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Planificar un viaje de negocios puede ser una tarea estresante. Además de las preocupaciones habituales sobre el viaje, tendrás que mantener la mente enfocada en el aspecto empresarial del mismo. No obstante, los viajes de negocios no tienen que ser estresantes. Con un poco de planificación y preparación, podrás asegurarte de que tu viaje se desarrolle de la mejor manera posible para que puedas enfocarte en el trabajo.
Pasos
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Determina si necesitarás algún tipo de arreglo especial. Dependiendo del lugar al que vayas a viajar, es posible que tengas que hacer ciertos arreglos para ti. Por lo general esto es más importante en los viajes internacionales; sin embargo, también puede ser relevante en los viajes nacionales. [1] X Fuente de investigación
- Si viajas al extranjero, es posible que tengas que obtener una visa antes de salir. También es posible que necesites ciertas vacunas, incluyendo medicamentos contra la malaria.
- Si viajas a una ciudad que se ubica a más de 1500 metros (4900 pies) de altura, podrías sufrir del mal de altura. Procura darte unos días para aclimatarte antes de hacer algo extenuante y empieza a beber de dos a tres litros de agua al día a fin de mantenerte hidratado.
- Si vas a viajar fuera del país, averigua si puedes beber con seguridad el agua de los caños en el lugar al que vas. Si no es así, tendrás que optar por el agua embotellada y purificada a fin de mantenerte sano.
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Prepara un itinerario. Tener un itinerario es la forma más fácil de asegurarte de que te ceñirás a una agenda y de que no te olvidarás de ninguna tarea importante en tu viaje. Saber a dónde irás, qué harás y a qué hora deberá ocurrir todo te ayudará a optimizar tus planes de viaje de principio a fin. [2] X Fuente de investigación
- Empieza por la fecha y hora de entrada y salida del hotel, y luego repasa todo lo que harás durante tu viaje de negocios.
- No olvides anotar las horas de embarque y salida de tu vuelo a fin de saber cuándo tienes que llegar al aeropuerto.
- Resalta en tu agenda las actividades relacionadas con el trabajo. De esta manera no perderás en el camino tus prioridades más importantes.
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Haz reservas de hoteles, vuelos y cualquier otra cosa que requiera una reserva. Busca en línea las mejores ofertas de vuelos y hoteles. Algunos sitios web, como Expedia, te permitirán reservar vuelos, hoteles y autos de alquiler en el mismo lugar.
- Cuando reserves tu vuelo, asegúrate de utilizar tu cuenta de millas de vuelos a fin de poder obtener puntos y recompensas. ¡Es posible que incluso ya tengas suficientes millas de vuelos para cubrir el costo de tu viaje!
- Cuando reserves tu hotel, determina si puedes utilizar las millas de vuelos u obtener puntos para un programa de recompensas. También debes tener en cuenta las políticas del hotel en cuanto a la entrada y salida, el estacionamiento y la cantidad de personas por habitación.
- Si necesitas un auto de alquiler, asegúrate de que las carreteras por las que manejarás son seguras con tu auto de alquiler. Investiga si necesitas tracción a dos o a cuatro ruedas. Busca en diversas compañías que alquilan autos a fin de ver cuál tiene la mejor tarifa.
- Algunas tarjetas de crédito también tienen planes de recompensa y ventajas por viajar. Verifica si tu tarjeta de crédito tiene alguno de estos beneficios.
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Verifica que tu documento de identidad o pasaporte esté actualizado. Es posible que no necesites un pasaporte si viajas por negocios a nivel nacional; sin embargo, sí lo necesitarás en los vuelos internacionales. Incluso en los vuelos nacionales, necesitarás un documento de identidad válido emitido por el Estado. Si no tienes una identificación adecuada, puedes tener retrasos en tu viaje o incluso pueden impedirte que viajes. [3] X Fuente de investigación
- Asegúrate con suficiente anticipación de que todos tus documentos de identidad sean válidos y estén actualizados, ya que los nuevos documentos pueden demorar varias semanas en estar listos.
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Determina cómo vas a recibir tu boleto. Si recibes el boleto de forma digital (por ejemplo, en tu teléfono inteligente), no tendrás que preocuparte de imprimirlo o perderlo. Si no es así, tendrás que llegar al aeropuerto con un poco de anticipación para imprimir el boleto. Incluso en los quioscos de autoservicio, las colas para imprimir boletos son largas de vez en cuando. [4] X Fuente de investigación
- Si tienes que imprimir tu boleto al llegar al aeropuerto, tómate al menos 15 o 20 minutos más.
