कैसे टैब सीमांकित टेक्स्ट को एक्सेल में कॉपी पेस्ट करें (How to Copy Paste Tab Delimited Text Into Excel)

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आमतौर पर एक्सेल टैब सीमांकित (tab-delimited) टेक्स्ट को पहचान लेता है और अपने आप डेटा को अलग-अलग कॉलम्स में ठीक तरीके से पेस्ट करता है। लेकिन अगर ऐसा नहीं होता है और पेस्ट करी हुई टेक्स्ट एक ही कॉलम में नज़र आती है तो हो सकता है कि एक्सेल का सीमांकक (delimiter) किसी दूसरे करैक्टर (character) पर सेट हो या आपकी टेक्स्ट टैब की जगह रिक्त स्थान या स्पेस (space) को इस्तेमाल कर रही हो। आप एक्सेल के Text to Columns टूल का उपयोग करके जल्दी से सही सीमांकक चुन सकते हैं और डेटा को ठीक से कॉलम्स में बाँट सकते हैं।

चरण

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/5f\/Copy-Paste-Tab-Delimited-Text-Into-Excel-Step-1-Version-4.jpg\/v4-460px-Copy-Paste-Tab-Delimited-Text-Into-Excel-Step-1-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/5f\/Copy-Paste-Tab-Delimited-Text-Into-Excel-Step-1-Version-4.jpg\/v4-728px-Copy-Paste-Tab-Delimited-Text-Into-Excel-Step-1-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":343,"bigWidth":728,"bigHeight":543,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    दरअसल टैब सीमांकित टेक्स्ट (Tab-delimited text) एक स्प्रेडशीट के डेटा को टेक्स्ट फाइल जैसे स्टोर करने का एक फॉर्मेट है। टेक्स्ट फाइल में हर सेल एक टैब स्टॉप से अलग किया गया होता है और सब रिकॉर्ड्स अलग-अलग लाइन्स पर मौजूद होते हैं। आपको जो टेक्स्ट कॉपी करनी है उसे सेलेक्ट (select) करें और क्लिपबोर्ड पर कॉपी करें।
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    आपको एक्सेल के जिस सेल में पेस्ट करना है उसे चुनें: आप ऊपर के लेफ्ट साइड के सेल को सेलेक्ट करें जिसमें आप अपने डेटा को देखना चाहते हैं। आप जो डेटा पेस्ट करेंगे वह उस शुरुआत वाले सेल के राईट साइड और नीचे के सेल्स में भर जायेगा।
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    अगर आपके पास एक्सेल का कोई नया संस्करण (version) है और डेटा को ठीक से टैब स्टॉप्स से सीमांकित करा गया है, तो सेल्स में सही डेटा ठीक से भर जाना चाहिए। हर एक टैब स्टॉप के मुताबिक डेटा अपने आप ही एक अलग सेल में मौजूद होगा। लेकिन अगर सब डेटा एक कॉलम में ही नज़र आता है तो हो सकता है कि टैब एक्सेल का सीमांकक न हो और उसकी जगह कोई और सीमांकक हो, जैसे कि अल्प विराम (comma)। आप Text to Columns टूल इस्तेमाल करके इसे बदलें और टैब को सीमांकक बनायें।
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    अगर टैब सीमांकित डेटा उचित रूप से पेस्ट न हुआ हो तो आप उसे एक्सेल के Text to Columns टूल की मदद से ठीक से फॉर्मेट करें। इसके लिए आपको उस पूरे कॉलम को सेलेक्ट करना चाहिए जिसमें सारा पेस्ट करा हुआ डेटा मौजूद है। [१]
    • पूरे कॉलम को जल्दी से सेलेक्ट करने के लिए उस कॉलम के ऊपर दिए हुए लेटर (letter) को क्लिक किया जा सकता है।
    • आप Text to Columns को एक बार में सिर्फ एक कॉलम के लिए इस्तेमाल कर सकते हैं।
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    ये आपको Data टैब में Data Tools के समूह में मिलेगा।
    • अगर आपके पास Office 2003 है तो आपको डेटा मेनू को क्लिक करके "Text to Columns" चुनना चाहिए।
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    इससे एक्सेल को पता चलेगा कि उसे सेल को विभाजित करने की खातिर किसी खास करैक्टर को देखना चाहिए।
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    आपका डेटा जिस करैक्टर से अलग करा गया है उसे चुनें: अगर डेटा टैब सीमांकित है तो "Tab" के बॉक्स में टिक मार्क लगायें और बाकी बॉक्सेस में से टिक मार्क हटायें। यदि डेटा किसी और करैक्टर से अलग करा गया हो तो आप उसे चुन सकते हैं। मान लीजिये डेटा टैब स्टॉप्स के बजाय रिक्त स्थानों से अलग करा गया है तो "Space" के बॉक्स और "Treat consecutive delimiters as one" के बॉक्स में टिक मार्क लगायें। लेकिन अगर आपके डेटा में कोई ऐसे रिक्त स्थान हैं जो कॉलम के विभाजन को इंगित नहीं करते हैं तो इन बॉक्सेस में टिक मार्क लगाने से कुछ समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं।
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    सीमांकक का चयन करने के पश्चात आप जो कॉलम्स बना रहे हैं उनके लिए एक-एक करके डेटा फॉर्मेट सेट कर सकते हैं। आप "General", "Date", और "Text" में से कोई भी विकल्प चुन सकते हैं।
    • नंबर्स (numbers) या लेटर्स (letters) और नंबर्स दोनों को इस्तेमाल करने के लिए "General" का चयन करें।
    • यदि केवल टेक्स्ट वाला डेटा हो, जैसे कि सिर्फ नाम हों तो "Text" चुनें।
    • स्टैण्डर्ड डेट के फॉर्मेट में लिखे हुए डेटा के लिए "Date" चुनना चाहिए।
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    विंडो के नीचे के हिस्से में दिए गए फ्रेम में हर एक कॉलम को सेलेक्ट करें और उसका फॉर्मेट चुनें। आप ये भी विकल्प चुन सकते हैं कि टेक्स्ट को परिवर्तित (convert) करते समय किसी भी एक कॉलम को सम्मिलित न करा जाये।
  10. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/8b\/Copy-Paste-Tab-Delimited-Text-Into-Excel-Step-10-Version-2.jpg\/v4-460px-Copy-Paste-Tab-Delimited-Text-Into-Excel-Step-10-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/8b\/Copy-Paste-Tab-Delimited-Text-Into-Excel-Step-10-Version-2.jpg\/v4-728px-Copy-Paste-Tab-Delimited-Text-Into-Excel-Step-10-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    हर एक कॉलम को फॉर्मेट करने के बाद, नए सीमांकक को लागू करने की खातिर Finish को क्लिक करें। अब आपका डेटा Text to Column की सेटिंग्स के अनुसार कॉलम्स में विभाजित हो जायेगा।

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रेफरेन्स

  1. ↑ http://www.accountingweb.com/technology/excel/excel-tip-pasting-text-into-excel-2010

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