कैसे वर्ड डॉक्युमेंट को प्रोफेशनल लुक देने के लिए फॉरमेट करें (Format a Word Document to Look Professional)

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सहयोगी लेखक द्वारा विकीहाउ स्टाफ

रेफरेन्स

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चाहे आप क्लास के लिए एक रिसर्च पेपर लिख रहे हैं, न्यूजलेटर के लिए एक आर्टिकल कम्पोज़ कर रहे हैं या फिर एक परफेक्ट कवर लैटर बनाने की कोशिश कर रहे हैं, आप अपने वर्ड डॉक को जहां तक हो सके, ज्यादा से ज्यादा पॉलिश और प्रोफेशनल लुक देना चाहेंगे। अच्छी बात ये है कि Word आपको, अपने डॉक्युमेंट को सबसे हटके और बेहतरीन दिखाने के लिए जरूरी सभी टूल्स देता है। इस गाइड में आपको इनके बेसिक्स के बारे में बताया जाएगा—जैसे अपने फॉन्ट को कैसे एडजस्ट करना है या सही पैराग्राफ स्टाइल चुनना—साथ ही छिपे हुए फॉरमेटिंग मार्क्स को ऑन करने के जैसी कुछ और एडवांस टिप्स और ट्रिक्स भी बताएँगे।

विधि 1
विधि 1 का 2:

फॉरमेटिंग बेसिक्स (Formatting Basics)

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    एक प्रिंट डॉक्युमेंट के लिए सेरिफ़ फॉन्ट (serif font) चुनें: सेरिफ़ फॉन्ट में लेटर के आखिर में एक्सट्रा स्ट्रोक्स रहते हैं, जो टेक्स्ट को थोड़ा और डेकोरेटिव और एलिगेण्ट दिखाता है। कुछ टाइपोग्राफी प्रोफेशनल ऐसा भी मानते हैं कि सेरिफ़ फॉन्ट को प्रिंट में पढ़ना आसान होता है। अगर आप अपने डॉक्युमेंट को प्रिंट करने का प्लान कर रहे हैं, तो Times New Roman, Book Antiqua, या Georgia के जैसे एक क्लासिक फॉन्ट को चुनें। [१]
    • एक फॉन्ट चुनने के लिए, अपने डॉक्युमेंट पर Home टैब पर जाएँ। मेनू रिबन के दाएँ तरफ मौजूद ड्रॉप-डाउन मेनू से अपने पसंद के अनुसार फॉन्ट को सिलेक्ट करें।
    • चुनने के लिए सैंकड़ों फॉन्ट उपलब्ध हैं, लेकिन अपने डॉक्युमेंट को प्रोफेशनल दिखाने और पढ़ने में आसान बनाने के लिए सिम्पल, क्लासिक लुक के फॉन्ट चुनने की कोशिश करें। इस तरह के डॉक्युमेंट में बहुत ज्यादा ही आर्टिस्टिक या डिफरेंट दिखने वाले फॉन्ट यूज करने से बचें।
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    Sans-serif फॉन्ट में सेरिफ़ फॉन्ट्स के मुक़ाबले, डेकोरेटिव टच बहुत कम होता है। कई टाइपोग्राफी एक्सपर्ट्स मानते हैं कि डिजिटल स्क्रीन पर सेरिफ़ फॉन्ट के मुक़ाबले ये पढ़ने में ज्यादा आसान लगते हैं। अगर आप अपने डॉक्युमेंट को प्रिंट करने के बारे में नहीं सोच रहे हैं, तो फिर Verdana, Lucida, या Calibri जैसे किसी क्लासिक सेंस-सेरिफ़ फॉन्ट को चुनें। [२]
    • भले Comic Sans एक पॉपुलर और ईजी-टू-रीड सेंस-सेरिफ़ फॉन्ट है, लेकिन इनके बचकाने और अनप्रोफेशनल होने की वजह सी इनकी गलत इमेज बन गई है। अगर आप अपने डॉक्युमेंट को पॉलिश्ड और मेच्योर्ड लुक देना चाहते हैं, तो comic sans यूज करने से बचें।