- Si tienes un boleto en papel, guárdalo en un lugar donde no lo pierdas. Podrías guardarlo junto con tu documento de identidad o pasaporte para asegurarte de no extraviar ninguno de esos documentos.
- Si utilizas un boleto digital, asegúrate de que tendrás recepción en el lugar desde el que vuelas para el viaje de regreso. Si no puedes revisarlo en tu teléfono, es posible que tengas que imprimir una copia en papel en el aeropuerto.
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Trata de no facturar ninguna maleta. Las maletas facturadas pueden perderse o extraviarse. Si tienes una agenda muy apretada o si simplemente no quieres preocuparte por encontrar una tienda de trajes antes de tu reunión importante, es mejor que te limites solo a los artículos de mano. [5] X Fuente de investigación
- Procura que tu maleta sea lo más ligera posible. Lleva suficiente ropa de vestir para el viaje y uno o dos pares de ropa informal para explorar la ciudad.
- Confirma que tu maleta entra en el compartimento superior o debajo de tu asiento al revisar las restricciones de tamaño del equipaje de mano con la aerolínea elegida.
- Revisa el sitio web de la Administración de Seguridad en el Transporte ( TSA , por sus siglas en inglés) para conocer las actualizaciones de los artículos prohibidos y las sugerencias de embalaje a fin de garantizar que el control de seguridad sea lo más rápido posible.
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Infórmate sobre cualquier costumbre y cultura relevante. Ya sea que viajes al extranjero o que te reúnas con representantes de otro país, es importante recordar que las distintas culturas tienen valores y costumbres diferentes. Decir o hacer ciertas cosas que consideras aceptables, o no decir o hacer ciertas cosas puede ser una señal de gran falta de respeto en algunas culturas. [6] X Fuente de investigación
- Lee sobre la cultura y costumbres de la gente con la que vas a hacer negocios.
- Habla con otros colegas o amigos que hayan viajado al país en el que vas a hacer negocios. Esto puede ser útil a fin de tener una mejor idea de lo que es y no es aceptable.
- Sé respetuoso en todo momento. Recuerda que estás representando a tu empresa y posiblemente a tu cultura, por lo tanto, deberás comportarte de la mejor manera posible en todo momento.
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Haz una copia de respaldo de toda la información importante. Gracias a la tecnología actual, la mayoría de nosotros dependemos bastante de nuestros teléfonos inteligentes y dispositivos digitales. Sin embargo, dependiendo del lugar al que viajes, es posible que no tengas recepción telefónica o de Internet fácilmente disponible. Si dependes de tus dispositivos digitales para tu itinerario, boleto de avión, presentación o documentos, quizás no tengas suerte si estás en una zona sin conexión. [7] X Fuente de investigación
- Conserva una copia de respaldo de toda tu información importante en tu computadora portátil o en una unidad flash USB.
- Si realmente quieres cubrir todas las opciones, también puedes tener copias impresas de cualquier documento importante y guardarlos en un fólder con tus documentos de viaje.
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Empieza a dormir con la hora local antes de tu viaje. El desfase horario es un obstáculo que la mayoría de los viajeros de negocios han tenido que superar en algún momento. Puede tomar varios días adaptarse a cualquier cambio de hora, incluso a nivel nacional. Si vas a viajar a través de zonas horarias, es posible que quieras empezar a acostumbrarte al nuevo horario antes de tu viaje. [8] X Fuente de investigación
- Si es posible, tómate unos días antes de salir y empieza a acostarte y a despertarte a las horas a las que te despertarás o dormirás cuando llegues a tu destino.
- Ser consciente de la diferencia horaria también tiene implicancias profesionales. Tendrás que asegurarte de no olvidarte de ninguna reunión o plazo importante en tu viaje.
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Anticipa las precauciones de seguridad en el aeropuerto. En ocasiones las colas de seguridad en el aeropuerto pueden ser muy largas. Llega al aeropuerto con anticipación. Las aerolíneas por lo general recomiendan llegar dos horas antes del vuelo en el caso de los vuelos nacionales y tres horas antes en el caso de los vuelos internacionales. Infórmate sobre la posibilidad de obtener el TSA PreCheck o el CLEAR (programas de seguridad preaprobados que pueden ayudarte a pasar las colas más rápidamente).Anuncio
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Mantente hidratado. La deshidratación es una de las principales causas de la fatiga. Cuando uno viaja en avión, suele estar expuesto a un aire seco y reciclado, y es posible que también tenga un exceso de cafeína. Procura beber la mayor cantidad de agua como sea posible antes, durante y después del vuelo a fin de minimizar el riesgo de deshidratación. [9] X Fuente de investigación
- Limita el consumo de cafeína y alcohol, ya que ambos productos pueden dejarte ligeramente deshidratado.
