounting-software-implementation-best-practices/

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