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De nombreux parents doivent contacter le professeur de leur enfant au moins une fois durant leur scolarité. Il existe différentes raisons pouvant vous pousser à écrire à un professeur, y compris justifier l'absence de votre enfant en raison d'une maladie ou prendre rendez-vous pour traiter d'un problème [1] X Source de recherche . De nombreux professeurs utilisent les messageries en ligne, qui vous permettront d'entrer en contact plus facilement et plus rapidement, mais vous pouvez également lui écrire une lettre ou lui laisser une note écrite. En connaissant les règles implicites pour rédiger une lettre ou un courriel au professeur de votre enfant, vous pourrez établir une communication ouverte et efficace.
Étapes
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Sachez quand écrire. De nombreuses situations peuvent justifier le fait d'écrire au professeur de votre enfant. Il peut s'agir d'une simple introduction ou d'un moyen de traiter d'un problème plus sérieux. Les cas suivants justifient le fait d'entrer en contact avec un enseignant.
- Vous présenter après l'arrivée de votre enfant dans une nouvelle école.
- Discuter d'un problème.
- Poser des questions sur un devoir ou les performances de votre enfant en classe.
- Demander un rendez-vous.
- Informer le professeur d'une circonstance spécifique comme un handicap ou un problème familial.
- Excuser votre enfant en raison d'une maladie ou d'un rendez-vous extrascolaire [2] X Source de recherche .
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Regroupez les informations nécessaires. Collectez les informations dont vous aurez besoin pour rédiger votre message à l'enseignant de votre enfant [3] X Source de recherche . Cela vous permettra d'inclure tous les éléments nécessaires dans votre courrier et éviter une correspondance trop longue, mais aussi montrer votre respect et prouver que vous prenez cette situation au sérieux [4] X Source de recherche .
- Demandez à votre enfant le nom de son professeur ou faites des recherches sur le site Internet de son école.
- Gardez une copie des documents nécessaires. Par exemple, si votre enfant souffre d'un handicap, vous pouvez inclure une copie de son livret médical et les formulaires administratifs dont l'enseignant peut avoir besoin dans ce cas précis [5] X Source de recherche .
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Écrivez une première version de votre courrier. Utilisez les informations que vous avez collectées pour écrire le premier brouillon de votre courrier. Cela vous permettra de vous exprimer le plus clairement possible, de relire ce que vous venez d'écrire et d'apporter les changements nécessaires [6] X Source de recherche .
- Évitez d'inscrire l'adresse de l'enseignant dans la possibilité où vous enverriez par mégarde ce brouillon.
- Votre brouillon doit être le plus concis et court possible [7] X Source de recherche .
- Le ton que vous utilisez doit être personnel, poli et professionnel [8] X Source de recherche .
- Pensez à inclure une introduction brève avec votre nom et celui de votre enfant ainsi que l'objet de votre courrier. Vous pouvez par exemple écrire « Chère Mme Durant, mon nom est Julie Marcel et je suis la mère de Marie Marcel. Je vous écrie, car elle rencontre des difficultés en mathématiques ».
- Le corps de votre courriel ne doit pas dépasser 3 paragraphes. Évoquez les questions ou problèmes que dont vous souhaitez discuter avec l'enseignant. Vous pouvez également lui demander comment vous pouvez l'aider ainsi que votre enfant de manière constructive.
- Finissez votre courrier en remerciant l'enseignant pour son temps et en lui communiquant votre téléphone et votre adresse afin qu'il puisse vous répondre. Vous pouvez par exemple lui écrire « Merci pour l'attention que vous apportez aux difficultés que rencontre ma fille. Vous pouvez me contacter par téléphone ou courriel à ce numéro XX et à cette adresse XX. Dans l'attente de vous lire et de trouver ensemble une solution au problème de Marie ».
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Utilisez un ton positif. Lorsque vous écrirez le premier brouillon de votre courrier, faites en sorte que le ton que vous utilisez soit positif. Il est naturel de perdre son calme, en particulier lorsqu'il s'agit de votre enfant. Mais en gardant une approche positive et proactive, vous pourrez engager un dialogue plus productif avec son enseignant.
- Évitez de vous montrer accusateur lorsque vous écrirez à son professeur.
- Utilisez des verbes comme comprendre, collaborer ou parler.
- Utilisez des adjectifs comme positif ou proactif .
