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Lorsque vous prenez la décision de quitter votre emploi et de passer à autre chose, vous devez informer votre employeur par écrit de votre décision, au moins deux semaines à l'avance. Voici comment écrire une lettre de préavis dans un style ferme et poli, qui vous permettra de redevenir votre propre patron. Les conseils de cet article ne peuvent pas être employés dans tous les pays, dans certains, un préavis doit être fait avec une anticipation déterminée par la loi.
Étapes
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Faites une déclaration claire et concise. La première ligne de votre lettre doit indiquer clairement que vous démissionnez de votre poste à la fin d'une période de deux semaines. N'utilisez pas des termes, qui pourraient suggérer, que vous seriez prêt à rester plus longtemps ou que vous pouvez changer d'avis, si vous recevez une controffre intéressante [1] X Source de recherche .
- Le bon exemple : « Cette lettre représente une notification officielle de ma démission du poste de... chez (le nom de l'entreprise), à compter du.... »
- Le bon exemple : « Je démissionne par la présente du poste de... dans l'entreprise..., avec une date d'effet le..., soit deux semaines à compter de (la date actuelle). »
- Le mauvais exemple : « Je voudrais démissionner de mon poste de... Je vous prie de bien vouloir m'indiquer le délai, qui vous conviendrait le mieux. »
- Le mauvais exemple : « Si tout se passe comme je l'espère, je démissionnerai dans deux semaines de mon poste au sein de la société. »
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Donnez à votre employeur un délai de deux semaines au moins. Aujourd'hui, de nombreux employés ne sont pas tenus contractuellement de respecter un préavis de deux semaines, avant de démissionner, mais la présentation d'un préavis est encore considérée comme une marque de courtoisie professionnelle.
- Si vous démissionnez avant les deux semaines de préavis, vos futurs employeurs ou vos employeurs potentiels peuvent se demander si vous ne vous comportez pas de la même manière avec eux, plus tard.
- Si votre entreprise traverse une période particulièrement active, vous pouvez donner « un préavis de quatre semaines », au lieu de deux seulement.
- Les hauts dirigeants et autres employés de rang élevé devraient également donner un préavis de plus de deux semaines. En règle générale, le délai de préavis doit être équivalant à la durée des congés correspondants à votre emploi. Par exemple, si votre position vous fait bénéficier de trois semaines de vacances par an, donnez un « préavis de trois semaines ».
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Évitez de parler des raisons qui vous poussent à démissionner. Cela est particulièrement vrai, si vos raisons sont sensibles, mais même si vous quittez l'entreprise pour une raison tout à fait normale, vous devez toujours éviter de faire état de vos raisons dans votre lettre de démission officielle.
- Vous devez cependant inclure vos raisons dans la lettre, si l'on vous demande expressément de le faire.
- Si vous pensez postuler à un autre poste au sein de cette entreprise, il est conseillé de mentionner les raisons de votre départ, car cela pourra aider le responsable des ressources humaines à prendre une décision dans le futur.
- Vous devez également préparer une raison pour justifier votre démission, car vos patrons et vos collègues vous demanderont inévitablement pourquoi vous quittez votre emploi. Cette raison n'a pas besoin d'être incluse dans votre lettre officielle, mais c'est toujours pratique d'en avoir une, pour pouvoir l'invoquer en cas de besoin.
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Soyez à la fois formel et amical. Le ton général de votre lettre de préavis doit être professionnel, mais pas au point de sembler froid ou rigide. En règle générale, vous devez écrire la lettre en utilisant le ton amical, que vous avez utilisé avec votre employeur dans le passé.
- Si votre relation avec votre patron s'est toujours inscrite dans un cadre rigide et professionnel, alors vous pouvez continuer et rédiger votre lettre de démission sur ce ton. D'autre part, si vous communiquez avec votre patron d'une manière décontractée, n'ayez pas peur d'adopter un ton plus personnel. Un ton personnel peut être approprié, tant qu'il n'est pas occasionnel et désordonné.
- Le bon exemple : « Je vous suis très reconnaissant pour l'expérience et les connaissances que j'ai acquises en travaillant dans votre entreprise. »
- Le mauvais exemple : « Je déclare formellement, pour mémoire, que je continue à avoir une haute estime pour la société ABC et que je ne ressens aucune mauvaise intention envers quiconque travaillant dans cette société. »
- Le mauvais exemple : « merci bien patron ! »
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Adoptez un ton positif. Cette lettre sera le dernier document, qui sera versé dans votre dossier personnel et à ce titre, elle doit laisser une bonne impression. Même si vous détestez le poste que vous quittez et que vous ne voulez plus avoir aucune relation avec vos collègues à l'avenir, vous avez toujours intérêt à rester en bons termes avec eux, au lieu de les quitter sur un scandale.
