Загрузить PDF
Загрузить PDF
Набор инструкций должен помочь читателю выполнить задачу быстро, эффективно и успешно. Важно предусмотреть каждую деталь. Пропуски или ошибки могут расстроить читателя. Используйте наши рекомендации, чтобы написать набор инструкций.
Шаги
-
Изучите свою целевую аудиторию. Это первое, что нужно сделать при написании инструкции. Для кого вы пишете? Эти люди эксперты или новички? Знание аудитории помогает вам правильно подбирать слова, использовать необходимую степень детализации и методику структурирования информации. [1] X Источник информации
- Например, если вы объясняете как испечь торт профессиональному шеф-повару, то вам нет необходимости объяснять как перемешивать ингредиенты, почему важно довести яйца до комнатной температуры или разницу между обычной и блинной мукой. Если же вы объясняете это тем, кто не умеет готовить, наличие этих определений и пояснений может повлиять на вкус готового торта.
- Лучше проявите излишнюю осторожность и не относитесь к аудитории как к экспертам. Тогда ваши инструкции будут понятными и их легко будет соблюдать.
-
Укажите все необходимые инструменты. Прежде чем начать, вы должны четко перечислить, что требуется для успешного выполнения инструкции. Это может быть список ингредиентов или необходимого инвентаря.
-
Выполните задачу. Лучший способ написать полезную инструкцию – самому проделать процесс выполнения задачи. Таким образом вы запишете все подробности. Если вы будете восстанавливать процесс по памяти, вы можете не вспомнить все детали. Затем найдите того, кто выполнит задачу по вашим записям. Пусть они прокомментируют любые странные или непонятные действия, упомянутые в тексте.
- Будьте внимательны и не упустите ничего. Если вы пропустите важные шаги, то читатель не сможет выполнить задание. Также убедитесь, что все действия указаны в правильном порядке.
- Например, если вы говорите «Перемешайте ингредиенты миксером. Поместите в духовку, разогретую до температуры 350 градусов», читатель может подумать, что вы помещаете миску для смешивания в духовку.
Реклама
-
Будьте проще. Эффективная инструкция проста. Не используйте длинные, сложно структурированные пункты. Вместо этого пользуйтесь короткими ясными предложениями, маркированными списками и иллюстрациями. [2] X Источник информации
-
Используйте слова, обозначающие действия. Инструкции должны быть наполнены словами-действиями и описаниями. Начните с глаголов действия. [3] X Источник информации При этом читатель получает четкий призыв к действию. [4] X Источник информации Каждый этап должен звучать как команда, используйте повелительное наклонение. [5] X Источник информации
- В определениях или объяснениях старайтесь использовать краткие конструкции.
- Например, скажите «Добавьте два яйца» вместо «В тесто для торта следует добавить два яйца».
-
Добавляйте только необходимую информацию. Когда добавляете дополнительную информацию, убедитесь, что используете только необходимое. Спросите себя: «Нужно ли читателю знать это определение, чтобы понимать инструкцию?» или «Нужен ли читателю этот совет для успешного выполнения инструкции?»
- Воздержитесь от добавления ненужной информации. Ненужные определения, этапы или сведения могут запутать ваших читателей, усложнить выполнение инструкции.
-
Используйте обращения. Текст инструкции следует составлять как разговор с читателем. Для этого используйте слово «вы». С ним вы лично проведете читателя через все пункты.
-
Будьте конкретны. Инструкция должна быть предельно конкретной. Пишите только о том, что необходимо знать. Указывайте, в какую сторону поворачивать ключ, сколько ног используется при ходьбе или как должен выглядеть готовый торт.
- Приводите точные величины. Если кому-то нужно отрезать 7,8 см от доски, так и говорите.
- Например, при составлении кулинарного рецепта не ждите до четвертого этапа, чтобы сказать: «Перед тем как смешивать ингредиенты, просейте муку и нагрейте яйца до комнатной температуры.»
-
Располагайте действия последовательно и используйте наречия времени. Это поможет соединять этапы между собой, а также ваши мысли будут выглядеть более связно. Инструкции вообще состоят из последовательных действий и вводных слов. Это помогает читателю шаг за шагом понимать инструкцию.
- Некоторые вводные слова: во-первых, далее, затем, наконец, после, прежде.
