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Los ingenieros, científicos y profesionales médicos también necesitan ser buenos escritores, y los informes técnicos lo demuestran. Un buen informe técnico presenta datos y análisis de un tema específico de forma clara, efectiva y sumamente organizada. Antes de comenzar a escribir, define tu mensaje y audiencia, y haz un esquema. Luego, escribe el cuerpo principal del informe y complétalo con otras secciones necesarias, de acuerdo al diseño que escojas.
Pasos
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Establece el mensaje que quieres transmitir en el informe. Ya has hecho la investigación y has recopilado los datos, así que ahora es momento de preguntarte qué significa todo eso. ¿Cómo definirás el problema o tema que abordas, y cuáles son las conclusiones que puedes sacar en función de los datos y la evidencia? [1] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, quizás quieras transmitir el mensaje de que una nueva técnica para extraer un compuesto químico específico es más segura y rentable.
- Los mejores informes técnicos son claros y enfocados en todo momento; tienen un propósito específico y transmiten la información en un orden lógico.
- Trabaja con consejeros, supervisores o colegas para perfeccionar el mensaje u objetivo del informe. Esto puede variar mucho dependiendo de si lo escribes con fines académicos, comerciales u otros.
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Define a tu audiencia antes de comenzar a escribir. ¿Quiénes leerán el informe? ¿Serán colegas investigadores, ejecutivos corporativos, el público en general o alguien más? Es fundamental que tu informe esté escrito de forma tal que los datos y hallazgos se comprendan fácilmente por su audiencia objetivo.
- Si otras personas de tu campo leerán el informe, el mismo puede tener un lenguaje más “técnico” y ser más detallado. Sin embargo, en muchos casos, los informes técnicos se realizan para personas externas a la disciplina específica. En este caso, elimina la jerga para los lectores que no son expertos.
- Considera la posibilidad de que un amigo sin conocimientos técnicos revise el informe durante el proceso para compartir sus opiniones respecto a su accesibilidad para una audiencia amplia.
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Crea un esquema para seguir mientras escribes. Los informes técnicos suelen ser muy estructurados, y tener secciones claramente etiquetadas y numeradas. Por lo tanto, es bastante sencillo trazar un esquema que identifique cada elemento principal del informe. [2] X Fuente de investigación
- Determina qué secciones particulares debe o podría tener tu informe. Habla con la persona o la organización a quien le presentarás tu informe para conocer los requisitos de diseño.
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Crea una introducción exhaustiva pero enfocada. La introducción de un informe técnico expone el problema principal o asunto del trabajo, y cómo se aborda en el informe. Debe indicarle al lector por qué el asunto en cuestión es importante y establecer claramente los objetivos del informe. [3] X Fuente de investigación
- En la mayoría de los casos, la introducción suele abarcar entre uno y tres párrafos.
- El final de la introducción debe establecer claramente qué es lo que “hace” el informe. Puedes hacerlo a través de una afirmación directa (“Este informe analiza…”) o una serie de preguntas (que en algunos casos se presentan en forma de viñetas o se numeran) a abordar.
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Proporciona información de base y una revisión bibliográfica en la próxima sección. Justo después de la introducción, profundiza en las circunstancias básicas que rodean al tema en cuestión. Por ejemplo, puedes proporcionar una historia breve del problema y su relevancia actual. Si se trata de un tema de debate constante dentro de tu campo, puedes guiar a los lectores a través de ejemplos importantes de trabajos pasados del tema. [4] X Fuente de investigación
- Básicamente, el objetivo es que los lectores que podrían ser nuevos en el tema sientan que tienen al menos una comprensión básica después de leer esta sección.
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Sigue el informe con una descripción clara y detallada del proyecto. Básicamente, esta sección le indica al lector qué es lo que has hecho para abordar el problema o asunto en cuestión. Menciona qué tipo de pruebas o análisis has llevado a cabo, qué métodos y equipos has utilizado, y otros detalles relevantes.
