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Lorsque l'on commet une erreur ou que l'on blesse quelqu'un, on cherche généralement à présenter ses excuses de façon à ce que la personne concernée comprenne que l'on pense vraiment ce que nous lui disons. Vous pouvez tenter de réparer votre faute en écrivant une lettre d'excuse, que ce soit dans le cadre du travail ou dans le cadre personnel. Le ton de la missive ne sera pas tout à fait le même s'il s'agit de circonstances privées ou de circonstances professionnelles. Quoi qu'il en soit, il y a un certain nombre d'éléments à ne pas omettre pour être certain que votre lettre paraisse sincère.
Étapes
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Proposez de vous racheter. La personne à laquelle vous adressez vos excuses a probablement une idée sur la façon dont vous pourriez réparer vos erreurs. En faisant l'effort de lui demander son avis, vous prouvez que vous êtes prêt à faire le nécessaire pour montrer que vos regrets sont sincères et que vous cherchez à améliorer la situation [1] X Source de recherche .
- Vous pouvez par exemple dire : « Je sais que j'ai été nul de ne pas être venu à ta fête alors que j'avais promis d'être là. Pour me rattraper, est-ce que je peux t'emmener boire un verre ou bien t'inviter à diner chez moi ? Je veux que tu saches à quel point tu comptes pour moi. »
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Demandez à voir votre interlocuteur. En fonction de la situation, il se peut que vous souhaitiez parler avec la personne concernée pour lui présenter vos excuses en personne. À la fin de votre lettre, proposez-lui de la rencontrer dans un lieu neutre de sorte que vous puissiez lui demander pardon en face à face. N'oubliez cependant pas que selon la nature du problème, elle n'a peut-être aucune envie de vous voir. Cela ne vous empêche pas pour autant de le lui proposer [2] X Source de recherche .
- Par exemple, vous pouvez présenter les choses ainsi : « Je voudrais vraiment te voir, j'aimerais avoir l'occasion de m'excuser en personne. Dis-moi à quel moment tu serais disponible. »
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Choisissez soigneusement la formule finale. Vos émotions doivent être perceptibles au travers d'elle. Si vous écrivez une lettre dans un cadre personnel, vous pouvez vous permettre d'employer une tournure familière qui exprime ce que vous ressentez vis-à-vis de votre interlocuteur. Vous pouvez opter pour « Désolé », « Gros bisous » ou bien « De tout mon cœur [3] X Source de recherche ».Publicité
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Proposez des solutions. Lorsque vous vous excusez pour une erreur commise dans le cadre du travail, il est important de montrer à votre client que vous cherchez à la réparer. Soumettez des solutions possibles au problème causé par votre faute. Attention, il faut que les propositions soient réalisables, vous ne devez pas vous contenter de dire au client ce que vous supposez qu'il a envie d'entendre [4] X Source de recherche .
- Écrivez par exemple : « Pour vous dédommager de l'erreur d'acheminement de votre dernière commande, nous vous proposons de vous la renvoyer sans aucun frais pour vous. Nous vous offrons également 30 % de réduction sur votre prochain achat. »
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Insistez sur le fait que l'erreur ne se reproduira pas. Dans le dernier paragraphe de votre lettre, dressez la liste des mesures préventives que vous allez prendre suite à l'incident. Soyez aussi précis que possible sur les corrections apportées pour que ce soit la dernière fois que le problème en question se produit [5] X Source de recherche .
- Formulez par exemple les choses ainsi : « Nous avons pris plusieurs mesures pour veiller à ne plus dépasser les dates limites de rendu de projet à l'avenir. Un calendrier partagé a été créé et paramétré pour envoyer des rappels une semaine, un jour et 8 heures avant chaque échéance. Nous avons aussi détaillé la liste des tâches à réaliser de façon à être certain que chaque étape du projet soit achevée en temps et en heure. »
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Choisissez la formule finale. Lorsque l'on rédige une lettre d'excuse dans un contexte professionnel, la formule de politesse doit être un peu plus soutenue. Avant d'apposer votre signature, vous pouvez terminer par « Je vous prie d'agréer mes salutations distinguées » ou par « Sincères salutations [6] X Source de recherche ».Publicité
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Soyez courtois et professionnel. Si vous vous excusez pour une erreur commise dans le cadre de votre travail, optez pour un ton poli tout en restant très professionnel. Expliquez le problème auquel vous avez été confronté de façon aussi factuelle que possible. N'adoptez pas un ton familier en espérant vous attirer la compassion du destinataire vis-à-vis de votre situation.
