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퇴사 예정 시 관리자나 책임자로부터 인수인계를 도와줄 것을 부탁받게 된다. 체계적이고 적극적으로 이에 응하면 회사는 원만하게 인수인계를 할 수 있고 퇴사자는 훌륭한 직업적 평판을 가지고 떠날 수 있다.
단계
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관리자와 인수인계에 대해 상의한다. 정확히 어떻게 인수인계를 할 것인지 관리자와 먼저 상의해야 한다. 직무와 관리자의 업무 스타일에 따라 광범위하게 인수인계를 도와야 할 수도 있다. 새 직원이 며칠 이상 따라다니며 배우게 하는 것이 여기에 포함된다.
- 대부분의 경우 최소한 정식 인수인계 문서를 준비해야 한다.
- 관리자와 상의해서 어느 정도 도움을 줄지, 인수인계 동안 초점을 맞추어야 할 것은 무엇인지 파악한다.
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인수인계 문서의 초안을 작성한다. 관리자의 생각을 정확히 파악한 후 먼저 인수인계 문서 초안을 만든다. 스스로 정리하고 인수인계 기간 동안 인계할 다양한 업무와 정보를 모두 적는다. 문서에 포함되어야 하는 내용은 다음과 같다.
- 일상적인 활동, 업무, 우선 순위에 대한 자세한 정보를 기록한다.
- 직무의 핵심 내용 설명.
- 후임자가 할 일을 명확하게 설명.
- 인수인계할 주요 파일 리스트. 특정 연락처, 업무 프로그램 등이 여기에 포함된다. [1] X 출처 검색하기
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일을 마무리 짓는다. 곧 퇴사 예정이라면 약간 더 노력을 기울여 일을 마무리 짓는다. 일을 마무리한 데서 성취감을 느낄 수 있고 후임자도 깔끔하게 업무를 시작할 수 있다. 또한 좋은 조건과 평판을 가지고 퇴사할 수 있다. [2] X 출처 검색하기
- 항상 가능하지는 않지만 거의 성사 단계에 있는 일이 있다면 조금 더 노력을 기울여 마무리 짓는다.
- 일이 거의 성사 단계일 때 들어온 새 직원은 마무리를 짓는 데 어려움을 겪는다. 그 일에 익숙하지 않기 때문이다.
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동료들과 소통한다. 후임자가 일을 시작하기 전에 시간을 내서 동료들에게 인수인계에 대해 말하고 강조해야 할 점이 있는지 물어본다. 몰랐던 문제가 생겨나고 있다면 짚어보고 파악할 좋은 기회이다.
- 생겨나는 문제가 퇴사일에 영향을 주지는 않지만 알고 있다면 후임자에게 경고해줄 수 있다.
- 모두에게 퇴사한다는 것과 그 시기를 알릴 기회이다. 동료들이 고려할 수 있도록 인수인계 기간에 대해 알린다.
- 인수인계 기간 동안 생산성이 떨어질 가능성이 높다. 따라서 동료들에게 이 점을 사전에 경고하는 것이 좋다.
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정식 인수인계 문서를 작성한다. 인수인계 준비의 마지막 단계는 정식 인수인계 문서를 작성하는 것이다. 초안 작성 후 이에 기초하되, 자세하게 기술하고 중요한 정보를 모두 포함시킨다. 관리자와 기타 영향을 받을 주요 직원들과 함께 문서를 검토해야 한다. 검토를 마치고 후임자가 일을 시작하기 며칠 전에 문서를 보내준다. 내용은 직무에 따라 달라지지만 다음과 같은 사항이 포함된다. [3] X 출처 검색하기
- 작업 목록 및 일정
- 진행 중인 이슈 설명
- 다가오는 행사와 마감 일정
- 비밀번호와 로그인 정보
- 유용한 연락처
- 컴퓨터 시스템에 있는 파일과 폴더를 검색하는 방법
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최대한 시간을 낸다. 후임자가 일을 시작하면 근처에 있다가 인수인계를 마무리짓는다. 인수인계 기간은 다양하지만 며칠 이상 새 직원이 일을 익히는 것을 돕게 된다. 보통 본격적인 인수인계에 들일 시간이 많을수록 더 많은 정보를 건네줄 수 있다.
