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아이가 학교생활을 하다 보면 선생님한테 종종 편지를 써야 할 상황이 오기도 한다. 자녀에 대해 설명하는 글부터, 병가를 내거나 결석을 해야 하는 경우, 문제를 논의하는 경우 등 다양한 상황에 따라 편지를 작성해야 할 수 있다. 선생님들도 대부분 이메일을 사용하기 때문에 더 빠르고 쉽게 소통할 수 있긴 하지만, 전통적인 손편지를 통해서 의사를 전달해도 된다. 사려깊 게 이메일 혹은 편지를 작성해서 아이의 선생님과 의사소통의 문을 열어 보자.
단계
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편지를 작성해야 할 시기인지 판단하기. 아이의 선생님에게 연락해야 하는 이유가 간단한 인사글에서부터 심각한 문의를 논의하는 것까지 다양할 수 있다. 다음과 같은 경우일 때 선생님께 편지를 작성해보자:
- 전학 온 나의 아이를 소개하고 싶을 때
- 문제를 논의하고자 할 때
- 아이의 숙제나 학습 능력에 대해 질문하고 싶을 때
- 미팅을 요청하고 싶을 때
- 아이의 장애나 가족 문제 등 특별한 상황에 대해 알리고자 할 때
- 아이가 아프거나 집안일로 인해 병가 혹은 결석을 요청할 때
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초본 작성하기. 수집한 자료를 바탕으로 선생님에게 보낼 이메일 초본을 작성해보자. 문제나 근심거리를 적고 다시 한번 읽어보며 내용을 수정해보자.
- 이메일을 작성할 때 실수로 이메일이 전송되지 않도록 “받는 사람”란을 비워둔다.
- 초본은 최대한 간결하고 명확하게 작성한다. [4] X 출처 검색하기
- 이메일의 어조는 프로페셔널하고 공손하되 친근하게 작성한다. [5] X 출처 검색하기
- 아이의 이름과 함께 간단한 소개를 하고, 왜 편지를 쓰는지 설명한다. 예: “이영희 선생님 안녕하세요. 저는 철수 엄마인 김민지라고 해요. 철수가 수학 수업을 어려워해서 편지를 작성하게 됐어요.”
- 이메일의 본문은 1~3 문단으로 제한해보자. 전달하고 싶은 문제나 걱정거리에 대해 설명한다. 그리고 부모가 어떻게 아이에게 도움을 줄 수 있을지 선생님의 의견을 물어보는 것도 좋다.
- 선생님에 대한 감사말과 앞으로 연락이 용이하도록 나의 연락처를 남기면서 편지를 마무리 짓는다. 예: “철수의 어려움을 이해해주셔서 감사해요. 제 전화번호는 010-1111-2222이에요. 언제든지 저에게 전화주시거나 이메일을 보내주셔도 좋아요. 철수의 문제데 대한 해결책을 찾기 위해 선생님과 함께 협력했으면 좋겠어요. 감사합니다.”
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긍정적인 어조 유지하기. 초본을 작성할 때 최대한 긍정적인 어조로 적어보자. 아이에 대한 일을 논의할 때 속상하거나 언짢은 기분이 들 수 있겠지만, 긍정적이고 주도적인 톤을 유지하면, 선생님과 더 생산성 있는 대화를 이끌어낼 수 있다.
- 선생님을 비난하는 듯한 말은 삼간다.
- 이해, 대화, 협동과 같은 단어를 사용한다.
- ’긍정적인, 주도적인’과 같은 형용사를 사용해보자.
- “철수가 수학 시간에 어려움을 겪고 있음을 이해해요. 철수와 저 모두 문제점을 해결하기 위해 주도적으로 노력하고 싶어요. 어떻게 철수의 학습 능력을 향상시켜야 할지 고민하고 있어요”라고 이야기해보자.
