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手紙の書き方を知ることにより、会社や学校または日常生活における人付き合いの場面で、連絡事項や日頃の感謝の気持ちを伝えることができます。この記事では正しい形式で相手に思いを伝える手紙の基本的な書き方を紹介しています。
ステップ
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正式な手紙はどんな時に書くのかを知る 仕事上で付き合いのある相手に手紙を書く場面では、正式な手紙を書く必要があります。たとえば、個人的な付き合いのない官公庁や企業あてに手紙を書く場合があります。
- 正式な手紙はワープロで作成し、印刷します。マイクロソフトワードやオープンオフィスやテキストエディットといった文書編集ソフトを使うとよいでしょう。緊急性の高い連絡や受取人がeメールを要求しているときには、メールを使用することもできます。
- 上司や同僚に手紙を出す際には、やや省略した形式で書くこともできます。通常はeメールを利用します。冒頭で住所を書く必要はありません。
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冒頭に差出人住所と今日の日付を書く 書き出し部分の左側に、名前と住所を書きます。商用の手紙を書くときには、会社名と所在地を書くか、会社のレターヘッドの付いた便箋を使用します。住所の下を2行空けて今日の日付を書きます。
- 日付は西暦年月日を省略せずに書きます。イギリス式では「19 September 2014」、アメリカ式では「September 19, 2014」となります。「Sept. 19, 2014 」や「19/9/14」は避けたほうが無難です。
- eメールのときは日付は省略してかまいません。
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受取人の名前と住所を書く eメールではない限り、日付の下を2行空けてから、相手の連絡先の情報を書きます。名前と住所を行ごとに分けて書きます。
- 肩書と氏名を省略せずに書きます。
- 会社名もしくは組織名を必要に応じて書きます。
- 住所を省略せずに書きます。必要に応じて2行以上に分けます。
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あいさつを書く 受取人住所の下を1行空けて、「Dear」に続けて受取人の名前を書きます。ラストネームもしくはフルネームを書きます。ファーストネームのみ書くことは失礼にあたります。必要に応じて仕事上の肩書を略称で書きます。
- 相手の仕事上の肩書はわかっていて名前がわからない場合は、「Dear Health Inspector:」のように「Dear 肩書:」と書く方法もあります。たいていの場合、役職者の名前はインターネットで調べられます。まずは検索してみましょう。
- 面識の無い相手に対しては、「Dear Sir or Madam:」や「To Whom It May concern:」と書きます。ただし、この言い回しは少し堅苦しく古臭い感じがするため、なるべく使用を避けましょう。
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本文を書く 正式な手紙では、まずはじめに手紙を書く目的を明確に述べましょう。短縮形は使わないようにしましょう。たとえば「aren't」は「are not」と書きます。言い回しや質問は儀礼的な言い方で書きます。相手の希望を聞くときには「Do you want to...?」ではなく「Would you be interested in...?」を使います。書き上がったら綴りと文法を校正します。友人に校正を頼むという手もあります。
- 公用の手紙の場合は、短く簡潔に書きます。遠い親戚や友達付き合いのある相手の場合は、やや会話調に書くこともできます。いずれの場合も、便箋1枚に収まるように書きましょう。
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結びの文句を書く 結びの文句は手紙をきれいに締めると同時に、受取人とのつながりを表します。本文の最後の段落から２行空けて、結びの文句を書きましょう。正式な手紙では「Sincerely yours,」「Kindest regards,」「Best wishes.」などを使います。結びの文句の下には、次のように署名をします。
- ワープロで正式な手紙を書くときには、結びの文句と氏名との間を４行ほど空けましょう。印刷してから、この空白の部分に青か黒のペンで署名します。
- eメールで正式な手紙を書くときには、結びの文句の後に氏名を打ち込みます。
- 正式な手紙において最後に署名をするときには、儀礼称号を使うこともできます。たとえば既婚女性は「Mrs. Amanda Smith」のようになります。
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必要に応じて手紙を折る ポストに投函する場合は、三つ折りにします。まず下から1/3の長さのところで折り上げます。この折り目に沿って、上端を折り下げましょう。このように折ると、たいていのサイズの封筒に収まります。
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必要に応じて、封筒に宛名を書く 封筒の中央が宛名を書く部分です。次のように書きます。
- Mr. John Smith
- 123 ABC St.