- Dites par exemple : « Je vous présente une nouvelle fois mes excuses pour la mauvaise supervision de ce projet. Je vous certifie avoir pris les mesures nécessaires pour veiller à ce que ce type d'erreur ne se produise plus à l'avenir. »
- Ne dites surtout pas « Je suis vraiment infiniment désolé et j'espère de tout mon cœur que vous trouverez la force de me pardonner. » Il est malvenu de s'exprimer de façon aussi personnelle dans un contexte professionnel.
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Réservez la sincérité à vos proches. Si vous vous excusez auprès de quelqu'un dans le cadre de votre vie personnelle, il faut que votre ton ait l'air le plus franc possible. Si vous formulez les choses de façons trop soutenues, vos excuses risquent de sembler hypocrites ou forcées aux yeux de votre interlocuteur.
- Par exemple, vous pouvez écrire « Je suis vraiment navrée que mes plaisanteries t'aient fait de la peine. Je ne pensais pas à mal en disant ces choses-là, mais je comprends qu'elles aient pu te blesser. Je suis désolé. »
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Ne vous trouvez pas d'excuses. Il peut être très tentant de trouver de bonnes raisons d'avoir commis la faute évoquée, en particulier si des circonstances extérieures vous ont conduit à faire une erreur. Gardez cependant en tête qu'user de faux-fuyants risque de donner le sentiment que vos regrets ne sont pas sincères. Concentrez-vous sur les aspects dont vous êtes responsable et sur votre désir de faire amende honorable.
- Par exemple, au lieu de dire « Je suis désolé que cette partie du projet n'ait pas été supervisée correctement, mais j'ai eu la grippe, puis ma fille a été malade et ensuite nous avions prévu de partir en vacances », dites plutôt « Je suis navré que cette partie du projet n'ait pas été correctement supervisée. J'ai pris les mesures nécessaires pour que cela ne se reproduise pas à l'avenir. »
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Ne rejetez pas la faute sur autrui. Vous aurez peut-être envie, à la fin de votre courrier, de pointer du doigt le fait que selon vous, il y a également d'autres personnes en tort. Malheureusement, en procédant de la sorte, vous ne ferez que réduire à néant tous les efforts entrepris dans le reste de la lettre pour convaincre votre interlocuteur de vous pardonner votre faute [7] X Source de recherche .
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Signez . Vous devez signer votre lettre d'excuse, que ce soit dans un cadre privé ou dans un cadre professionnel. Cela montre que vous y accordez suffisamment d'importance pour avoir pris le temps d'y ajouter une touche personnelle. Imprimez le courrier et signez-le à la main [8] X Source de recherche .
- Si l'usage veut que les lettres d'excuse dans le cadre du travail soient transmises par mail, vous pouvez en revanche remettre en mains propres un tel courrier adressé à l'un de vos proches.
- Si pour une raison ou une autre vous ne pouvez vraiment pas signer manuellement une lettre d'excuse dans un contexte professionnel, insérez au moins une signature électronique dans le document. Certains logiciels de traitement de texte permettent de faire une vraie signature. Vous pouvez aussi tracer votre signature sur une feuille de papier, puis la scanner et la sauvegarder sur votre ordinateur pour pouvoir l'insérer sous forme d'image au bas de vos courriers.
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Références
- ↑ https://www.livecareer.com/letter-samples/apology-letters
- ↑ http://www.whitesmoke.com/how-to-write-a-letter-of-apology
- ↑ https://turbofuture.com/internet/How-to-end-a-letter-in-English-Examples-of-closing-sentences
- ↑ http://www.whitesmoke.com/how-to-write-a-letter-of-apology
- ↑ http://www.perfectapology.com/formal-apology-letter.html
- ↑ https://turbofuture.com/internet/How-to-end-a-letter-in-English-Examples-of-closing-sentences
- ↑ https://turbofuture.com/internet/How-to-end-a-letter-in-English-Examples-of-closing-sentences
- ↑ http://www.whitesmoke.com/how-to-write-a-letter-of-apology
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