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솔직하게 이야기하기. 아이들은 솔직하게 이야기를 하는 편이기 때문에, 자칫 편지에 거짓 내용을 썼다가 나중에 아이의 발설로 거짓말이 드러날 수 있다. 최대한 진실되게 글을 쓰며, 프로페셔널한 자세도 유지한다.
- 직접적으로 이야기한다. 예: “곧 박물관으로 출장을 앞두고 있는데 철수가 교과 외 내용을 배울 수 있도록 출장에 데려가고 싶어요. 철수가 금요일에 다시 학교로 돌아갈 때까지 마쳐야 하는 숙제가 있다면 알려주세요.”
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다시 한번 검토해보고 이메일 수정하기. 초본을 작성하고 난 후, 다시 한 번 검토하면서 내용과 어조를 수정한다. 필요한 내용을 더하거나 불필요한 내용은 삭제하고, 맞춤법, 구두점, 문법 오류가 있는지 살펴보자. [6] X 출처 검색하기
- 수정된 이메일에 진솔하고 긍정적이며 주도적인 내용을 담은 서론, 본론, 결론이 담겨있는지 확인한다.
- 편지를 크게 읽어보면 실수한 곳, 부정적으로 들리는 비난 조의 글이 있는지 더 명확하게 확인할 수 있다. [7] X 출처 검색하기
- 친구나 배우자, 교육계에 몸을 담고 있는 사람들에게 편지를 보여주어보자. 그리고 혹시 편지의 내용을 강화하기 위한 조언이 있을지 물어보자.
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기분 좋은 인사말과 끝맺음 말 넣기. 초본 검토를 마쳤다면, 인사말과 끝맺음 말을 작성해보자. 선생님이 더 편지를 쉽게 받아들이는데 도움이 되기 때문에 선생님으로부터 건설적인 답변을 얻어낼 수 있다.
- 선생님의 이름을 정확하게 적는다.
- 이전에 선생님을 한 번도 뵌 적이 없다면, 선생님의 이름에 성까지 모두 붙여서 명칭한다.
- 끝맺음도 공손하게 작성한다.
- 나의 이름과 함께 선생님이 연락할 수 있도록 나의 연락처를 함께 기재한다.
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관련된 문서 첨부하기. 이메일의 속성에 따라 문서를 첨부해보자. 선생님이 문제를 더 잘 이해할 수 있도록 참고할만한 자료를 첨부한다.
- 쉽게 열어볼 수 있는 파일 형식으로 전달한다.
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주소 입력하기. 선생님의 이메일 주소를 입력한다. 학교 웹사이트에 나와있는 선생님의 이메일을 찾아 정확하게 입력한다.
- 나의 배우자나 편지 내용과 관련이 있는 다른 선생님을 참조란에 함께 입력한다.
- 이메일이 제대로 전송되었는지 확인하고, 나에게도 이메일이 남을 수 있도록 나의 이메일을 숨은 참조란에 입력하는 것도 좋은 방법이다.
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마지막으로 다시 한번 검토하기. 마지막으로 이메일을 다시 한번 읽어본다. 빠진 내용이나 실수한 곳은 없는지 확인하고 이메일을 전송한다.
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답장 기다리기. 선생님들이 바쁜 일과로 인해 바로 답장을 할 수 없거나, 내가 보낸 이메일 내용을 숙고하느라 바로 답장하기 어려울 수 있다. 선생님이 어느 정도 시간을 가지고 답장할 수 있도록 느긋하게 기다려보자. [8] X 출처 검색하기
- 급하게 답장을 받아야 하는 상황이라면, 어느 날짜 전까지 답장을 받았으면 한다고 작성해보자. [9] X 출처 검색하기
- 1주일이 지나도 답장을 받지 못했다면, 다시 한번 이메일이나 편지를 보내보자.