Реклама
-
Напишите вводную часть. Прежде чем приступить к подробным инструкциям, необходимо кратко ввести читателя в курс дела. Во введении объясняется, что читатель сможет сделать после прочтения инструкции. В нем также содержится обзор всех действий. Оно должно быть кратким и доходчивым. [6] X Источник информации
- Заявите цели инструкции, кому она предназначена и в какой ситуации.
- Можно уточнить, для чего инструкция не подходит.
- Также во введении можно добавить какие-то общие сведения о предмете.
- Во введении содержатся предупреждения или информация, которая необходима читателю до начала работы с самой инструкцией. Но помните, что большинство людей пропустит введение, так что не стоит писать здесь о чем-то важном, что больше не встретится в тексте. [7] X Источник информации
- Например, «Эти инструкции предоставляют информацию о том, как испечь шоколадный торт. Первый раздел объясняет, как совместить влажные и сухие ингредиенты, а вторая секция объясняет, как испечь торт должным образом».
- Поместите этапы в правильной последовательности. Инструкции должны идти в определенном порядке. Все действия должны логически вытекать одно из другого. Прежде чем упомянуть второй этап, полностью расскажите о первом. Порядок имеет ключевое значение в написании инструкций. [8] X Источник информации
- Если порядок действий не особо важен, начните с самого главного.
-
Расположите свои инструкции в порядке необходимости. Инструкции составлены из последовательных взаимосвязанных действий. Перед тем как сесть за написание инструкции, вы должны решить, какие шаги являются необходимыми. То есть вам нужно выбрать то, без чего нельзя начать выполнение поставленной задачи.
- Например, если вы печете торт, вам потребуется нагреть духовку, смешать ингредиенты и сделать глазурь, иначе его приготовить не получится. [9] X Источник информации
-
Разбейте инструкцию на отдельные задачи. В большинстве инструкций для успешного завершения всего процесса необходимо выполнить несколько задач. Организация инструкции в форме отдельных пунктов для каждого этапа поможет легко читать и понимать ее. [10] X Источник информации
- Например, при ремонте автомобиля есть много условий, которые необходимо выполнить, прежде чем добраться до двигателя. Нужно поставить машину на домкрат, удалить несколько деталей автомобиля или снять кожух. Каждая из этих задач требует отдельного набора инструкций. Каждую задачу лучше разбить на несколько частей с подробными инструкциями к каждой.
- Эти части, как и этапы, выполняются последовательно. Нельзя снять кожух двигателя, не поставив предварительно автомобиль на домкрат или не сняв детали, которые его загораживают. Действия нужно перечислять в том порядке, в каком должно наступать время их выполнения.
- В каждой пункте должно быть около 10 шагов. Если количество шагов увеличивается, найдите другую задачу или часть, чтобы разделить процедуру на нужное количество шагов. [11] X Источник информации
- Это помогает отслеживать прогресс. Так человек всегда знает, когда успешно выполняет часть инструкции. Кроме того, если была допущена ошибка, можно вернуться и исправить ее, при этому нет необходимости переделывать все полностью.
-
Четко маркируйте каждую задачу. Для того, чтобы помочь читателю понять инструкцию, отмечайте каждый ее раздел понятными словами. Заголовок задачи должен включать в себя то, чему посвящена конкретная задача или ее часть. Читатель должен понять задачу, которую будет выполнять, прежде чем приступит к ней. [12] X Источник информации
-
Помещайте каждый этап в одно предложение. Эти предложения должны быть короткими; каждое предложение должно включать только один этап. Это гарантирует, что вы разобьёте задачу на отдельные действия, вместо того, чтобы разбивать на несколько действий каждый этап.
- Если этап включает в себя смежное действие, которое должно быть завершено в нем же, последовательно объясните действие в том же предложении. Например, «Перед заливкой торта в форму покройте поверхность кастрюли жидкостью от пригорания» или «Покройте поверхность кастрюли жидкостью от пригорания. Затем залейте торт в форму.»
-
Предоставьте возможность отслеживать успех выполнения этапов. Важной особенностью полезной инструкции является помощь читателю в отслеживании их выполнения. Это может выглядеть так: «Когда вы ___________, вы увидите _________».
- Например, «Когда торт будет сделан, воткните по центру зубочистку. Если зубочистка окажется чистой, значит, торт готов».
-
Укажите, по возможности, какие-нибудь альтернативы. Иногда то же самое можно сделать несколькими способами. Убедитесь, что объяснили все возможные способы, которыми действие может быть выполнено.
- Если в определённой ситуации существует возможность выполнить какой-то этап лучше, уточните это.
