Cómo configurar el asistente para fuera de oficina en Outlook

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El asistente para fuera de oficina en Microsoft Outlook te permite configurar una respuesta automática que es enviada a las personas que te envían un correo electrónico cuando no estás disponible o fuera de la oficina. La función Fuera de Oficina solo está disponible para usuarios con una cuenta de Microsoft Exchange; sin embargo, los usuarios domésticos con cuentas que no son de Exchange pueden crear una plantilla fuera de la oficina y crear una regla para que Outlook envíe la respuesta automáticamente.

Método 1
Método 1 de 4:

Outlook 2013 y 2010

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    Haz clic en el “Archivo", entonces selecciona “Info" del menú de la barra lateral a la izquierda.
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    Selecciona “Respuesta automática (Fuera de oficina)". Esto abrirá el cuadro de diálogo Respuestas automáticas.
    • Si esta opción no está disponible, quizás estés usando una cuenta que no sea de Exchange. Sigue los pasos descritos en el método cuatro de este artículo para configurar una respuesta automática para una cuenta que no sea de Exchange.
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    Coloca una marca de verificación al lado de "Enviar respuestas automáticas.”
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    Coloca una marca de verificación al lado de “Enviar solo durante este intervalo de tiempo", luego selecciona “Hora de inicio" y “Hora de finalización". Por ejemplo, si piensas irte de vacaciones por dos semanas, selecciona el rango de fechas durante las cuales estarás de vacaciones.
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    Haz clic en la pestaña “Dentro de mi organización”, luego escribe la respuesta automática que deseas enviar a las personas que te envíen un correos electrónico desde la oficina o compañía.
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    Haz clic en la pestaña “Fuera de mi organización”, luego escribe la respuesta automática que deseas enviar a las personas que te envíen un correo electrónico desde fuera de tu organización. Por ejemplo, escribe un mensaje explicando que no estás disponible y donde direccionar preguntas e inquietudes a otro contacto de tu oficina.
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    Haz clic en “OK". Las personas que te envíen un correo electrónico mientras te encuentre fuera de la oficina recibirán la respuesta automática que hayas creado. [1]
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Método 2
Método 2 de 4:

Outlook 2007

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    Haz clic en “Herramientas", luego selecciona “Asistente Fuera de Oficina". Esto abrirá el cuadro de diálogo Asistente para Fuera de Oficina.
    • Si esta opción no está disponible, es posible que estés usando una cuenta que no sea de Exchange. Sigue los pasos descritos en el Método cuatro de este artículo para configurar una respuesta automática para una cuenta que no es de Exchange.
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    Coloca una marca de verificación al lado de “Enviar respuestas automáticas de fuera de la oficina.”
  3. 3
    Coloca una marca de verificación al lado de “Enviar solo durante este intervalo de tiempo", luego selecciona “Hora de inicio" y “Hora de finalización. ”Por ejemplo, si planea estar fuera de la oficina por solo un día, selecciona la fecha durante la cual no estará disponible.
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    Haz clic en la pestaña “Dentro de mi organización”, luego escribe el mensaje automático que deseas que se envíe a la gente que le envíe un correo electrónico desde tu oficina u organización. Por ejemplo, explique que estará fuera de la oficina por el día y que el gerente será responsable por tus tareas mientras estés fuera
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    Haz clic en la pestaña “Fuera de mi organización”, luego escribe la respuesta automática que deseas enviar a las personas que te envíen un correo electrónico desde fuera de la organización.
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    Haz clic en “OK". Las persona que te envíen un correo electrónico, mientras se encuentre fuera de la oficina, recibirán la respuesta automática que ha creado.
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Método 3
Método 3 de 4:

Outlook 2003

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  1. 1
    Haz clic en “Herramientas", y selecciona “Asistente Fuera de Oficina". Esto abrirá el cuadro de diálogo Asistente para Fuera de Oficina.
    • Si esta opción no está disponible, es posible que estés usando una cuenta que no sea de Exchange. Sigue los pasos descritos en el método cuatro de este artículo para configurar una respuesta automática para una cuenta que no es de Exchange.
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    Coloca una marca de verificación al lado de "Actualmente estoy fuera de la oficina.”
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    Escribe el mensaje que deseas que se envíe automáticamente a aquellos que te envíen un correo electrónico en “Autor responder sólo una vez a cada remitente con el texto siguiente cuadro de diálogo desplegado en la pantalla. Las personas que te envíen un correo electrónico recibirán la respuesta solo una vez hasta que vuelvas a la oficina.
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    Haz clic en “OK". Las persona que te envíen un correo electrónico recibirán la respuesta Fuera de Oficina indefinidamente, o hasta que repitas el paso #1 y selecciones "Actualmente estoy en la oficina".
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Método 4
Método 4 de 4:

Cuentas que no son Exchange

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  1. 1
    Inicie Microsoft Outlook en tu computadora personal.
  2. 2
    Haz clic en “Inicio" y selecciona “Nuevo correo.”
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    Escribe la respuesta que quiere que automáticamente se envíe a aquellos que te envíen un correo electrónico en el cuerpo del mensaje del correo electrónico. Este mensaje será usado como tu plantilla “Fuera de Oficina”.
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    Haz clic en “Archivo" y selecciona “Guardar como". Esto abrirá el cuadro de diálogo “Guardar como”.
  5. 5
    Selecciona “Plantilla de Outlook" del “Guardar como tipo" del menú desplegable.
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    Escribe un nombre para la plantilla del mensaje, luego haz clic en “Guardar”". Esta plantilla puede ahora ser usada cuando no estés disponible por correo electrónico en tu cuenta personal de Outlook.
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    Haz clic en “Inicio", selecciona “Reglas”, luego selecciona “Administrar reglas y alertas". Para que tu plantilla se envíe automáticamente a los usuarios mientras no estés disponible, debes crear una regla que le indique a Outlook que responda automáticamente a los correos electrónicos usando esta plantilla.
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    Selecciona “Nueva regla", luego selecciona “Aplicar reglas en los mensajes que recibo" bajo “Iniciar desde una regla en blanco.”
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    Haz clic en “Siguiente”, luego nuevamente haz clic en “Siguiente" para proceder con la creación de la regla.
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    Coloca una marca de verificación junto a "responder usando una plantilla específica" bajo de “¿Qué deseas hacer con el mensaje?".
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    Pon una marca de verificación al lado de "una plantilla específica" bajo de "Editar la descripción de la regla (haz clic en un valor subrayado)".
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    Selecciona “Plantilla de Usuario en el Sistema de Archivos" del menú desplegable “Look In".
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    Selecciona la plantilla que creaste antes para usarla como tu respuesta automática de fuera de oficina, luego selecciona “Abrir.”
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    Haz clic en “Siguiente”, luego agrega cualquier excepción, si es aplicable. Por ejemplo, puede agregar una excepción para que los correos electrónicos de una persona específica sean reenviados a otra cuenta de correo electrónico.
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    Haz clic en “Siguiente", luego escribe un nombre para la regla de respuesta automática creada.
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    Haz clic en “Finalizar". Cualquier usuario que le envíe un correo electrónico, ahora recibirá la respuesta automática que creaste usando la plantilla. [2]
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Consejos

  • Considera agregar las fechas reales durante las cuales estarás fuera de la oficina, así como puntos de contacto alternativos a tu respuesta automática fuera de oficina. Esto puede ayudar a mantener informadas a las personas sobre cuándo pueden ponerse en contacto de nuevo y con quién deben comunicarse en tu ausencia. . [3]
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Referencias

  1. ↑ https://support.microsoft.com/en-us/kb/290846
  2. ↑ https://support.office.com/en-us/article/Automatically-reply-to-email-messages-without-using-an-Exchange-Server-account-a1f35f8b-d710-4bd6-b3ea-0d25c15bddf1?CTT=5&origin=HA102748964&CorrelationId=2d7d238c-d0f6-4fe0-b893-d4c94702b7c9&ui=en-US&rs=en-US&ad=US
  3. ↑ http://www.compuquip.com/2011/01/21/tips-tricks-outlook-out-of-office-assistant/

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