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    हेडिंग टाइटल के लिए सब-सेक्शन होती हैं, जिन्हें आप हर एक सेक्शन को स्पष्ट रूप से मार्क करने के लिए अपने पूरे डॉक्युमेंट में इन्सर्ट कर सकते हैं। ये न केवल आपके टेक्स्ट को अच्छा लुक देते हैं, साथ ही ये आपके डॉक्युमेंट को नेविगेट करने के लिए स्क्रीन रीडर का इस्तेमाल करके, इसे लोगों के लिए काफी आसान बना देते हैं। [३] अपने डॉक्युमेंट में हेडिंग इन्सर्ट करने के लिए:
    • आप हेडिंग के लिए जिस टेक्स्ट का इस्तेमाल करना चाहते हैं, उसे टाइप करें, उदाहरण के लिए, आप “Section 1” या “Introduction” जैसा कुछ लिख सकते हैं।
    • हेडिंग टेक्स्ट सिलेक्ट करें।
    • Home टैब ओपन करें और डॉक्युमेंट के दाएँ तरफ, रिबन मेनू के Styles सेक्शन पर जाएँ।
    • स्टाइल्स की लिस्ट से उस हेडिंग स्टाइल को सिलेक्ट करें, जिसे आप रखना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, अगर आप टॉप-लेवल हेडिंग क्रिएट कर रहे हैं, तो Heading 1 सिलेक्ट करें। सब-हेडिंग के लिए, Heading 2 या Heading 3 सिलेक्ट करें।
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    हेडिंग और मेन टेक्स्ट के लिए कॉन्ट्रास्टिंग फॉन्ट यूज करें: हेडिंग्स आमतौर पर मेन बॉडी टेक्स्ट से बड़ी होती हैं, जो इन्हें अलग रखने में मदद करता है। हालांकि, अगर आप बाकी के टेक्स्ट के मुक़ाबले, हेडिंग के लिए अलग फॉन्ट यूज करते हैं, तो ये और भी अलग और साथ ही दिखने में इंट्रेस्टिंग बन जाएंगी। भले Word में आमतौर पर बाय डिफ़ाल्ट हेडिंग के लिए एक डिफरेंट फॉन्ट यूज होता है (जैसे Calibri Light के साथ रेगुलर Calibri), लेकिन आप चाहें तो, अपने अनुसार खुद से हेडिंग फॉन्ट को भी चुन सकते हैं। [४]
    • अपने डॉक्युमेंट की बॉडी में sans-serif फॉन्ट के साथ, हेडिंग में combine serif फॉन्ट कम्बाइन करना अच्छा दिखता है। उदाहरण के लिए, आप हेडिंग के लिए Didot और बाकी के बॉडी टेक्स्ट के लिए Gill Sans यूज कर सकते हैं।
    • अगर आप हर हेडिंग के फॉन्ट को मैनुअली नहीं चेंज करना चाहते हैं, तो Home टैब पर जाएँ और Styles Pane ओपन करें। आप जिस हेडिंग स्टाइल को रखना चाहते हैं, उसके लिए ड्रॉप-डाउन मेनू सिलेक्ट करें, Modify Style… चुनें और आप जिस फॉन्ट को चाहते हैं, उसे सिलेक्ट करें।
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    आमतौर पर, लेफ्ट अलाइनमेंट Word डॉक्युमेंट के लिए डिफ़ाल्ट सेटिंग होती है। अगर सेटिंग्स चेंज हो चुकी हैं, तो आप Home पेन ओपन करके और डॉक्युमेंट में सबसे ऊपर रिबन मेनू में बीच में फॉरमेटिंग सेक्शन से लेफ्ट अलाइनमेंट सिलेक्ट करके अलाइनमेंट को रीसेट कर सकते हैं।अलाइनमेंट बटन लिस्ट फॉरमेट बटन के ठीक नीचे मौजूद होती हैं। सबसे बाएँ तरफ वाली को चुनें, जो लाइन की एक सीरीज की तरह दिखती है, जो बाएँ तरफ एक-समान हैं और दाएँ तरफ असमान। [५]
    • आप स्क्रीन में सबसे ऊपर Format मेनू पर जाकर और ड्रॉप-डाउन लिस्ट से Paragraph चुनकर भी टेक्स्ट अलाइनमेंट को चेंज कर सकते हैं। जनरल सेटिंग्स मेनू में अलाइनमेंट को Left सेट करें।
