Cómo escribir una carta de solicitud

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En algún momento, la mayoría de las personas tienen que escribir una carta de solicitud de algo. Ya sea que se trate de una contribución de caridad, de una oportunidad para dar un examen al que uno no pudo asistir, de una reunión con un experto en su campo o de un documento que necesites para hacer un informe que escribes, el estilo de escribir estas cartas seguirá siendo el mismo. Sigue estas instrucciones para hacer que tu carta de solicitud sea más profesional y persuasiva.

Parte 1
Parte 1 de 3:

Prepararte para escribir

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    Para escribir una carta que sea clara y efectiva, es importante que tengas una idea clara de los objetivos y del propósito de ella.
    • Una manera buena de asegurarte de que tus pensamientos sobre estos temas sean claros es conseguir tres piezas de papel en blanco y etiquetarlas con “por qué estoy escribiendo esta carta”, “el propósito de esta carta” y “otros pensamientos”. [1]
    • Sin preocuparte mucho por los detalles, tómate unos minutos y escribe tus pensamientos sobre la carta en estas tres piezas de papel. Haz listas y plantea las ideas más generales que tengas sobre la situación que te llevó a escribir la carta, lo que esperas que la carta logre y cualquier otra información importante que pienses que tenga que incluirse.
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    Lo esencial para establecer el tono adecuado de tu carta es comprender la audiencia a la que escribes. [2] Después de la lluvia de ideas inicial, escribe en otra hoja de papel lo que sabes sobre el destinatario de tu carta.
    • Por ejemplo, ¿cuál es el puesto de trabajo de esta persona y cómo puede él o ella ser de ayuda? ¿Esta persona tomará la decisión final sobre tu solicitud o tomará una decisión sobre si tu solicitud pasa o no a una autoridad más alta?
    • Una idea buena también es considerar el conocimiento que tiene el destinatario sobre el tema que escribes. [3] Si el lector no está bien versado en el tema que escribes, tendrás que utilizar un tipo diferente de escritura (es decir, usar un lenguaje más sencillo e incluir más información de fondo) al modo en que lo harías si el destinatario fuera un experto en la materia.
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    Por último, antes de comenzar realmente a escribir la carta, haz un esquema para que organices tus pensamientos en un orden lógico y coherente. [4]
    • Ten en cuenta los puntos principales que quieres desarrollar y los puntos secundarios que utilizarás para apoyar tales puntos. Asegúrate de que tus ideas se organicen de una manera que tenga sentido para el lector.
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Parte 2
Parte 2 de 3:

Escribir un borrador

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    Escribir tu carta en el formato adecuado y profesional de una carta de negocios es una manera buena de hacer que la primera impresión sea positiva.
    • En la esquina superior izquierda, debes incluir en primer lugar tu dirección completa. Luego la fecha y, por último, la dirección completa del remitente. [5] Debe haber una línea de espacio entre cada una de ellas.
    • También puedes incluir una línea de asunto después de la dirección del destinatario, sin embargo, esto es opcional. [6]
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    Empieza el texto principal de tu carta con un saludo respetuoso y adecuado.
    • Si conoces a la persona a quien escribes, puedes utilizar su nombre de pila, por ejemplo, “Estimado Timoteo”. De lo contrario, debes utilizar el apellido de la persona y un título adecuado (por ejemplo: Dr., Sr., Sra. o Srta.). [7]
    • Si no conoces el nombre de la persona a quien escribes, utiliza un saludo como “Estimado señor o señora” o “A quien corresponda”.
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    En el primer párrafo de toda carta de solicitud, tendrás que presentarte e indicar de manera clara pero breve el propósito de la misma, por ejemplo: “Le escribo con la esperanza de que considere hacer una contribución al Fondo de caridad de ciudadanos de Boston”. [8]
    • Si tuviste alguna interacción previa con el destinatario de la carta, el párrafo inicial también será un buen espacio para hacer recordar la naturaleza de tu asociación o el contacto que tuvieron antes. [9]
    • Por ejemplo: “Soy un estudiante de su clase de teatro 101”, “Soy el presidente del Fondo de caridad de ciudadanos de Boston, una organización a la que usted generosamente entregó donaciones los últimos 10 años” o “Lo contacté el mes pasado sobre la posibilidad de un viaje de aula a su parque de atracciones”.
    • Establecer una conexión no solo es útil para el destinatario, sino que también puede promover sentimientos de afinidad contigo que podrían aumentar las posibilidades de que tu solicitud sea concedida.
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    Tu cuerpo de párrafo (o párrafos) deben dar información y contexto adicional y más detalles específicos sobre tu solicitud. [10] Esta es tu oportunidad para explicar exactamente lo que solicitas y para hacer que se conceda tu caso por el que escribes.
    • Sé minucioso pero breve. Debes explicar claramente qué es lo que solicitas y por qué vale la pena considerarse el asunto. Sin embargo, debes saber que el lector no querrá leer tu historia de vida. [11]
    • Sé directo y específico sobre lo que solicitas. El destinatario no debe tener dudas en cuanto a lo que deseas. [12] Por ejemplo: “Espero que este año usted considere repetir su contribución generosa” o “Me gustaría solicitar respetuosamente una oportunidad para volver a presentar este documento”.
    • Sé cortés y utiliza un tono que sea adecuado para tu lector. [13]
    • Sé objetivo y mantén tus emociones bajo control. Si debes hablar de tus sentimientos sobre un asunto, indícalos de manera objetiva en vez de hacerlo de manera emocional. Por ejemplo: “Me sentí muy decepcionado cuando vi mi nota”; no “¡Estoy tan enojado por esta nota!”. [14]
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    En tu párrafo final debes hacer que el destinatario sea consciente de las restricciones de tiempo relevantes que tienes [15] y también expresar tu gratitud por la consideración de tu solicitud. [16]
    • Por ejemplo, si escribes para solicitar información o una reunión con alguien que debe ocurrir antes de una fecha determinada para que sea de alguna utilidad para ti, déjalo claro de manera cortés en la conclusión.
    • Incluso si en última instancia el destinatario no concede tu solicitud, el hecho de que se haya tomado el tiempo de leer tu carta y considerar tus deseos es digno de agradecimiento.
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    Por último, tu carta necesita un cierre adecuado y cortés. Las buenas opciones son “Respetuosamente”, “Atentamente” o “Saludos” seguido de tu nombre. [17]
    • Si vas a enviar una carta física, deja cuatro líneas de espacio vacío entre el cierre y tu nombre escrito. En este espacio firma tu nombre con un lapicero.
    • Si incluyes cualquier material con tu carta, esta información debe venir después del cierre. Por ejemplo: “Anexos: 2”. [18]
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Parte 3
Parte 3 de 3:

