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Une vente de pâtisseries est une excellente façon de récolter des fonds, surtout pour une œuvre caritative ou pour un projet dont votre communauté a besoin. Son organisation est relativement simple, peu couteuse et facile à mettre en place. Avec simplement une petite équipe de volontaires, votre dévouement à une bonne cause, un peu d'organisation et de cuisine, vous pourriez lancer une vente de pâtisseries vous-même.
Étapes
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Trouvez une cause. La plupart des ventes de pâtisseries sont organisées pour récolter des fonds pour une œuvre caritative ou une cause. Vous devez vous assurer que vous et vos clients compreniez bien qui récoltent les fonds et pourquoi ils sont récoltés. Mettez des affiches et d'autres matériels de publicité. Vous pourriez préparer des prospectus ou d'autres présentations pour expliquer votre but. C'est aussi une excellente façon de faire connaitre votre cause [1] X Source de recherche .
- Installez un bocal pour les dons et les pourboires. Si vous récoltez des fonds pour une cause, vous devriez aussi permettre aux gens qui viennent de faire un don sans rien acheter. Certains d'entre eux pourraient ne pas avoir faim ou ne pas pouvoir acheter de pâtisseries à cause de restrictions alimentaires, mais ils pourraient quand même vouloir soutenir votre association.
- Vérifiez comment faire suivre vos dons.
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Mettez en place votre équipe. Demandez à vos amis et aux membres de votre famille de vous aider. Si vous récoltez des fonds pour une école, impliquez-en les élèves. Vous pouvez laisser les enfants participer en préparant des pâtisseries avec leurs parents qu'ils pourront venir vendre et donnez-leur des responsabilités appropriées.
- Indiquez clairement le nom de votre cause, l'heure de la vente et trouvez suffisamment de volontaires.
- Le nombre exact dont vous allez en avoir besoin dépend de la taille de la vente que vous souhaitez organiser. Une petite vente de pâtisseries pourrait être gérée par un seul volontaire compétent. Cependant, une vente plus importante pourrait demander l'aide de plusieurs personnes pour coordonner l'aide aux clients, les caisses, l'ajout de pâtisseries et leur préparation.
- Vous pourriez demander à une personne d'être responsable de l'organisation des pâtissiers volontaires, à une autre de louer le local et l'équipement nécessaire et à une dernière de s'occuper de la publicité de l'évènement.
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Décidez du local. En règle générale, vous voulez vous trouver dans une zone où il y a beaucoup de passage. Par exemple, vous pourriez organiser votre vente dans un lieu public très fréquenté, dans une école ou une université. Si vous organisez la vente pour une école, demandez à l'administration ou aux personnes compétentes s'il est possible de l'organiser dans les locaux de l'école [2] X Source de recherche .
- Parfois, certains magasins pourraient vous laisser installer votre stand près de leur local.
- Les évènements communautaires comme les festivals et les évènements spéciaux comme les foires de rue, les concerts publics et d'autres gros évènements publics sont d'excellents choix.
- Vous pourriez aussi vendre des pâtisseries dans les écoles, pendant des pièces de théâtre, des concerts, des portes ouvertes, des évènements sportifs ou des soirées de parents d'élèves.
- Assurez-vous d'avoir le droit de vous installer là où vous le voulez et demandez la permission des autorités en charge si nécessaire.
- N'oubliez pas de prévoir un abri pour continuer la vente à l'intérieur ou sous une tente s'il commençait à pleuvoir.
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Procurez-vous l'équipement nécessaire. Vous pourriez avoir de la chance et avoir déjà une table et des chaises disponibles et une affiche dessinée à la main, surtout si l'évènement est annuel. Si ce n'est pas le cas, vous allez devoir vous organiser. Voici ce dont vous pourriez avoir besoin :
- des stands ou des tables
- des tables pliantes
- une sorte d'auvent comme un petit pavillon ou un belvédère pour vous protéger de la pluie et du soleil
- des nappes
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5Placez des décorations et des pancartes pour attirer l'attention.
