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Cet article décrit les compétences et les qualités que l'on doit développer pour être un excellent assistant de direction dans une entreprise. Servez-vous de cet article comme d'un aide-mémoire vous permettant de mettre en évidence les aspects qui ont besoin d'amélioration. Le poste d'assistant de direction est un poste bien rémunéré, mais arriver au sommet de cette profession nécessite un certain nombre de compétences. Professionnalisme et confidentialité sont les mots-clés du succès d'un bon assistant de direction. Les grandes agences spécialisées dans le recrutement des assistants de direction recherchent des personnes qui soient organisées, efficaces, motivées et ayant des compétences en technologie de l'information.
Étapes
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Développez de bonnes compétences relationnelles. Un bon assistant de direction reste imperturbable, même sous pression. Il est calme et capable de réfléchir et réagir promptement. Un assistant de direction doit avoir la capacité de bien travailler avec les autres, en particulier ceux qui ont des personnalités difficiles. Cela est d'autant plus important, car les assistants de direction les plus expérimentés travaillent avec les PDG et dans des environnements sous pression.
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Développez de bonnes compétences en communication. C'est le tout premier point de contact avec les clients, par conséquent un assistant de direction doit être un bon communicateur, avoir de bonnes manières, mais rester professionnel. Sa capacité à influencer les personnes est essentielle, puisqu'il doit souvent s'accorder avec les autres dans la gestion du temps et des ressources. De bonnes compétences en communication écrite sont également nécessaires parce qu'il doit souvent répondre aux communications pour le compte du patron et parfois rédiger les rapports et les procès verbaux.
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Développez de bonnes compétences en technologie de l'information. Un bon assistant de direction devrait avoir les compétences informatiques suivantes : Microsoft Word (niveau avancé), Microsoft Excel (niveau intermédiaire), Microsoft PowerPoint (niveau avancé), une bonne connaissance des logiciels de stockage des messageries comme Outlook , Lotus Notes ou Eudora. Il serait aussi avantageux d'avoir une bonne connaissance des logiciels de base de données comme Microsoft Access, ainsi qu'une certaine connaissance de Microsoft Project.
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Acquérez la maitrise de l'Internet. Un assistant de direction devrait également avoir la maitrise de l'Internet, car il peut être sollicité pour faire des recherches ou effectuer des tâches qui nécessitent un savoir-faire dans l'environnement du Web. Une bonne connaissance du commerce en ligne et du fonctionnement des moteurs de recherche est aussi un atout. Ces connaissances lui permettront de valoriser encore plus son rôle et fournir au patron les meilleurs services qui soient.
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Améliorez vos aptitudes en bureautique. En ce siècle technologiquement avancé, il est essentiel que les assistants de direction maitrisent les nouvelles technologies. Ils devraient être informés des derniers gadgets de la bureautique puisqu'ils sont censés savoir comment utiliser et même réparer certains appareils comme les photocopieurs de bureau. Ils sont tenus de comprendre les caractéristiques des appareils dernier cri de marque tels que le « Blackberry » que le patron utilise. Un bon assistant peut même recommander le changement des outils de bureau pour améliorer l'efficacité de l'entreprise. Il peut faire les recherches nécessaires pour comprendre comment mettre en œuvre de nouvelles technologies assez rentables pour l'entreprise.
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Développez les compétences nécessaires pour : surveiller le courriel du patron et répondre en son nom, déléguer le travail au nom du patron, gérer l'agenda électronique du patron, prendre des notes, préparer les documents pour les réunions, gérer et rédiger les rapports des réunions, organiser et gérer les évènements, prendre des dispositions pour les voyages importants, préparer les programmes complexes, gérer un budget, assister à des évènements et réunions en tant que représentant du patron, mener des recherches sur Internet, préparer des présentations, rédiger des correspondances, des rapports, des notes de service et des sommaires, procéder à la mise à jour des sites Web et Intranets, maintenir un système de classement efficace, saisir des documents rapidement et avec précision, fournir la papèterie et les équipements de bureau, gérer les projets et superviser le personnel.Publicité
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