    • भले अधिकांश मामलों में लेफ्ट अलाइनमेंट अच्छा दिखता है, लेकिन इसके कुछ एक्सेप्शन (exceptions) भी हैं। उदाहरण के लिए, आप टाइटल को और ऑथर लाइंस को सेंटर में, पेपर पर सबसे ऊपर की लाइन में लिखेंगे। आप चाहें तो अपनी हेडिंग्स को सेंटर में रखने का भी चुन सकते हैं।
    • अधिकांश मामलों में, “justify” अलाइनमेंट को अवॉइड करना ही अच्छा होता है, जो टेक्स्ट को बाएँ और दाएँ, दोनों तरफ एक-समान रखता है। ये फॉरमेटिंग स्टाइल केवल सँकरे कॉलम में लिखे डॉक्युमेंट में, जैसे कि ब्रोशर्स, मैगजीन आर्टिकल्स और न्यूजलेटर में काम करती है। [६]
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    मार्जिन सेटिंग्स तय करती हैं कि आपके टेक्स्ट और पेज की किनार के बीच में कितनी जगह रहने वाली है। बाई डिफ़ाल्ट वर्ड डॉक्युमेंट में दोनों साइड पर एक इंच या 2.5 cm का मार्जिन सेट रहता है। हालांकि, कभी-कभी बड़ा मार्जिन ज्यादा अच्छा दिखता है। उदाहरण के लिए, 1.5 इंच (3.8 cm) चौड़े मार्जिन एक कवर लेटर के लिए अच्छी पसंद होते हैं। [७] मार्जिन साइज को चेंज करने के लिए, अपने डॉक्युमेंट में सबसे ऊपर से Layout टैब को चुनें और फिर सबसे दाएँ तरफ से Margins सिलेक्ट करें। किसी एक प्रीसेट को सिलेक्ट करें या custom margins चुनें, फिर अपनी पसंद के अनुसार नंबर एंटर करें।
    • वर्ड का डिफ़ाल्ट कोंबिनेशन 12-पॉइंट फॉन्ट साइज और एक इंच या 2.5 cm मार्जिन है, जो APA और MLA जैसी अधिकान्स प्रोफेशनल साइटेशन और फॉरमेटिंग स्टाइल्स के लिए जरूरी होता है। [८] अगर आप क्लास या एक पब्लिकेशन के लिए एक राइटिंग असाइनमेंट पूरा कर रहे हैं, तो मार्जिन और फॉन्ट साइज के लिए गाइडलाइंस चेक करें।
    • भले आप अपने मार्जिन को छोटा बना सकते हैं, लेकिन अगर टेक्स्ट पेज की किनार पर जमा होगा, तो आपका डॉक्युमेंट कम पढ़ने योग्य और ज्यादा इंट्रेस्टिंग नहीं लगेगा।
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    अगर आपकी स्टाइल के लिए इसकी जरूरत हो, तो हर पैराग्राफ की पहली लाइन को इंडेंट (Indent) करें: अगर आपका डॉक्युमेंट सीधे टेक्स्ट का एक सॉलिड बॉक्स रहेगा, तो रीडर्स उसे देखकर तुरंत बोर हो जाएंगे। इससे बचने का एक सही तरीका ये है कि आप पैराग्राफ इंडेंट्स का इस्तेमाल करें। ऐसा करने का सबसे आसान तरीका है कि आप जब एक नए पैराग्राफ की शुरुआत करें, तब ⏎ Return दबाएँ, फिर नई लाइन की शुरुआत में एक इंडेंट क्रिएट करने के लिए Tab ↹ की दबाएँ। वर्ड में डिफ़ाल्ट इंडेंट आधा इंच (1.3 cm) होता है, जो (APA और MLA जैसी) अधिकान्स स्टैंडर्ड फॉरमेटिंग स्टाइल्स के लिए जरूरी इंडेंट साइज होता है। [९]
    • Word में आप हर पैराग्राफ को ऑटोमेटिकली इंडेंट करने के लिए Layout टैब भी यूज कर सकते हैं। रिबन मेनू के बीच में Indent सेटिंग को अपने मनचाहे साइज में सेट करें। उदाहरण के लिए, Left इंडेंट को आधा इंच (1.3 cm) पर सेट करें। हर बार आप जब नए पैराग्राफ को स्टार्ट करने के लिए ⏎ Return दबाते हैं, ये ऑटोमेटिकली इंडेंट हो जाएगा।