- 잊어버리는 것이 있게 마련인데 후임자를 따라다니면서 배우게 하는 것은 여러 가지 일상활동에 노출시킬 수 있는 좋은 방법이다.
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중요 문서는 직접 건낸다. 인수인계 시 중요한 데이터와 문서는 모두 직접 건네는 것이 좋다. 가장 중요한 정보가 적절히 취급되고 우선 순위가 확실히 정리되어 있는지 확인할 수 있다. 문서를 직접 건낸다는 것은 퇴사 전에 복잡한 정보를 충분히 논의할 수 있다는 뜻이다.
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마지막 인수인계 미팅을 갖는다. 퇴사와 인수인계 완료 전 마지막으로 할 일은 후임자와 정식 미팅을 갖는 것이다. 후계자에게 생각나는 질문과 적어둔 메모를 가지고 오라고 말한다. 이 미팅은 후임자가 자신의 역할과 책임을 이해하는지 확인할 좋은 기회이다.
- 이 미팅을 통해 불확실성을 해소한다.
- 회사에 따라 관리자나 책임자를 미팅에 참석시키는 것이 좋을 수도 있다.
- 언제, 어디서 미팅이 있는지 관리자에게 확실하게 알리고 덧붙일 내용이 있는지 물어본다. [6] X 출처 검색하기
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가능한 지원과 교육을 강조한다. 인수인계를 누군가의 성공 가능성에 기여할 기회라고 생각한다. 그저 업무와 직무만 인계하는 것이 아니라 후임자의 직무 개발과 전 고용주의 장기적인 건전성을 도와준다. [7] X 출처 검색하기
- 알고 있는 관련 교육 기회를 알려준다.
- 처음 일을 시작할 때 적응과 개발에 도움이 되는 교육을 받았을 것이다.
- 이 점을 후임자에게 알려주고 가능성을 탐구하도록 격려한다.
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직장 문화를 무시하지 않는다. 후임자와 시간을 보내게 된다면 직무의 기술적인 면에만 초점을 맞추지 않는다. 직장마다 독특한 업무 환경과 문화가 있어 새 직원은 두렵거나 혼란스러울 수 있다. 시간을 내서 새 직원에게 사무실이 어떻게 돌아가는지 알려준다.
- 새 직원을 데리고 사무실을 돌아다니면서 모두에게 인사시킨다.
- 새 직원과 기존 직원의 역할을 분명하게 정의한다.
- 새 직원의 직무 내용이 나와는 약간 다르거나 책임과 우선순위가 다른 곳에 초점이 맞춰져 있다면 기존 직원이 이를 알고 있는지 확인한다. [8] X 출처 검색하기
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연락처를 준다. 정말로 더 정성을 들이고 싶다면 새 직원에게 연락처를 준다. 큰 문제가 생기거나 약간의 조언이 필요할 때 연락하라고 말한다. 이렇게 하는 것을 모두 좋아하는 것은 아니며 이전 고용주와의 관계에 따라 달라질 수 있다.
- 종종 간단한 이메일로 문제가 해결된다.
- 떠난 뒤에 도움을 주겠다고 제안하면 좋은 인상을 남기고 평판을 높일 수 있다. [9] X 출처 검색하기
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출처
- ↑ http://www.generationy.com/importance-of-handover-document-notes/
- ↑ http://www.jobsite.co.uk/worklife/prepare-brilliant-holiday-handover-2-20033/
- ↑ https://bizfluent.com/how-6399370-write-handover-report.html
- ↑ https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/216810/Preparing-for-Handover.pdf
- ↑ https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/216810/Preparing-for-Handover.pdf
- ↑ http://www.generationy.com/importance-of-handover-document-notes/
- ↑ https://www.lynda.com/Business-Skills-tutorials/Preparing-handover/110278/123277-4.html
- ↑ http://www.cio.com.au/article/569417/how-do-an-effective-job-handover/
- ↑ http://www.generationy.com/importance-of-handover-document-notes/
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