- Un futur employeur potentiel aura une bonne impression sur vous, s'il se renseigne auprès de votre ancien employeur et apprend que vous avez déposé un préavis de deux semaines, avant de quitter votre emploi. C'est également bénéfique dans le cas où l'employé de votre ancienne société, chargé d'examiner votre fichier, ne vous a pas connu en personne.
- Pendant la période de votre préavis, ne médisez jamais de vos collègues et ne critiquez pas la façon dont l'entreprise est gérée.
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Remerciez votre employeur. Ajoutez une ligne ou deux dans votre lettre, afin de remercier votre employeur pour les opportunités et les expériences dont vous avez profité en travaillant pour lui. Chaque travail apporte quelque chose à la vie d'une personne, même si les inconvénients l'emportent largement sur les avantages.
- Si votre expérience de travail a été essentiellement positive, assurez-vous d'utiliser les mots appropriés pour refléter votre gratitude. Écrivez quelque chose, comme : « je ne trouve pas de mots assez forts, pour vous exprimer ma gratitude pour les trois merveilleuses années, que j'ai passées dans votre entreprise. J'ai appris plus que je ne l'ai espéré et je vous remercie encore pour votre générosité et votre patience. »
- Si votre expérience de travail a été plutôt négative, rédigez une formule de reconnaissance générale. Essayez d'inclure quelque chose, comme « je tiens également à vous remercier pour l'expérience que j'ai acquise au cours de mes trois dernières années de travail. »
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Informez votre employeur de votre intention de terminer les projets importants en cours. Votre dernier acte de responsabilité et de loyauté va consister à faire une liste des projets en suspens ou des projets en cours qui pourraient s'effondrer sans votre participation, et vous devez vous engager à les terminer pour éviter des problèmes à l'entreprise.
- Les projets en cours et les projets mineurs qui peuvent être menés facilement par quelqu'un d'autre peuvent être exclus de la liste.
- Votre sérieux laissera à votre employeur une bonne impression et l'incitera à fournir une bonne recommandation à votre prochain employeur en cas de besoin.
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Offrez de soutenir l'entreprise après votre démission. Comme l'entreprise aura une charge de travail différente après votre départ, il y aura forcément quelques difficultés de parcours. Au cours de la période de préavis, proposez d'aider l'entreprise à faire la transition, même après votre date effective de départ.
- Communiquez à l'entreprise un numéro de téléphone ou une adresse de courriel, pour qu'elle puisse vous joindre en cas de besoin.
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Terminez votre lettre sur une note élogieuse. Même si vous avez déjà remercié votre employeur plus tôt dans la lettre, il est bon de clore votre lettre de démission en réaffirmant votre gratitude.
- Exemple : « Je vous serai toujours reconnaissant ainsi qu'à l'ensemble du personnel de la société ABC de tout ce que vous avez fait pour moi. »
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Rédigez une lettre et non un courriel. Vous devez rédiger votre lettre de préavis non pas sous la forme d'un courriel, mais plutôt comme une lettre tapée et imprimée. Vous devez aussi remettre cette lettre à votre patron directement.
- L'envoi d'un courriel peut sembler plus facile et plus rapide, cependant c'est considéré comme manquant de professionnalisme et sera mal vu.
- N'envoyez pas votre lettre de démission par la poste ou via le système de messagerie interne de l'entreprise. Cela peut provoquer un retard tel, qu'au moment de la réception de la lettre par votre employeur, le délai de deux semaines se trouve déjà bien entamé.
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Tapez la date en haut à droite de la page. Selon les normes d'écriture d'une lettre officielle, vous devez écrire la date en haut à droite de la page, dans le format jour-mois-année. Le mois doit être précisé, mais la date doit être au format numérique.
- Exemple : le 26 juin 2013
- Notez que vous n'avez généralement pas besoin d'inclure l'adresse de l'expéditeur, étant donné que votre adresse sera la même que celle de votre employeur. Cependant, vous pouvez utiliser du papier à lettres portant l'entête de l'entreprise avec son adresse, si vous le désirez.
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Pensez à inclure l'adresse du destinataire. Si vous utilisez du papier avec entête, vous pouvez ne pas indiquer l'adresse du destinataire, puisqu'il s'agit d'une lettre interne, envoyée à partir et à destination d'une même entreprise. Cependant, l'indication de l'adresse est une bonne idée, car elle vous permet d'adresser la lettre spécifiquement à votre patron.
- Indiquez le titre personnel de votre employeur et son nom complet sur la première ligne.
- Écrivez l'adresse et la ville sur la ligne suivante et le code postal sur la troisième ligne.
- Sautez une ligne entre la date et l'adresse. Sautez une autre ligne entre l'adresse et la formule d'appel, qui la suit. L'adresse elle-même doit être à interligne simple.