    • आप Format ड्रॉप-डाउन मेनू में Paragraph… को ओपन करके भी इन एडजस्टमेंट्स को कर सकते हैं। सेटिंग्स विंडो में Indentation सेक्शन में आप जिस साइज को चाहते हैं, उस इंडेंट साइज को सेट करें।
    • अगर आप हर पैराग्राफ को इंडेंट करने के लिए Tab ↹ यूज करते हैं, तो आप इंडेंट के साइज को चेंज करने के लिए tab stop सेटिंग भी एडजस्ट कर सकते हैं। Home टैब पर जाएँ और रिबन मेनू के सेंट्रल पैराग्राफ सेक्शन में Increase Indent या Decrease Indent बटन क्लिक करें। [१०]
  8. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/0b\/Format-a-Word-Document-to-Look-Professional-Step-8.jpg\/v4-460px-Format-a-Word-Document-to-Look-Professional-Step-8.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/0b\/Format-a-Word-Document-to-Look-Professional-Step-8.jpg\/v4-728px-Format-a-Word-Document-to-Look-Professional-Step-8.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    इंडेंट के लिए एक विकल्प के रूप में पैराग्राफ के बाद एक्सट्रा स्पेस एड करें: कवर लेटर, पैराग्राफ इंडेंट्स के जैसे कुछ अन्य प्रकार के डॉक्युमेंट स्टाइल से बाहर हो गए हैं। अगर आप अपने डॉक्युमेंट को और मॉडर्न लुक देना चाहते हैं, तो इंडेंट्स को छोड़ें और उसकी बजाय पैराग्राफ स्पेसिंग यूज करें। [११] ऐसा करने के लिए, अपने डॉक्युमेंट के टॉप पर Home टैब पर जाएँ और Line and Paragraph Spacing बटन सिलेक्ट करें। एक विंडो ओपन होगी, जिसमें आप अपनी पैराग्राफ स्पेसिंग सेटिंग्स को एडजस्ट कर सकते हैं। एंटर करें, आप हर पैराग्राफ के बाद कितने स्पेस के पॉइंट एंटर करना चाहते हैं—आमतौर पर करीब 6 से 8 पॉइंट्स। [१२]
    • एक एक्सट्रा लाइन स्पेस क्रिएट करने के लिए आप हर पैराग्राफ के बाद सीधे ⏎ Return को दो बार भी दबा सकते हैं।
    • अपने चुने हुए पैराग्राफ स्पेसिंग को पूरे डॉक्युमेंट पर ऑटोमेटिकली अप्लाई करने के लिए, पैराग्राफ स्पेसिंग सेटिंग्स को Layout टैब में चेंज करें।
    • वैकल्पिक रूप से, अपने डॉक्युमेंट में सबसे ऊपर Design टैब पर जाएँ और Paragraph Spacing ड्रॉप-डाउन मेनू सिलेक्ट करें। उस पहले से सेट स्पेसिंग को सिलेक्ट करें, जिसे आप ऑटोमेटिकली अपने पूरे डॉक्युमेंट में अप्लाई करना चाहते हैं।
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    अगर आप क्लास के लिए पेपर लिख रहे हैं, तो आपके इंस्ट्रक्टर को शायद डबल स्पेसिंग की जरूरत होगी। कुछ स्टैंडर्ड फॉरमेटिंग स्टाइल्स, जैसे कि MLA, भी आपके टेक्स्ट में डबल-स्पेस रखने की मांग करती है। [१३] वहीं दूसरी ओर, कवर लेटर के जैसे अन्य दूसरे प्रकार के डॉक्युमेंट के लिए सिंगल-स्पेस रखना ही बेहतर होता है। [१४] आपके द्वारा बनाए जा रहे डॉक्युमेंट के लिए जिस भी तरह की स्पेसिंग की जरूरत हो, आप अपने वर्ड डॉक्युमेंट के टॉप में Home टैब में स्पेसिंग को सेट कर सकते हैं। रिबन मेनू के Paragraph सेक्शन में Line Spacing Options मेनू में जाएँ और ड्रॉप-डाउन से उस स्पेसिंग को सिलेक्ट करें, जिसे आप रखना चाहते हैं। [१५]