- Если есть возможность сделать выполнение этапа легче, дешевле или более эффективно, обязательно расскажите об этом. [13] X Источник информации
-
При необходимости используйте подэтапы. Некоторые действия, возможно, понадобится разбить на маленькие шаги. Эти шаги следует использовать только, если они слишком малы, чтобы считать их самостоятельным пунктом инструкции. Маленькие шаги помогут разбить большой этап на отдельные части или выделить последовательность действий. [14] X Источник информации
- Добавьте дополнительную информацию в маленькие шаги. Это могут быть дополнительные сведения о большом этапе, например, как что-то выглядит до и после или почему целый этап так важен. [15] X Источник информации
-
Поместите предупреждения и условия в начале. Если есть вещи, которые читатель должен знать, сделать или понять, прежде чем начать выполнение задачи, убедитесь, что вы начали описание этапа именно с этих вещей. [16] X Источник информации
-
Прогнозируйте проблемы. Подумайте о местах, где ваши читатели могут столкнуться с трудностями. Затем предложите рекомендации по устранению неполадок. Можно также привести примеры того, что может пойти не так, если читатель ошибется на текущем этапе.
- Этот этап особенно важен. Если вы сами работали по своей инструкции, то уже будете знать, где есть вероятность столкнуться с проблемами. Вот почему необходимо самостоятельно выполнить на практике процесс, который вы описываете.
-
Завершите инструкцию. Это очень важно. Некоторые инструкции еще не являются полными, даже если последний гвоздь забит или торт выходит из печи. Подумайте о том, что ещё нужно сделать. Если вам есть, что подумать над вопросом «Что дальше?», значит, всё ещё есть этапы, которые нужно добавить. [17] X Источник информацииРеклама
-
Форматирование инструкции. При написании инструкции убедитесь, что она сконструирована чётко и понятно. Качественное форматирование помогает читателю понять, как читать инструкцию и не запутаться.
- Используйте заголовки для обозначения каждой отдельной части инструкции.
- Используйте числа для нумерации этапов.
- Используйте маркеры, чтобы перечислить альтернативные действия, дополнительные сведения или что-нибудь ещё внутри этапов.
- Визуально разделяйте этапы. Оставляйте место между этапами, чтобы показать границу.
-
Выберите эффектный заголовок. Заголовок к инструкции должен чётко сообщать, о чем в ней рассказывается.
- Например, «Инструкция по приготовлению шоколадного торта без яиц» звучит намного более конкретно, чем «Шоколадный торт».
-
Используйте графики или диаграммы, если это необходимо. Некоторые инструкции нуждаются в диаграммах, рисунках, статистике или других изобразительных средствах. Дополняйте ими инструкции. Изображение должно повторять информацию, данную в тексте, но никак не давать новые сведения. Изображения являются лишь вспомогательным материалом к инструкции.
- Убедитесь, что изображение находится рядом с конкретной частью текста. Оно может быть расположено выше, ниже или рядом с этапом, к которому относится.
Реклама
Источники
- ↑ http://jerz.setonhill.edu/writing/technical-writing/instructions-how-to-write-for-busy-grouchy-people/
- ↑ http://eduscapes.com/tap/topic50.htm
- ↑ http://www.techscribe.co.uk/ta/how-to-write-instructions.htm
- ↑ http://eduscapes.com/tap/topic50.htm
- ↑ http://jerz.setonhill.edu/writing/technical-writing/instructions-how-to-write-for-busy-grouchy-people/
- ↑ http://jerz.setonhill.edu/writing/technical-writing/instructions-how-to-write-for-busy-grouchy-people/
- ↑ http://jerz.setonhill.edu/writing/technical-writing/instructions-how-to-write-for-busy-grouchy-people/
- ↑ http://www.techscribe.co.uk/ta/how-to-write-instructions.htm
- ↑ http://www.dozuki.com/Tech_Writing/chapter/A
- ↑ https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/instrux.html
- ↑ http://www.techscribe.co.uk/ta/how-to-write-instructions.htm
- ↑ http://www.techscribe.co.uk/ta/how-to-write-instructions.htm
- ↑ https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/instrux.html
- ↑ https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/instrux.html
- ↑ https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/instrux.html
- ↑ http://www.techscribe.co.uk/ta/how-to-write-instructions.htm
- ↑ http://www.techscribe.co.uk/ta/how-to-write-instructions.htm
Об этой статье
Эту страницу просматривали 15 321 раз.
Реклама