- Combinez des mots et des phrases comme « Marie m'a partagé les difficultés qu'elle rencontre dans son cours de mathématiques. Nous aimerions adopter une attitude proactive afin de remédier à cela et nous demandions comment travailler avec vous afin d'améliorer ses notes ».
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Soyez honnête. Les enfants sont souvent honnêtes et mentir dans votre courrier risque de vous exposer à une contradiction par votre enfant. Soyez aussi honnête que possible dans votre lettre tout en maintenant un ton professionnel.
- Montrez-vous direct. Par exemple, « Mon travail organise la visite d'un musée la semaine prochaine et j'aimerai en faire profiter mon enfant. Pourriez-vous m'indiquer les devoirs que devra faire mon fils afin de rattraper son retard lorsqu'il reviendra vendredi ? »
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Finalisez votre courrier. Une fois que vous aurez fini le brouillon de votre courrier, donnez-vous le temps de réfléchir au ton que vous avez utilisé et à son contenu. Après cela, opérez les changements nécessaires. Cela vous permettra d'ajouter ou de retirer certaines phrases, mais aussi de corriger les fautes d'orthographe, de ponctuation ou de grammaire [9] X Source de recherche .
- Vérifiez que votre courrier ait une introduction, un développement et une conclusion qui soient honnêtes et positifs, mais aussi proactifs.
- Lisez la lettre à voix haute, ce qui vous permettra de noter les éventuelles erreurs ou les phrases qui pourraient paraitre trop accusatrices ou négatives [10] X Source de recherche .
- Envisagez de demander à un ami, votre conjoint ou un autre professeur de relire votre lettre. Cette personne pourra vous faire des suggestions qui vous permettront de rédiger une lettre plus efficace et positive [11] X Source de recherche .
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Soignez les formules de salutation. Une fois que vous aurez édité votre premier jet, écrivez des salutations appropriées dans l'introduction et la conclusion de votre courrier. Cela vous permettra de mettre l'enseignant dans de meilleures dispositions à la lecture de votre courrier et recevoir une réponse plus productive.
- Adressez-vous à l'enseignant comme le ferait votre enfant. Écrivez par exemple « Chère Mme Durant », suivi d'une virgule. Si vous n'êtes pas sûr si sa professeure est mariée ou non, utilisez « Mme » plutôt que « Mlle ».
- Évitez d'utiliser le prénom de l'enseignant excepté si vous l'avez déjà rencontré ou si elle vous a déjà proposé de l'appeler par son prénom et non son nom de famille.
- Finissez votre courrier par « Sincèrement » suivi d'une virgule. Vous pouvez également finir votre courrier par « Dans l'attente de vous lire », suivi de « Sincèrement » afin de lui signifier que vous attendez une réponse.
- N'oubliez pas d'indiquer votre nom et la façon dont l'enseignant peut vous contacter.
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Attachez les documents pertinents. En fonction de la nature de votre courrier, n'oubliez pas de joindre les documents nécessaires permettant de clarifier votre situation. Cela permettra à l'enseignant de mieux comprendre le cas de votre enfant et les problèmes qu'il rencontre.
- Assurez-vous que les documents joints soient dans un format lisible par votre interlocuteur.
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Inscrivez l'adresse. Vous devez renseigner l'adresse de l'enseignant de votre enfant avant d'envoyer votre courrier. Vérifiez sur le site Internet de son école que vous avez utilisé la bonne orthographe et le format corrects.
- N'oubliez pas de copier les parties intéressées comme votre conjoint ou un autre professeur concerné.
- Vous pouvez également inscrire votre adresse en copie cachée afin de garder une trace de votre courrier et vous assurer qu'il a bien été envoyé.
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Relisez votre courrier. Relisez votre courrier une dernière fois avant de l'envoyer. Cela vous permettra de minimiser le risque d'oublier un élément important ou une faute d'orthographe.
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Donnez-lui le temps de répondre. Les professeurs sont souvent très occupés et peuvent donc prendre du temps et ne pas répondre immédiatement à votre message. Donnez-lui le temps de vous répondre avant de lui renvoyer un nouveau message [12] X Source de recherche .
- Spécifiez une date si vous avez besoin de recevoir rapidement une réponse à votre courrier [13] X Source de recherche .
- Renvoyez un courriel ou une lettre si vous n'avez toujours pas reçu de réponse après une semaine.
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Sachez quand écrire une lettre manuscrite. Les lettres écrites à la main sont une forme de correspondance plus personnelle que le courriel. Il existe certaines situations dans lesquelles vous souhaiterez écrire une lettre manuscrite à l'enseignant de votre enfant.