    • अगर आपने पहले ही आपके डॉक्युमेंट को लिखना शुरू कर दिया है, तो आपको पहले उस टेक्स्ट को सिलेक्ट करना होगा, जिसे आप फॉरमेट करना चाहते हैं। नहीं तो, लिखना शुरू करने से पहले सीधे अपनी लाइन स्पेसिंग को सेट करें।
    • अगर आपके डॉक्युमेंट में कोई खास स्पेसिंग रिक्वायरमेंट नहीं है, तो आप अभी भी इसे दिखने में आसान बनाने के लिए, स्पेसिंग को एडजस्ट कर सकते हैं। हर लाइन के बीच में कस्टम स्पेस अमाउंट (जैसे कि 1.08 स्पेस) एंटर करने के लिए Home में Line Spacing मेनू ओपन करें। [१६]
विधि 2
विधि 2 का 2:

एडवांस टेकनिक्स (Advanced Techniques)

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    प्रॉब्लम को आसानी से पकड़ने और फिक्स करने के लिए फॉरमेटिंग मार्क्स (formatting marks) को चालू करें: हो सकता है आपको इसका अहसास न हो, लेकिन आप जितने भी वर्ड डॉक्युमेंट टाइप करते हैं, वो सभी छिपे हुए फॉरमेटिंग मार्क्स से भरे होते हैं। उन्हें देखने के लिए, केवल Home टैब ओपन करें और अपने डॉक्युमेंट के टॉप पर मौजूद रिबन मेनू के मिडिल सेक्शन में पैराग्राफ सिंबल को दबाएँ। ये पैराग्राफ मार्कर, केरेक्टर के बीच की स्पेस, टैब मार्क्स और सेक्शन और पेज ब्रेक के जैसी चीजों को सामने लाएगा, जिनके होने के बारे में आपको अहसास भी नहीं होगा। [१७]
    • अगर आपको कोई प्रॉब्लम महसूस होती है, जैसे कि उस जगह पर पैराग्राफ मार्कर का होना, जहां इसे नहीं होना चाहिए—तो आप किसी भी फॉरमेटिंग इशू को सुलझाने के लिए इसे सीधे डिलीट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, ब्लैंक पैराग्राफ की वजह से कभी-कभी आपके डॉक्युमेंट में बिना किसी कंटेन्ट के अनचाहे एक्सट्रा पेज आ जाते हैं।
    • अगर आप चाहें तो, कौन से फॉरमेटिंग मार्क्स दिखें, को एडजस्ट कर सकते हैं। विंडोज के लिए वर्ड में, File मेनू पर जाएँ, फिर Options ओपन करें और Display सिलेक्ट करें। आप जिन मार्क्स को देखना चाहते हैं, उन्हें सिलेक्ट करने के लिए Always show these formatting marks on the screen सेक्शन पर जाएँ।
    • अगर आप मैक यूज कर रहे हैं, तो Word मेनू पर जाएँ, फिर Preferences ओपन करें और View सिलेक्ट करें। आप जिन मार्क्स को देखना चाहते हैं, उन्हें Show Non-Printing Characters के अंतर्गत सिलेक्ट करें।
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    अपने टेक्स्ट के लुक को बेहतर बनाने के लिए कर्निंग फीचर (kerning feature) यूज करें: “Kerning” अपने डॉक्युमेंट में लेटर के बीच स्पेसिंग को एडजस्ट करने का एक तरीका होता है। अधिकांश बार, ये एक ऐसी चीज होती है, जिसके बारे में आपको चिंता करने की जरूरत नहीं है। हालांकि, कुछ फॉन्ट में, कुछ लेटर या केरेक्टर, जैसे, उदाहरण के लिए “A” और “Y,”डिफ़ाल्ट स्पेसिंग के साथ एक-दूसरे के साइड में जरा अजीब लग सकते हैं। वर्ड में कर्निंग एडजस्ट करने के लिए: [१८]