- Trata de beber de dos a tres litros de agua al día; sin embargo, recuerda que necesitarás más agua si eres muy activo o si estás en un ambiente caluroso. [10] X Fuente confiable Mayo Clinic Ir a la fuente
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Planifica tu primera noche con inteligencia. La forma en que pases la primera noche en tu destino puede tener un impacto en todo tu viaje. Cuanto más rápido te adaptes a la hora local y duermas bien, más fácilmente desarrollarás tus planes. [11] X Fuente de investigación
- Intenta llegar alrededor de la hora de la cena y planifica quedarte despierto hasta las 10:00 p. m., hora local.
- Cuando llegues a tu destino, evita las comidas pesadas. En vez de ello, opta por los bocadillos saludables o por una comida ligera que no te haga pesado. [12] X Fuente de investigación
- Lo más probable es que te sientas cansado después de viajar, así que si llegas cerca de la hora de la cena y comes algo ligero, empezarás a tener sueño a tiempo para descansar en la noche.
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Procura descansar bien en la noche. Mantener un horario de sueño normal puede ser difícil cuando uno viaja, en especial si se cruzan zonas horarias. Sin embargo, si logras dormir con normalidad la primera noche, es muy probable que te adaptes rápidamente.
- Limita tu exposición a las pantallas brillantes, como las de las computadoras portátiles y teléfonos móviles, al menos media hora antes de acostarte. Las luces brillantes pueden alterar el ritmo circadiano y dificultar el sueño. [13] X Fuente de investigación
- Toma la mayor cantidad de luz solar que puedas por la mañana y a primera hora de la tarde. Esto te servirá para mantenerte despierto y con energía durante el día.
- Intenta hacer un poco de ejercicio entre ligero y vigoroso cada día; no obstante, ten en cuenta cuándo lo haces. Algunas personas consideran que hacer ejercicios muy cerca de la hora de acostarse afecta a su capacidad para dormir. [14] X Fuente de investigación
- Usa tapones para los oídos y una máscara para dormir a fin de asegurarte de tener un sueño reparador cada noche, independientemente de las distracciones que se presenten en tu hotel.
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Consejos
- Considera enviar materiales de presentación grandes y otros artículos de negocios que puedan ser difíciles de transportar en el viaje. Solo asegúrate de enviarlos con suficiente anticipación para que lleguen al destino. Si decides enviarlos al hotel, asegúrate de ponerte en contacto con el hotel e infórmales sobre el envío.
- Opta por boletos reembolsables cuando organices tu viaje de negocios si es posible. De esta manera podrás cambiar tus planes en caso de que el trabajo o las obligaciones personales se interpongan en tu vuelo programado.
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Referencias
- ↑ http://www.forbes.com/sites/jacquelynsmith/2012/08/27/your-basic-guide-to-business-travel-abroad/# 1168ef394f50
- ↑ http://www.huffingtonpost.com/kenny-kline/how-smart-entrepreneurs-prepare-for-business-travel_b_8533712.html
- ↑ http://www.forbes.com/sites/jacquelynsmith/2012/08/27/your-basic-guide-to-business-travel-abroad/# 1168ef394f50
- ↑ http://money.usnews.com/money/careers/slideshows/10-tips-for-efficient-business-travel
- ↑ http://money.usnews.com/money/careers/slideshows/10-tips-for-efficient-business-travel
- ↑ http://www.forbes.com/sites/jacquelynsmith/2012/08/27/your-basic-guide-to-business-travel-abroad/# 1168ef394f50
- ↑ https://www.entrepreneur.com/article/236246
- ↑ https://sleepfoundation.org/sleep-topics/jet-lag-and-sleep
- ↑ https://www.entrepreneur.com/article/269947
- ↑ http://www.mayoclinic.org/healthy-lifestyle/nutrition-and-healthy-eating/in-depth/water/art-20044256
- ↑ https://sleepfoundation.org/sleep-topics/jet-lag-and-sleep
- ↑ https://sleepfoundation.org/sleep-topics/jet-lag-and-sleep/page/0/1
- ↑ https://sleepfoundation.org/excessivesleepiness/sleep-tools-tips/healthy-sleep-tips/page/0/1
- ↑ https://sleepfoundation.org/excessivesleepiness/sleep-tools-tips/healthy-sleep-tips
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