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Adressez-vous à votre employeur directement dans la formule d'appel. Votre lettre doit commencer avec « Cher [nom de patron], » et il ne faut jamais utiliser une formule vague ou générale comme « à qui de droit ».
- Vous devez également vous adresser à votre patron comme d'habitude, même si le style est informel. Par exemple, si vous vous appelez par vos prénoms, écrivez « chère Jennifer. » Par contre, si votre relation est strictement professionnelle, écrivez « madame Durant »
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Rédigez le corps de la lettre. Sautez une ligne après la formule d'appel, ensuite commencez à rédiger votre lettre, en suivant les directives fournies dans cet article. Chaque paragraphe doit être à interligne simple, mais vous devez sauter une ligne entre chaque paragraphe. Il n'est pas nécessaire d'indenter la première ligne de chaque paragraphe.
- Rédigez votre lettre sur une page au maximum.
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Utilisez une formule finale chaleureuse. Afin de maintenir un ton amical et positif, vous devez inclure une formule finale, qui semble un peu plus chaleureuse et plus sincère que les formules habituelles, comme « votre dévoué », « mes remerciements » ou « sincèrement ».
- Quelques exemples de formules finales possibles.
- Veuillez agréer cher directeur, mes salutations les plus cordiales.
- Je vous souhaite mes meilleurs vœux de succès dans vos projets.
- Je voudrais vous réitérer mes remerciements les plus chaleureux pour votre aide et votre générosité.
- Recevez cher directeur général, mes remerciements chaleureux et mes meilleurs vœux.
- Quelques exemples de formules finales possibles.
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Écrivez votre nom et signez. Inscrivez votre nom complet quatre lignes sous la formule finale et apposez votre signature dans l'espace entre votre nom et la formule finale.Publicité
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Remettez votre lettre de démission directement à votre patron. La meilleure chose à faire consiste à remettre votre lettre de préavis directement à votre patron [2] X Source de recherche .
- Généralement, vous aurez besoin de demander une audience, mais si vous travaillez dans une petite entreprise et que vous êtes proche de votre patron, vous pourrez lui remettre votre lettre directement, à l'improviste.
- Fermez la porte derrière vous en entrant, afin de garantir le caractère privé de l'entrevue.
- Remettez la lettre à votre patron et expliquez-lui son objet.
- Votre patron voudra probablement discuter avec vous sur la situation. Même si votre lettre répond déjà aux questions qu'il vous pose, répondez à chaque question complètement.
- Remerciez votre patron et serrez-lui la main, avant de quitter le bureau.
CONSEIL D'EXPERT(E)Accompagnatrice en évolution professionnelleAlyson Garrido est accompagnatrice professionnelle accréditée par International Coach Federation. Elle est aussi animatrice et conférencière. Grâce à une approche axée sur les points forts, elle soutient ses clients dans leur recherche d'emploi et leur avancement professionnel. Alyson propose des services d’encadrement en matière d’orientation professionnelle, de préparation aux entrevues, de négociation salariale et d’évaluation du rendement, ainsi que des stratégies de communication et de leadeurship personnalisées. Elle est fondatrice et partenaire de Systemic Coach Academy of New Zealand.Il est préférable d'annoncer votre départ à votre employeur en personne avant d'envoyer une lettre de démission. La meilleure manière de préparer son départ est d'avoir au préalable une conversation avec la personne responsable. Ensuite, votre préavis peut être court et aimable, car vous ne faites que confirmer ce que vous avez dit au cours de la conversation.
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Envoyez une copie de votre lettre de démission à toute autre personne, qui peut en avoir besoin. La liste des destinataires peut varier selon l'entreprise, mais en général, il s'agit du département des ressources humaines et des autres responsables avec qui vous collaborez.
- Vous devez porter votre démission à la connaissance de vos collègues, vos conseillers, les membres de votre équipe et les clients. Informez-les personnellement. Mais vous n'avez pas besoin de leur remettre une copie de votre lettre de démission.
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Travaillez dur et finissez les questions en cours. Si, avant d'écrire votre lettre de démission, on vous demande de terminer des projets importants avant de quitter l'entreprise, vous devez suivre les instructions et terminer ces projets.
- Même si vous n'avez rien promis, vous ne pouvez pas relâcher vos efforts pendant vos deux dernières semaines de travail. La transition sera difficile pour tout le monde et il est de votre devoir professionnel de rendre cette transition aussi harmonieuse que possible pour l'employeur que vous quittez.
- D'autre part, si vous pensez que votre entreprise vous traite injustement, car vous avez annoncé votre départ, ne les laissez pas profiter de vous ou vous rendre la vie impossible, en vous surchargeant de travail, au-delà des limites acceptables.
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