- Por ejemplo, si tu informe está enfocado en un experimento particular, sé específico en la forma en que fue ideado, establecido y llevado a cabo.
- En ocasiones, esta sección se llama “métodos”, dado que describirás los métodos utilizados para llevar a cabo la investigación.
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Presenta los datos y describe qué significa todo en las próximas secciones. Ahora, has llegado al corazón del informe técnico, donde expondrás claramente y contextualizarás los datos reunidos. En la mayoría de los casos, tendrás que proporcionar muchas figuras y tablas para presentar los datos reales. De todas formas, no dependas exclusivamente de ellas; usa el texto para poner los hallazgos en un contexto apropiado para tu audiencia objetivo.
- Determinar cuántos datos presentar puede ser difícil. Proporcionar muy pocos puede debilitar significativamente tu análisis e informe general. Por otro lado, proporcionar muchos puede ahogar al lector en un océano de tablas y figuras. Asegúrate de proporcionar todos los datos esenciales, y ten en cuenta que es mejor errar por proporcionar un poco demasiado, a menos que se indique lo contrario.
- Presenta los datos en orden lógico, de forma tal que cada tabla o figura lleve a la siguiente.
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Completa el informe con una conclusión que enmarque la introducción. En un informe técnico, la introducción debe presentar las “grandes” preguntas, y la conclusión debe proporcionar las respuestas. Por ejemplo, si has incluido varias preguntas específicas en tu introducción, respóndelas específicamente en la conclusión. De lo contrario, úsala para unir tus hallazgos en una afirmación clara y convincente.
- Sé tan audaz en la conclusión como tus datos y análisis lo permitan. No uses términos como “podría”, “quizás”, “tal vez”, etc. En cambio, escribe algo como “Los datos muestran que…”. Sin embargo, no saques conclusiones que no estén respaldadas por tus datos.
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Consulta las pautas específicas con la universidad, tu empleador, etc. Si bien la organización de los informes técnicos suele ser bastante estandarizada, el diseño específico podría variar un poco por disciplina o por otros factores. Por ejemplo, este es un diseño estandarizado que quizás puedas usar en tu caso:
- portada
- abstracto
- resumen ejecutivo
- tabla de contenidos
- lista de figuras o tablas
- informe principal: introducción, antecedentes o reseña bibliográfica, descripción del proyecto, datos o descripción de los datos, conclusión
- reconocimientos
- referencias
- anexos
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Crea una portada simple al principio del informe. La portada obviamente debe incluir el título del informe y tu nombre, y a menudo puede incluir detalles como la fecha y el propósito de la presentación del trabajo. Consulta las pautas de diseño de portada para tu disciplina, departamento, empleador, etc. [5] X Fuente de investigación
- Para una portada típica (y el diseño general del informe), visita http://repositori.uji.es/xmlui/bitstream/handle/10234/175958/Partes+del+informe.pdf;jsessionid=4C57E0910810DE59E2F7EFF7506BB093?sequence=1 .
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Proporciona un panorama resumido del informe en el abstracto. El objetivo del abstracto de un informe técnico es reducir los conceptos básicos en aproximadamente 300 palabras. Tendrás que proporcionar un resumen muy rápido de lo que cubre el informe y cualquier conclusión o recomendación que quieras ofrecer.
- Escribe el abstracto después de escribir el informe. Procura que sea una descripción resumida de lo que has escrito, no de lo que quieres escribir.
- Consulta si existe un límite de palabras específico para el abstracto. Por más que no haya uno establecido, 300 palabras suele ser un buen límite a respetar.
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Crea un resumen ejecutivo que abrevie aproximadamente el 90 % del informe. Los resúmenes ejecutivos se llaman así porque apuntan a ejecutivos de alto rango que posiblemente no tienen tiempo para leer todo el informe. El informe ejecutivo debe ser más largo y detallado que el abstracto, pero debe tener aproximadamente el 10 % de la extensión del informe principal.