- Une lettre de remerciement.
- Une lettre de présentation.
- Une justification d'absence pour maladie [14] X Source de recherche .
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Écrivez aussi proprement que possible. Assurez-vous que le professeur puisse lire votre courrier. Votre écriture doit donc être soignée lorsque vous rédigerez votre lettre.
- Écrivez doucement si votre écriture n'est généralement pas très soignée. Cela vous permettra d'écrire plus clairement.
- Évitez les stylos à encre ou à plume qui peuvent faire des pâtés. Un stylo à bille sera généralement votre meilleure option.
- Commencez par écrire un premier brouillon avant de rédiger votre lettre finale à la main. Cela vous permettra de vous concentrer sur les détails et sur ce que vous souhaitez communiquer à l'enseignant.
- Vous pouvez taper votre lettre à l'ordinateur, l'imprimer puis la signer à la main si vous préférez.
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Rédigez votre lettre. Si vous préférez écrire votre courrier à la main, vous pouvez suivre le même procédé que pour un courriel. Cependant, si la situation est moins sérieuse, comme pour une simple lettre de remerciement, vous n'aurez pas nécessairement à écrire plusieurs brouillons.
- Utilisez du papier à entête si vous en avez. Dans le cas contraire, prenez une feuille de papier blanche propre et lisse.
- Écrivez la date tout en haut de votre lettre.
- Inscrivez votre formule de salutation sous la date. Par exemple, « Chère Mme Durant » suivi d'une virgule.
- Utilisez les mêmes éléments que pour un courriel. Votre lettre doit être aussi brève et concise que possible. Par exemple, « Chère Mme Durant, mon nom est Julie Marcel et je suis la mère de Marie Marcel. Je souhaiterai vous remercier pour votre aide en mathématiques. Marie rencontrait des difficultés avec cette classe et j'apprécie sincèrement que vous ayez pris le temps de lui expliquer votre cours plus en détail. Si je peux vous retourner votre aide de quelques manières que ce soit, n'hésitez pas à m'en faire part. Sincèrement, Julie Marcel. »
- Signez à la main et ajoutez en dessous une inscription de votre nom tapé à l'ordinateur si nécessaire.
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Relisez votre lettre. Avant de l'envoyer, vous devez vous assurer n'avoir oublié aucune erreur, aucun élément important ou que votre écriture soit bien lisible et claire.
- Réécrivez votre lettre en cas d'erreurs ou de ratures trop importantes.
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Envoyez votre lettre. Il existe différentes façons de faire parvenir une note écrite à l'enseignant de votre enfant. En fonction de la formalité de votre note ou si vous souhaitez vous assurer qu'elle soit reçue avant une certaine date, vous pouvez l'envoyer de différentes manières.
- Par courrier. Assurez-vous de bien avoir écrit le nom de l'enseignant sur l'enveloppe, puis d'indiquer le nom de l'école de votre enfant.
- En personne. Vous pouvez apporter la lettre directement au bureau des professeurs de l'école de votre enfant afin qu'elle soit donnée au professeur en main propre.
- En passant par votre enfant. Vous pouvez également envoyer la note à son professeur en la confiant à votre enfant. Assurez-vous qu'elle n'oublie pas de la donner à son enseignant. Vous pouvez l'épingler à son manteau afin que son professeur la voie directement.
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Conseils
- Gardez une copie de vos lettres si le sujet évoqué est sérieux comme un handicap ou un problème de comportement.
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Références
- ↑ http://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/tta-system/teaching/Disabilities/families-too/Parenting/disabl_art_00010_081005.html
- ↑ http://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/tta-system/teaching/Disabilities/families-too/Parenting/disabl_art_00010_081005.html
- ↑ http://www.parentcenterhub.org/wp-content/uploads/repo_items/pa9.pdf
- ↑ http://www.parentcenterhub.org/wp-content/uploads/repo_items/pa9.pdf
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- ↑ http://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/tta-system/teaching/Disabilities/families-too/Parenting/disabl_art_00010_081005.html
- ↑ http://www.letterwritingguide.com/businessletter.htm
- ↑ http://www.letterwritingguide.com/businessletter.htm
- ↑ http://www.parentcenterhub.org/repository/letterwriting/
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- ↑ http://www.parentcenterhub.org/wp-content/uploads/repo_items/pa9.pdf
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- ↑ http://emilypost.com/advice/writing-personal-letters/
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