Finalizar la carta

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    Después de terminar el primer borrador de tu carta, déjala a un lado por unos días si el tiempo te lo permite. Esto te dará una perspectiva diferente sobre la misma cuando la retomes. [19]
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    Dale a la carta una lectura atenta para que así te asegures de que tu escritura es clara, fluye bien y logra los objetivos que te propusiste lograr en la parte 1. Haz las modificaciones necesarias.
    • Una buena manera de evaluar tu escritura es leer tu carta en voz alta. Esto te ayudará a notar cualquier palabra que falte y en general te dará una idea de si el lenguaje fluye bien y tiene el tono apropiado. [20]
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    Después de haber hecho todos los cambios sustantivos, dale una mirada más a la carta para atrapar los errores de ortografía y gramática que puedas haber dejado pasar la primera vez.
    • Una idea buena también es hacer que alguien lea tu carta para este propósito. Es mucho más fácil pasar por alto tus propios errores. [21]
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    Envía tu carta a tu destinatario. Asegúrate de guardar una copia para tus registros hasta que se resuelva el asunto. [22]
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Consejos

  • Haz que tu solicitud sea tan fácil de cumplir como sea posible. Para ello haz que sea clara como lo que exactamente tu destinatario puede hacer para ayudarte, asimismo, proporciona cualquier información que pueda ayudarlo en la concesión de tu solicitud. Por ejemplo, si solicitas una carta de recomendación, considera incluir tu hoja de vida. [23]
  • Al mismo tiempo, asegúrate de adherirte a la idea principal de tu carta. El exceso de información, especialmente cuando no es valiosa para el lector, puede causar distracción y confusión. [24]
  • Haz tu solicitud de manera segura y persuasiva, pero no hagas demandas. [25]
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Advertencias

  • La gramática y la mala ortografía pueden hacer mucho daño a una carta que de otro modo esté bien escrita. [26] Pueden distraer al lector y crear la impresión de que tu solicitud no te importa lo suficiente como para hacerla bien. Corrígela siempre y siempre que sea posible busca a un segundo lector para que mire tu carta.
  • No trates de manipular al lector con apelaciones emocionales, amenazas o promesas poco realistas. [27] Este tipo de apelaciones son más propensas a ofender al lector en vez de persuadirlos.
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Referencias

  1. ↑ http://www.wrightslaw.com/advoc/articles/12rules_letters.htm
  2. ↑ https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/04/04/request-letters-format-samples/
  3. ↑ http://www.plainlanguage.gov/howto/guidelines/FederalPLGuidelines/audId.cfm
  4. ↑ http://www.writeexpress.com/writing-outline.html
  5. ↑ http://studentaffairs.sdsu.edu/ombuds/writingappeal.html
  6. ↑ https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/04/04/request-letters-format-samples/
  7. ↑ https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/04/04/request-letters-format-samples/
  8. ↑ http://studentaffairs.sdsu.edu/ombuds/writingappeal.html
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  5. ↑ http://studentaffairs.sdsu.edu/ombuds/writingappeal.html
  6. ↑ http://www.blairenglish.com/exercises/emails/exercises/formal_email_request/formal_email_request.html
  7. ↑ http://www.writeexpress.com/request-letters.html
  8. ↑ https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/04/04/request-letters-format-samples/
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  12. ↑ http://www.wrightslaw.com/advoc/articles/12rules_letters.htm
  13. ↑ http://studentaffairs.sdsu.edu/ombuds/writingappeal.html
  14. ↑ http://studentaffairs.sdsu.edu/ombuds/writingappeal.html
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  17. ↑ https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/04/04/request-letters-format-samples/
  18. ↑ http://studentaffairs.sdsu.edu/ombuds/writingappeal.html

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