- El resumen ejecutivo debe enfocarse en los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones, además de permitir que el informe en sí presente los datos (aunque se deben proporcionar los aspectos más destacados de los datos).
- Dependiendo de la situación, es posible que tengas que escribir un abstracto, un resumen ejecutivo o ambos.
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Crea una tabla de contenidos, lista de tablas o lista de figuras. La tabla de contenidos debe desglosar todo el informe por sección para que los lectores puedan tener una noción rápida de todo el trabajo y encontrar una sección específica. Los informes técnicos están basados en datos y, sin excepción, tienen muchas tablas y figuras. Por lo tanto, proporciona listas de cada uno para identificarlos rápidamente y permitir que los lectores sepan dónde encontrarlos.
- Consulta las pautas de formato para estas secciones. Si el formato es libre, mantén las cosas simples y directas.
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Escribe la sección de reconocimientos después del cuerpo principal del informe. Mientras que la sección de reconocimientos en los libros y otros tipos de trabajos de investigación a menudo permiten agradecer a amigos y familiares, en los informes técnicos, suelen enfocarse en mencionar a aquellos que han colaborado directamente a la creación del trabajo. Básicamente, reconoce en esta sección a cualquier persona o grupo que haya apoyado tu trabajo de manera profesional (incluyendo el aspecto financiero, como a través de los subsidios).
- Esta sección generalmente abarca entre uno y dos párrafos, y sigue un formato bastante simple (“El autor quisiera agradecer…”).
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Incluye citas en la sección de referencias con un formato uniforme. Crea una cita para cada fuente que hayas citado o a la que hayas hecho referencia en el cuerpo principal del informe. Si no recibes un formato de citas específico a seguir (por ejemplo, APA o MLA ), escoge uno y usa el mismo en toda la sección y el informe. [6] X Fuente de investigación
- En algunos casos, es probable que debas proporcionar una lista de trabajos que hayas consultado, pero que no hayas citado específicamente en el trabajo. En caso de dudas, consulta con el departamento relevante, la organización, la persona, etc. [7] X Fuente de investigación
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Usa anexos para proporcionar información útil, pero no esencial. Por ejemplo, si tienes muchos datos sin procesar que no son relevantes para el informe en sí, pero de todas formas quieres destacarlos, inclúyelos en uno o más anexos. Jamás incluyas algo que consideres esencial para el informe en el anexo. En cambio, inclúyelo en alguna parte del cuerpo principal del trabajo. [8] X Fuente de investigación
- Utiliza un formato uniforme y fácil de navegar al crear anexos. No están diseñados para ser vertederos de fragmentos aleatorios de datos o información.
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Referencias
- ↑ http://homepages.rpi.edu/~holguj2/CIVL2030/How_to_write_search/How_to_write_a_good_technical_report.pdf
- ↑ http://homepages.rpi.edu/~holguj2/CIVL2030/How_to_write_search/How_to_write_a_good_technical_report.pdf
- ↑ http://homepages.rpi.edu/~holguj2/CIVL2030/How_to_write_search/How_to_write_a_good_technical_report.pdf
- ↑ http://homepages.rpi.edu/~holguj2/CIVL2030/How_to_write_search/How_to_write_a_good_technical_report.pdf
- ↑ http://www.sussex.ac.uk/ei/internal/forstudents/engineeringdesign/studyguides/techreportwriting
- ↑ http://www.sussex.ac.uk/ei/internal/forstudents/engineeringdesign/studyguides/techreportwriting
- ↑ http://homepages.rpi.edu/~holguj2/CIVL2030/How_to_write_search/How_to_write_a_good_technical_report.pdf
- ↑ http://homepages.rpi.edu/~holguj2/CIVL2030/How_to_write_search/How_to_write_a_good_technical_report.pdf
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