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손편지를 보내야 할 시기 판단하기. 손편지가 이메일보다 더 정감 있는 소통 방법인 것은 분명하다. 다음과 같은 경우에 손편지를 전달할 것을 고려해보자:
- 감사말을 전하고 싶을 때
- 간결한 소개말과 함께 인사하고 싶을 때
- 수업을 빠져야 하거나 병가를 내야 할 때. [10] X 출처 검색하기
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최대한 깔끔하게 작성하기. 선생님이 쉽게 편지를 읽을 수 있도록 깔끔한 글씨로 작성한다.
- 글씨가 예쁘지 않다면 천천히 작성한다. 더 또박또박 글자를 쓰는데 도움이 된다
- 쉽게 번지는 연필이나 수성펜은 사용하지 않는다. 볼펜을 사용하는 것이 가장 좋다.
- 다른 곳에 먼저 초안을 작성해두고 옮겨보자. 더 세세하게 적고 싶은 내용을 떠올려보는데 도움이 된다.
- 컴퓨터에 내용을 작성해서 인쇄한 후 손으로 서명하는 방법도 있다.
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내용 작성하기. 손편지를 쓰고자 한다면, 이메일을 작성했던 것과 같은 비슷한 내용과 어조로 편지를 작성한다. 하지만 감사말을 전하는 가벼운 내용이라면 여러 번 초안을 작성할 필요는 없다.
- 깨끗하고 주름지지 않은 종이, 편지지에 적어보자.
- 종이 상단에 날짜를 적는다.
- 그리고 날짜 밑에 예를 들어 “이영희 선생님께”라고 인사말을 적는다.
- 이메일과 동일한 방법으로 내용을 작성한다. 최대한 간결하고 명확하게 적도록 하자. 예: “영희 선생님께. 저는 철수 엄마인 김민지입니다. 수학 시간에 철수를 도와주셔서 감사하다는 말씀을 드리고 싶어요. 철수가 수학 시간에 무척 힘들어했는데, 방과 후 철수에게 더 자세히 문제를 설명해주고 도와주셔서 정말 감사합니다. 제가 도와드릴만한 것이 있다면, 꼭 알려주세요. 철수 엄마 김민지 드림.”
- 마지막에 서명을 하고 이름을 다시 정자로 적는다.
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내용 검토하기. 편지를 보내기 전에 내용을 검토한다. 실수가 없는지, 빠뜨린 내용은 없는지 확인하고, 혹시 번졌거나 글씨가 잘 구분되지 않는 곳이 없는지도 살펴보자.
- 크게 실수한 부분이 있다면 편지를 다시 작성한다.
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편지 전달하기. 손편지를 아이의 선생님께 전달할 때 고려할 수 있는 방법들이 있다. 편지의 내용이 의례적이거나 특정한 일자까지 도착해야 한다면, 다음 방법들을 고려해보자:
- 우편으로 전달하기. 선생님의 이름과 학교의 주소를 제대로 기입한다.
- 직접 전달하기. 학교 교무실의 선생님 자리에 놓아두거나, 다른 선생님께 대신 전달해줄 것을 부탁해보자.
- 아이 편으로 전달하기. 등교하는 아이 편에 전달한다. 다만 아이가 편지 전달을 잊어버릴 수 있다는 사실을 감안하고, 아이가 잘 볼 수 있는 곳에 편지를 넣는다.
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팁
- 장애나 행동 문제 등 심각한 문제를 다루는 편지라면, 한 장의 사본을 남겨둔다.
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출처
- ↑ http://www.parentcenterhub.org/wp-content/uploads/repo_items/pa9.pdf
- ↑ http://www.parentcenterhub.org/wp-content/uploads/repo_items/pa9.pdf
- ↑ http://www.parentcenterhub.org/wp-content/uploads/repo_items/pa9.pdf
- ↑ http://www.letterwritingguide.com/businessletter.htm
- ↑ http://www.letterwritingguide.com/businessletter.htm
- ↑ http://www.parentcenterhub.org/repository/letterwriting/
- ↑ http://www.parentcenterhub.org/repository/letterwriting/
- ↑ http://www.parentcenterhub.org/wp-content/uploads/repo_items/pa9.pdf
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