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6Pensez aux autorisations. À l'extérieur, assurez-vous que vous n'avez pas besoin d'une autorisation. Emportez :
- des décorations
- une glacière et de la glace pour tenir les boissons au frais
- une poubelle et des sacs-poubelle pour le nettoyage
- des chaises pliantes
- des cocottes pour garder les liquides chauds
- une caisse (vous devez garder l'argent dans une boite, préparez aussi de la monnaie pour les gros billets)
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Décidez de l'heure. La meilleure façon de vous assurer que de nombreux clients potentiels vont venir à votre vente de pâtisseries est de l'organiser en même temps qu'un autre évènement important. Si vous l'organisez pour une école, vous devez vous assurer de l'organiser au moment où il y a le plus de parents et d'enfants présents, par exemple un jour de la semaine. Voici quelques idées d'évènements pendant lesquels vous pouvez organiser une vente de pâtisseries : des élections, des évènements de l'association de parents d'élèves, des matchs et des évènements au sein de la communauté [3] X Source de recherche .
- Vous devriez aussi vous assurer que la date que vous choisissez n'est pas trop proche pour que les gens aient le temps nécessaire pour entendre parler de votre vente sans la laisser pour trop tard où un grand nombre l'oublieront. Vous devriez prendre moins de risques en l'organisant deux semaines après l'annonce.
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Répartissez les tâches. Assurez-vous de mettre en place un système comme une liste pour répartir les tâches entre les volontaires pour ne pas vous retrouver avec trop de pâtisseries ou pas assez.
- S'il y a de nombreuses personnes dans l'association qui préparent les pâtisseries, demandez-leur de les emballer dans des formats appropriés à la vente, par exemple deux ou trois biscuits par paquet ou un cupcake.
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Donnez les instructions d'emballage. Demandez aux pâtissiers volontaires de suivre une certaine méthode d'emballage pour certains des produits. Vous pourriez essayer d'emballer chaque pâtisserie individuellement dans une poche ou un sac plastique pour éviter des contaminations croisées qui pourraient provoquer des réactions allergiques.
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Donnez les instructions d'étiquetage. Vous devez noter les ingrédients de chaque pâtisserie que vous vendez. De nombreux individus (en particulier les enfants) souffrent d'allergies ou de sensibilités alimentaires ou ont des préférences alimentaires. En proposant une liste d'ingrédients, vous permettez aux gens de rester en bonne santé et heureux tout en vous encourageant dans votre cause. Vous allez faire une grosse différence en indiquant que vos biscuits contiennent ou non des fruits à coque.
- Vous pouvez par exemple le faire en posant un écriteau sur la table où vous les vendez. Vous pouvez aussi coller une étiquette sur les poches.
- Il pourrait être utile d'indiquer les principaux allergènes sur les produits qui en contiennent, par exemple les fruits à coque, les fraises, les cacahouètes, etc.
- Indiquez aussi les aliments que certaines personnes préfèreraient, par exemple les brownies sans gluten, les pâtisseries halales, les biscuits végétaliens ou les aliments sans fruits à coque.
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Préparez une variété de pâtisseries. Essayez aussi d'y inclure des produits sains au lieu de ne proposer que des cupcakes et des tartes. Il n'est pas nécessaire de ne vendre que des produits pleins de sucre lors d'une vente de pâtisseries. Vous pouvez aussi préparer du pain maison frais, des bretzels et des muffins à la farine de maïs [4] X Source de recherche .
- Essayez de surprendre avec des choses originales comme un gâteau à la banane !
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Fixez des prix raisonnables. N'oubliez pas que vous organisez une vente de pâtisseries, pas de bijoux, vous ne devez pas faire gonfler les prix, même si c'est pour une bonne cause. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi choisir de ne pas fixer de prix ou un minimum d'un euro et vous laissez les gens choisir ce qu'ils veulent payer pour les pâtisseries [5] X Source de recherche .Publicité
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Coordonnez le travail. Décidez qui va faire quoi une fois que vous démarrez l'évènement. Demandez à d'autres personnes de trouver et d'installer le matériel, d'organiser les biens et les volontaires à leur arrivée et de suivre les rentrées d'argent [6] X Source de recherche .