    • Format मेनू ओपन करें और Font सिलेक्ट करें। Advanced टैब सिलेक्ट करें और Kerning for fonts के सामने के बॉक्स को चेक करें।
    • Points and above बॉक्स में, आप किस पॉइंट साइज पर कर्निंग अप्लाई करना चाहते हैं, एडजस्ट करें। आपके द्वारा इस्तेमाल किए जाने वाले फॉन्ट के लिए इसे मौजूदा पॉइंट साइज में ऑटोमेटिकली भर जाना चाहिए।
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    वर्ड में कई तरह के Auto Formatting ऑप्शन होते हैं, जो आपके काम को आसान बना देते हैं और आपके डॉक्युमेंट को प्रोफेशनल लुक देते हैं। smart quotes एक सबसे उपयोगी फॉरमेटिंग ऑप्शन, जिसे आप चालू कर सकते हैं, जो आपके कोटेशन मार्क्स को ऑटोमेटिकली फॉरमेट करेगा, ताकि ये हर कोट की शुरुआत और आखिर में सही डाइरैक्शन में फेस किए रहें। स्मार्ट कोट्स को चालू करने के लिए, File मेनू ओपन करें और Options सिलेक्ट करें, फिर Proofing और Autocorrect Options सिलेक्ट करें। अगर आप मैक यूज कर रहे हैं, तो Tools मेनू ओपन करें और Autocorrect Options सिलेक्ट करें। वहाँ से: [१९]
    • Autoformat as You Type टैब क्लिक करें।
    • Replace as you type सेक्शन पर जाएँ।
    • Straight quotes with smart quotes के सामने के बॉक्स को चेक करें।
    • आप जब यहाँ पर हों, आप अन्य ऑटोफॉरमेटिंग ऑप्शन को एडजस्ट कर सकते हैं, जैसे डबल स्पेस (--) को एक सिंगल लॉन्ग एम-डैश (–) से रिप्लेस करना।
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    प्रीसेट स्टाइल सेटिंग्स के साथ एक्सपरिमेंट करें: चाहे आप वर्ड की डिफ़ाल्ट स्टाइल यूज कर रहे हैं या फिर उपलब्ध टेम्पलेट्स में से किसी को चुनते हैं, आप अपने खुद के स्टाइल को तैयार करने के लिए डिफ़ाल्ट सेटिंग्स में हमेशा कुछ चेंजेज़ कर सकते हैं। स्टाइल सेटिंग्स एडजस्ट करने और अपने डॉक्युमेंट को अपनी पसंद के अनुसार ऑटोमेटिकली फॉरमेट करने के लिए: [२०]
    • Home टैब पर जाएँ और Styles Pane ओपन करें।
    • अपनी मनचाही स्टाइल को सिलेक्ट करें, फिर स्टाइल के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू ओपन करें और Modify… सिलेक्ट करें
    • आप स्टाइल में जो भी एडजस्टमेंट्स करना चाहते हैं, Modify Style विंडो में करें। उदाहरण के लिए, आप फॉन्ट साइज और कलर चेंज कर सकते हैं या पैराग्राफ या लाइन स्पेसिंग में एडजस्टमेंट्स कर सकते हैं।
    • आप चाहें तो रिबन मेनू में अपनी पसंद की स्टाइल पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं (या अगर आप मैक यूज कर रहे हैं, तो Ctrl -क्लिक यूज कर सकते हैं) और Modify Style सिलेक्ट कर सकते हैं।
    • अगर आप प्रीसेट स्टाइल के किसी और सेट को यूज करना चाहते हैं, तो अपने डॉक्युमेंट में सबसे ऊपर Design टैब पर जाएँ और रिबन मेनू से किसी एक थीम को चुनें। ये आपके डॉक्युमेंट के ओवरऑल लुक को चेंज कर देगा।

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रेफरेन्स

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