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ये विकिहाउ आपको आपके विंडोज (Windows) या मैक (Mac) कंप्यूटर पर माइक्रोसॉफ़्ट एक्सेल (Microsoft Excel) सेटअप करना और इस्तेमाल करना सिखाएगा।
चरण
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अगर आपके पास में माइक्रोसॉफ़्ट ऑफिस (Microsoft Office) नहीं है, तो पहले इसे इन्स्टाल करें: माइक्रोसॉफ़्ट एक्सेल किसी एक अकेले प्रोग्राम की तरह तो उपलब्ध नहीं है, लेकिन ये माइक्रोसॉफ़्ट ऑफिस पैकेज या सब्स्क्रिप्शन के साथ जरूर शामिल होता है।
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मौजूदा एक्सेल डॉक्यूमेंट खोलें: अगर आप किसी मौजूदा एक्सेल डॉक्यूमेंट को कभी भी खोलना चाहते हैं, तो आपको बस आपके डॉक्यूमेंट के ऊपर डबल-क्लिक करना है। ऐसा करते ही वो डॉक्यूमेंट एक्सेल विंडो में खुल जाएगा।
- आप अगर एक नया एक्सेल डॉक्यूमेंट खोलना चाह रहे हैं, तो इस स्टेप को छोड़ दें।
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एक्सेल खोलें: एक्सेल एप आइकॉन, जो कि एक गहरे-हरे रंग के बैकग्राउंड में, सफ़ेद रंग से "X" लिखा हुआ दिखता है, पर क्लिक या डबल-क्लिक करें।
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जरूरत हो, तो एक टेम्पलेट (template) चुन लें: अगर आप किसी एक्सेल टेम्पलेट (जैसे कि एक बजट प्लानर टेम्पलेट) को इस्तेमाल करना चाह रहे हैं, तो आपके द्वारा इस्तेमाल की जाने वाली टेम्पलेट को पाने के लिए नीचे स्क्रॉल करें और फिर इसकी विंडो को खोलने के लिए, इस पर एक बार क्लिक कर दें।
- आप अगर किसी एक नए, खाली एक्सेल डॉक्यूमेंट को खोलना चाह रहे हैं, तो पेज के ऊपरी-बाँये तरफ मौजूद Blank ऑप्शन को चुनें और फिर अगले स्टेप को छोड़ दें।
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Create क्लिक करें: ये टेम्पलेट नेम के दाँये तरफ मौजूद होगा।
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एक्सेल वर्कबुक के खुलने का इंतज़ार करें: इसमें कुछ ही सेकंड का वक़्त लगता है। जब आपको एक्सेल ब्लैंक पेज या टेम्पलेट नजर आ जाए, फिर आप अपना डेटा एंटर करते हुए आगे बढ़ सकते हैं।
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एक्सेल के रिबन (ribbon) टैब से परिचित हो जाएँ: एक्सेल विंडो में सबसे ऊपर, हरे रंग के "रिबन (ribbon)" में, आपको बहुत सारे टैब्स नजर आएंगे। इन सारे टैब्स को, एक्सेल के अलग-अलग टूल्स एक्सेस करने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है; आपके लिए जरूरी, जानने लायक कुछ मुख्य टैब्स में, ये नाम शामिल हैं:
- Home — इसमें टेक्स्ट फॉर्मेटिंग, सेल्स के बैकग्राउंड कलर को बदलने और ऐसे ही बहुत सारे ऑप्शन शामिल होते हैं।
- Insert — टेबल्स, चार्ट्स, ग्राफ़्स और इक्वेशन के लिए ऑप्शन शामिल होते हैं।
- Page Layout — इसमें पेज के मार्जिन, ओरिएंटेशन और थीम्स से जुड़े हुए ऑप्शन शामिल होते हैं।
- Formulas — इसमें बहुत सारे अलग-अलग तरह के फॉर्मूला ऑप्शन के साथ फंक्शन मेन्यू भी शामिल होते हैं।
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सेल्स की सबसे ऊपरी रो (row) को हैडर की तरह इस्तेमाल करें: डेटा को ब्लैंकशीट में एड करते वक़्त, आप हर एक कॉलम की सबसे ऊपरी सेल (जैसे कि, A1 , B1 , C1 आदि) को अपने कॉलम की हैडिंग की तरह इस्तेमाल कर सकते हैं। ये ऐसे ग्राफ़्स या टेबल्स बनाते वक़्त मददगार होता है, जिसमें लेबल्स की जरूरत हो।
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एक सेल (cell) चुनें: आप जिस सेल में डेटा एंटर करना चाहते हैं, उसे क्लिक करें।
- उदाहरण के लिए, अगर आप एक बजट-प्लानिंग टेम्पलेट इस्तेमाल कर रहे हैं, तो आपको पहली खाली सेल को चुनने के लिए, उस पर क्लिक करना होगा।
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टेक्स्ट एंटर करें: आप सेल में जो कुछ भी एंटर करना चाहते हैं, उसे टाइप करें।
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↵ Enter दबाएँ: ऐसा करते ही वो सेल में एड हो जाता है और आपका सिलेक्शन अब जाकर अगली मौजूदा सेल पर चला जाता है।