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Choisissez le lieu. En habitant dans la banlieue, vous pouvez vous placer au coin d'une rue ou en face d'une maison. Trouvez un endroit où il y a du passage.
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Rendez l'évènement public. Concevez des pancartes colorées qui attirent l'attention avec la date, l'heure, l'emplacement et la cause que vous soutenez. Concevez des posters et partagez-les en ligne ou accrochez-en dans des zones très fréquentées [7] X Source de recherche .
- Si vous organisez la vente dans une école, demandez qu'on annonce la vente aux hautparleurs, dans le journal de l'école ou par d'autres moyens disponibles.
- Faites de la publicité pour votre association avec les vêtements que vous portez. Par exemple, si vous récoltez des fonds pour un groupe de scouts, portez votre uniforme.
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Préparez les pâtisseries. Les ventes de pâtisseries sont une excellente opportunité pour préparer des mets différents. Vous allez devoir préparer des pâtisseries, de préférence à la maison. Vous devez demander à tous vos volontaires de les préparer le jour avant la vente pour vous assurer qu'elles sont bien fraiches.
- Vous pouvez les préparer vous-même, ce qui est généralement la manière la moins chère de le faire. Si cela est possible, répartissez la tâche entre plusieurs volontaires.
- Autrement, vous pouvez les acheter dans une pâtisserie ou un magasin. C'est d'autant plus efficace si les gens n'ont généralement pas accès à ce genre de produits, par exemple dans une université. C'est aussi beaucoup plus simple pour les gens qui ne savent pas cuisiner ou qui n'en ont pas le temps.
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Vendez aussi des boissons. Vous vous rendrez compte que de nombreuses personnes aimeraient avoir une boisson pour faire passer les pâtisseries et c'est en plus une opportunité pour gagner un peu plus d'argent pour votre cause.
- Essayez par exemple de proposer du café, du thé, du thé glacé, de l'eau ou des sodas. Vous devez quand même utiliser votre bon sens : il y a peu de chances que vous vendiez du café chaud en plein mois de juillet.
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Préparez l'évènement. Installez les tables, les boites à don et les pancartes. Observez l'arrivée des volontaires et indiquez-leur l'emplacement réservé aux pâtisseries qu'ils ont préparées. Apportez de petites assiettes en carton, des serviettes en papier, des fourchettes en plastique, des mouchoirs et de gobelets en plastique pour servir les boissons, en plus de cellophane, de sacs plastiques ou de papier aluminium. Il vaudrait mieux que vous n'en achetiez pas trop ou cela va grignoter sur votre marge [8] X Source de recherche .
- Vous pouvez aussi demander à des volontaires de faire ces tâches. N'essayez pas d'être partout en même temps en faisant trop de tâches à la fois.
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Lancez l'évènement. Vérifiez que tout le monde est à son poste, que toutes les tables sont recouvertes de pâtisseries appétissantes (n'oubliez pas de faire un gâteau à la banane) et commencez la vente. Si vous vous êtes bien organisé, cela devrait être l'étape la plus simple de toutes. Envisagez de jouer un peu de musique pour rendre l'atmosphère plus amusante et accueillante [9] X Source de recherche .
- Installez la caisse et commencez avec une somme raisonnable dedans pour rendre la monnaie. Notez chacune des ventes pour pouvoir calculer à la fin de la journée combien vous avez gagné. Gardez la caisse en sécurité pendant toute la durée de l'évènement.
- Remerciez les clients de leur soutien lorsqu'ils s'en vont.
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Soyez aimable avec vos clients(es). « Bonjour, vous allez bien ? Essayez ceci, c'est délicieux et le prix est excellent ! » Vous pouvez également envisager de vous procurer de jolies boites pour y placer les pâtisseries que vous vendez.
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Mettez fin à l'évènement. Fixez-vous une heure à laquelle vous terminez la vente. Une fois que vous y êtes arrivé, informez tout le monde poliment que la vente est terminée. Laissez les clients qui se trouvent déjà là acheter des pâtisseries avant de commencer à ranger.
- Une fois que l'évènement est terminé, comptez l'argent récolté et remerciez les volontaires de leur aide. Aidez-les à ranger les pâtisseries qu'ils n'ont pas vendues.
