Загрузить PDF
Загрузить PDF
Повестка дня – это подробный список тем, которые будут рассматриваться на встрече или совещании. Она является неотъемлемой частью планирования и проведения встреч, поскольку в ней описываются цель встречи и рассматриваемые вопросы, перечисляются докладчики и определяется время на рассмотрение каждого вопроса. Если вам необходимо спланировать встречу, соберите всю необходимую информацию и структурировано распределите ее в повестке дня. Следующие советы помогут вам сделать это правильно.
Шаги
-
Заранее уведомите всех участников о проведении встречи.
- Можно разослать им электронные письма, или распространить служебные уведомления в печатной форме.
- Укажите дату, время, место и цель проведения совещания.
- Попросите получателей дать вам ответ. Сообщите им, что все принявшие приглашения должны обязательно явиться на совещание.
-
Пусть каждый участник заранее сообщит вам, какой вопрос он планирует освещать на встрече.
- Попросите каждого коллегу описать суть и детали вопроса, который он желает рассмотреть на совещании, чтобы вы могли правильно и точно внести его в повестку дня.
- Уточните, сколько времени участнику понадобится на рассмотрение его вопроса.
-
Составьте список всех вопросов повестки дня.
- Составьте таблицу из трех колонок с заголовками: "Вопрос повестки дня", "Докладчик" и "Время обсуждения".
- Перечислите рассматриваемые вопросы в порядке их поступления, актуальности или важности.
- Составьте краткое описание каждой темы, которое предоставил каждый докладчик.
- В заголовке укажите подробности совещания – дату, время и место проведения, ее цель и продолжительность.
-
Узнайте у каждого докладчика, согласен ли он с очередью его выступления и временем, отведенным на рассмотрение его вопроса.
-
При необходимости внесите в повестку дня соответствующие исправления.
-
Разошлите копии утвержденной повестки дня всем участникам встречи. Сделайте это заранее, чтобы они могли ознакомиться с ее содержанием и подготовиться к совещанию. Двух дней должно быть достаточно.Реклама
Советы
- Если вы получили заявку на внесение в повестку дня вопроса, не связанного с темой совещания, предложите докладчику рассмотреть его вопрос на следующем совещании.
Реклама
Предупреждения
- Выделите каждому докладчику достаточно времени на презентацию его темы. Трезво оценивайте перспективы и не пытайтесь включить слишком много информации в одно совещание. Не забывайте о том, что у участников могут возникнуть вопросы, или они пожелают обсудить дополнительные темы.
Реклама
Реклама