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अपने डेटा को एडिट करें: बाद में वापस जाने और डेटा एडिट करने के लिए, उस सेल पर क्लिक करें, जिसे आप एडिट करना चाहते हैं, फिर इसके बाद, सबसे ऊपरी सेल की लाइन के ऊपर मौजूद टेक्स्ट बॉक्स में, आपको जो कुछ एडिट करना है, उसे टाइप कर दें।
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अगर जरूरत हो, तो टेक्स्ट को फॉर्मेट करें: अगर आप सेल की टेक्स्ट फॉर्मेटिंग (मतलब कि, अगर आप इसे मनी फॉर्मेटिंग से डेट फॉर्मेटिंग में बदलना चाहते हैं) को बदलना चाहते हैं, तो Home टैब क्लिक करें, फिर "Number" सेक्शन में सबसे ऊपर मौजूद ड्रॉप-डाउन बॉक्स को क्लिक करें, और फिर आप जैसी भी फॉर्मेटिंग इस्तेमाल करना चाह रहे हैं, उस पर क्लिक करें।
- आप चाहें तो आपकी स्प्रेडशीट में मौजूद किसी वैल्यू के हिसाब से (जैसे कि, अगर सेल की वैल्यू किसी दिये हुए नंबर से कम है, तो सेल लाल रंग की हो जाएगी) भी कर सकते हैं।
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अपने फॉर्मूला के लिए एक सेल चुनें: उस सेल पर क्लिक करें, जिसमें आप फॉर्मूला तैयार करना चाहते हैं।
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कुछ बेसिक ऑपरेशन परफ़ोर्म करें: आप इन दिये हुए फॉर्मूला की मदद से, कितनी भी सेल वैल्यूज को एड (जोड़), सब्सट्रेक्ट (घटा), डिवाइड (भाग) और मल्टीप्लाय (गुणा) कर सकते हैं:
- जोड़ना (Add)
— सेल वैल्यूज को एक साथ जोड़ने के लिए, =SUM(cell+cell)
(मतलब कि,
=SUM(A3+B3)) टाइप करें या फिर बहुत सारी सेल वैल्यूज को एक-साथ जोड़ने के लिए {{kbd|=SUM(cell,cell,cell) (मतलब कि,=SUM(A2,B2,C2)) टाइप करें। - घटाना (Subtract)
— एक सेल वैल्यू को, दूसरी सेल वैल्यू से घटाने के लिए =SUM(cell-cell)
(मतलब कि,
=SUM(A3-B3)) टाइप करें। - भाग (Divide)
— एक सेल वैल्यू को किसी दूसरी सेल वैल्यू से भाग देने के लिए =SUM(cell/cell)
(मतलब कि,
=SUM(A6/C5)) टाइप करें। - गुणा (Multiply)
— दो सेल वैल्यू को एक-साथ गुणा करने के लिए =SUM(cell*cell)
(मतलब कि,
=SUM(A2*A7)) टाइप करें।
- जोड़ना (Add)
— सेल वैल्यूज को एक साथ जोड़ने के लिए, =SUM(cell+cell)
(मतलब कि,
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नंबर के एक पूरे कॉलम को जोड़ना: आप अगर किसी कॉलम में (या कॉलम के किसी एक हिस्से में) मौजूद सारे नंबर्स को जोड़ना चाहते हैं, तो फिर =SUM(cell:cell) (मतलब कि,
=SUM(A1:A12)) को उस सेल में लिख दें, जिसमें आप जोड़ के रिजल्ट को देखना चाहते हैं। -
एड्वान्स्ड फॉर्मूला के लिए एक सेल चुनें: और ज्यादा एड्वान्स्ड फॉर्मूला इस्तेमाल करने के लिए, आपको इन्सर्ट फंक्शन (Insert Function) टूल इस्तेमाल करना होगा। आप जिस सेल में अपने फॉर्मूला को दर्शाना चाह रहे हैं, उसे क्लिक करते हुए शुरुआत करें।
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Formulas क्लिक करें: ये एक्सेल विंडो में सबसे ऊपर मौजूद एक टैब है।
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Insert Function क्लिक करें: ये ऑप्शन, Formulas टूलबार के दूर-बाँये तरफ नजर आएगा। ऐसा करते ही एक विंडो खुल जाएगी।
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एक फंक्शन चुनें: आप जिस फंक्शन को इस्तेमाल करना चाहते हैं, उसे विंडो में क्लिक करें, फिर OK क्लिक करें।
- उदाहरण के लिए, किसी एंगल की टेंजेंट (tangent) निकालने के लिए एक फॉर्मूला चुन सकने के लिए, आपको नीचे स्क्रॉल करना होगा और नीचे TAN ऑप्शन को क्लिक करना होगा।
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फंक्शन के फॉर्म को भरें: जब आपसे कहा जाए, तब उस नंबर को लिख लें (या सेल चुनें), जिस पर आप फॉर्मूला इस्तेमाल करना चाहते हैं।
- उदाहरण के लिए, अगर आप TAN फंक्शन चुनते हैं, तो आपको यहाँ पर वो नंबर लिखना होगा, जिसके लिए आप टेंजेंट निकाल रहे हैं।