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Laissez les lieux propres. Soyez aimable et laissez les lieux dans le même état que celui dans lequel vous les avez trouvés. Retirez les tables, les chaises et le reste de l'équipement que vous avez loué pour l'évènement. Nettoyez et jetez les poubelles. Demandez à des volontaires de vous aider à le faire [10] X Source de recherche .
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Faites don des restes. Vous pouvez bien sûr indiquer aux volontaires qu'ils peuvent ramener leurs invendus à la maison, mais vous pourriez aussi leur proposer d'en faire don. Contactez un refuge ou une soupe populaire et demandez-leur s'ils veulent des pâtisseries que vous n'avez pas vendues. Demandez ensuite à l'un des volontaires d'apporter les mets ou faites-le vous-même le plus tôt possible pour qu'ils restent frais [11] X Source de recherche .Publicité
Conseils
- Si vous avez accès à une cuisine pendant la vente, choisissez des pâtisseries qui ne prennent pas trop de temps à préparer. De cette façon, vous pouvez préparer de petites quantités au fur et à mesure de la demande et vous éviterez de vous retrouver avec trop ou pas assez de pâtisseries.
- Cachez l'argent, surtout de la vue des jeunes enfants. Cela évitera que des gens viennent voler votre argent dument gagné ou vos gâteaux.
- Si vous avez la possibilité d'organiser régulièrement une vente de pâtisseries, par exemple pendant des évènements ou des matchs, vous devez noter les ventes que vous faites pour pouvoir vous organiser la prochaine fois et acheter des quantités d'ingrédients appropriées.
- Trouvez-vous un thème ! Par exemple, vous pouvez organiser une vente américaine avec des cupcakes, des muffins et des pancakes.
- Si vous avez peu d'espace, mais beaucoup de biens à vendre, organisez la table en forme d'U. Les gens pourront passer le long des trois côtés et cela sera plus facile à gérer. Cela a aussi tendance à mieux attirer l'œil.
- N'oubliez pas que le glaçage est vraiment ce qui attire l'œil des clients, vous devez vous assurer que tous les cupcakes et autres gâteaux sont glacés avec du sucre comestible !
- N'oubliez pas de remercier tous les gens qui achètent des pâtisseries.
- Lavez-vous les mains avant et après la préparation.
- Préparez des prospectus, car cela va attirer l'attention sur le but de votre évènement. Si vous le faites pour une œuvre caritative, n'oubliez pas de le mentionner sur le prospectus, car il y aura plus de gens qui viendront s'ils savent que c'est pour une bonne cause. Espérez que ce soit alors couronné de succès.
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Avertissements
- N'oubliez jamais les mesures d'hygiène de base. Même si les pâtisseries ne se gâtent généralement pas à température ambiante, certains aliments peuvent devenir dangereux si vous ne les conservez pas au réfrigérateur.
- Tenez les affiches à propos des allergènes et des ingrédients bien visibles. Vos clients pourraient souffrir d'allergies et vous voulez qu'ils sachent ce qui se trouve exactement dans les aliments qu'ils achètent.
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Références
- ↑ https://knowhownonprofit.org/how-to/how-to-organise-a-charity-bake-sale
- ↑ https://www.ptotoday.com/pto-today-articles/article/664-bake-sales-step-by-step
- ↑ https://www.ptotoday.com/pto-today-articles/article/664-bake-sales-step-by-step
- ↑ http://www.jsonline.com/features/food/tips-for-a-successful-bake-sale-b99340953z1-274476711.html
- ↑ http://www.jsonline.com/features/food/tips-for-a-successful-bake-sale-b99340953z1-274476711.html
- ↑ https://www.amnesty.org.uk/sites/default/files/student_fundraising_guide_how_to_plan_a_bake_sale.pdf
- ↑ https://www.ptotoday.com/pto-today-articles/article/664-bake-sales-step-by-step
- ↑ https://www.ptotoday.com/pto-today-articles/article/664-bake-sales-step-by-step
- ↑ https://www.ptotoday.com/pto-today-articles/article/664-bake-sales-step-by-step
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