- New York City, NY 99999
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必要に応じて、封筒に差出人名と住所を書く 米国郵政公社が何らかの理由で宛先に手紙を届けられない場合、差出人の住所に追加料金なしで送り返されます。受取人名（上記を参照）と同じように差出人名と住所を書きます。差出人名はラストネームのみを書くことも可能です。広告
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どの程度形式的な手紙を書く必要があるのかを決める 正式に書くのか略式に書くのかは受取人との関係で決まります。下の指標を参考にしましょう。
- 遠い親戚や年長の親戚、または親交のある知り合いに対して手紙を書く場合、適度に形式的な手紙を書きます。これまでにeメールをもらったことがある相手ならば、こちらからも eメールを出せます。eメールをもらったことのない相手の場合、手書きの手紙を出した方が無難です。
- 相手が友人や親しい身内の場合は、eメールと手書きの手紙のどちらも書くことができます。
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あいさつの文句から書きはじめる あいさつの文句は手紙の受取人との関係によって、どの程度儀礼的にするかを決めます。いくつか例を見てみましょう。
- 適度に畏まる必要があるときには「Dear」や「Hello」を使います。お互いに名前で呼び合う間柄であれば名前を使いましょう。それ以外の場合はMrやMsといった敬称を使います。
- 略式の手紙の場合は「Dear」や「Hello」を使います。さらに親しい間柄の場合は「Hi」や「Hey」を使います。あいさつの文句の後に続けてファーストネームを書きます。
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本文を書き始める 改行してから書き始めます。私的な手紙の場合には、相手の健康を気づかう言葉から始めます。儀礼的な形では「I hope you are well」を、略式の形では「How's it going?」を使います。相手が目の前にいると想像してみると、どのような言葉をかけるべきかがわかります。
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伝えるべきことを書く 手紙の第一の目的は伝えることです。伝えるべき状況を詳しく書いて相手に知らせましょう。たとえば、おばあさんへの手紙で、「贈り物をありがとう」だけでは不十分です。「友達と一緒におばあさんからもらったゲームを一晩中やって楽しんだよ。ありがとう。」というように、贈り物がどれだけうれしかったかを伝えるとよいでしょう。話題が何であれ、相手と情報共有することに手紙を送る意義があります。
- 「書くべきではないこと」を知っておきましょう。怒りの手紙や同情を求める手紙は書いてはいけません。そのような手紙を手元に持っている場合、ポストへ投函する前に2、3日落ち着いて考えてみましょう。たいていの怒りや悲しみは一過性の症状で終わります。
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手紙を締める 略式の手紙では、受取人との関係によって結びの文句が変わります。相手が配偶者、親友、家族の場合、「Affectionately,」「Fondly」「Love.」を使います。やや儀礼的な手紙の場合には、「Sincerely,」「Regards,」「Best.」を使います。
- 最後の1文はとても古臭い結びの文句が合います。本来は形式ばった言葉ですが、友人へ気楽に書いた手紙におかしみを加えます。たとえば手紙の最後の段落で「I remain, as ever, your devoted servant,」と書いた後に差出人の名前を記します。
- 手紙を書き終えて付け足したいことがあるときには、P.S,を使います。ラテン語で「追記」「あとがき」という意味です。
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手紙を送る 封筒に入れて切手を貼り、宛名を書いて送りましょう。広告
ポイント
- 受取人が興味を持ちそうな話題を書きましょう。
- 「Dear」などのあいさつの文句の後にはたいていコンマ「,」が付きますが、正式な手紙の場合はコロン「：」が付きます。
- 苦情の手紙を書くときには、できる限り道理をわきまえた礼儀正しい姿勢で書きましょう。そうすれば、好ましい内容の返事をもらえるはずです。
- 特別に畏まった手紙を印刷するときには、コピー用紙よりも重厚感のある紙を使いましょう。
- 正式な形でeメールを送る場合、メールアドレスは適切なものを使いましょう。「sweetstar189」は「jane.smith」と比べると真摯な態度が感じられません。
- 青か黒のインクのペンで書きましょう。
- 住所は誤字・脱字の無いようにしましょう。
- 段落は1字下げて書き始めましょう。
- 最低2回は読み返して内容を検討しましょう。
- 手紙を書くときは、にじまないペンを使いましょう。
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注意事項
- 封筒に絵を書くと、配達に支障をきたすことがあります。どうしても封筒を絵やシールで飾りたいときには、封筒の裏を使いましょう。
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