- आपके द्वारा चुने हुए फंक्शन के अनुसार, आपको अब स्क्रीन पर आने वाले कुछ प्रॉम्प्ट्स को क्लिक करना हो सकता है।
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↵ Enter दबाएँ: ऐसा करते ही आपका फंक्शन अप्लाय हो जाएगा और ये आपके द्वारा चुने हुए सेल में नजर आने लगेगा।
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चार्ट के डेटा को सेट करें: मान लीजिये, अगर आप एक लाइन ग्राफ या एक बार ग्राफ तैयार कर रहे हैं, तो आपको ऐसे में आपको सेल्स के एक कॉलम को हॉरिजॉन्टल एक्सिस के लिए और एक सेल के कॉलम को वर्टिकल एक्सिस के लिए तैयार करना होगा।
- आमतौर पर, बाँये तरफ के कॉलम को हॉरिजॉन्टल एक्सिस के लिए और इसके साथ वाला दाँये तरफ का कॉलम वर्टिकल एक्सिस को दर्शाता है।
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डेटा चुनें: अपने माऊस से डेटा के ऊपरी-बाँये सेल को क्लिक करें और ड्रग करते हुए डेटा के निचले-दाँये सेल तक ले जाएँ।
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Insert क्लिक करें: ये एक्सेल विंडो में सबसे ऊपर मौजूद एक टैब होगा।
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Recommended Charts क्लिक करें: इस ऑप्शन को आप Insert टूलबार के "Charts" सेक्शन में पाएंगे। आप जिस चार्ट टेम्पलेट का इस्तेमाल करना चाहते हैं, उसे क्लिक करें।
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एक चार्ट टेम्पलेट चुनें: आप जिस चार्ट टेम्पलेट का इस्तेमाल करना चाह रहे हैं, उसे क्लिक करें।
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OK क्लिक करें: ये विंडो में सबसे नीचे मौजूद होगा।
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आपके चार्ट के टाइटल को एडिट करें: चार्ट में सबसे ऊपर मौजूद टाइटल पर डबल-क्लिक करें, फिर चार्ट के मौजूदा टेम्पलेट को डिलीट करें और इसकी जगह पर अपनी पसंद का टाइटल लिख दें।
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आपके चार्ट के एक्सिस टाइटल को बदलें: अगर आप आपके चार्ट में एक्सिस टाइटल एड करना चाहते हैं, तो आप "Chart Elements" मेन्यू पर जाकर ऐसा कर सकते हैं, इस मेन्यू पर जाने के लिए, आपके द्वारा चुने हुए चार्ट के दाँये तरफ मौजूद हरे रंग के ＋ को क्लिक करें।
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File क्लिक करें: ये एक्सेल विंडो के ऊपरी-बाँये तरफ (विंडोज में) या स्क्रीन पर (मैक में) मिल जाएगा। एक मेन्यू सामने आएगा।
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Save As क्लिक करें: आप अगर विंडोज इस्तेमाल कर रहे हैं, तो ये पेज के बाँये तरफ मिल जाएगा।
- मैक पर, आप इसे File ड्रॉप-डाउन मेन्यू में पाएंगे।
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This PC पर डबल-क्लिक करें: ये पेज के बीचों-बीच नजर आएगा।
- मैक पर, इसकी जगह पर On my Mac क्लिक करें।
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अपने प्रोजेक्ट के लिए एक नाम एंटर करें: आप अपने स्प्रेडशीट को जो भी नाम देना चाहते हैं, उसे Save As विंडो में मौजूद "File name" (विंडोज) या "Name" (मैक) टेक्स्ट बॉक्स में लिख दें।
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एक सेव फोल्डर चुनें: आप जिस फोल्डर में आपकी स्प्रेडशीट को सेव करना चाह रहे हैं, उसे क्लिक करें।
- मैक पर, आपको किसी फ़ाइल को चुनने से पहले, "Where" ड्रॉप-डाउन को क्लिक करना होगा।
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Save क्लिक करें: ये विंडो में सबसे नीचे मौजूद होगा। ऐसा करते ही आपकी स्प्रेडशीट, आपके दिये हुए नाम के साथ, उस चुने हुए फोल्डर में सेव हो जाएगी।
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अगली बार किसी भी तरह के बदलाव को "Save" कीबोर्ड शॉर्टकट के जरिये सेव करें: अगर आप फ्यूचर में कभी अपनी एक्सेल शीट पर एडिट करते हैं, तो Ctrl + S (विंडोज) या ⌘ Command + S (मैक) पर दबाने से, बिना Save As विंडो खोले, आपके द्वारा किए हुए सारे बदलाव सेव हो जाएंगे।
