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Für Software, Computer, Spiele und Geräte sind Gebrauchsanweisungen notwendig, Anleitungen, die erklären, wie man das Produkt verwendet (und was man damit nicht machen darf). Eine Gebrauchsanweisung ist ein formelles Schiftstück mit einer bestimmten Struktur und sollte von jemandem verfasst werden, der mit dem Produkt sehr vertraut ist, zum Beispiel ein technischer Redakteur oder Produktdesigner. Um eine wirkungsvolle Gebrauchsanweisung zu schreiben, muss man wissen, wer das Produkt verwenden wird und es dann mit diesen Nutzern im Hinterkopf schreiben. Mache deine Schreibweise klar, präzise und ordne die Informationen schlicht an, um ein problemfreies Nutzererlebnis zu gewährleisten.
Vorgehensweise
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Führe eine Zielgruppenanalyse durch. Die Gebrauchsanweisung sollte für die Zielgruppe geschrieben sein – jene, die das Produkt oder die Dienstleistung kaufen und die Gebrauchsanweisung lesen werden. Durch eine Zielgruppenanalyse erfährst du, was deine Hauptzielgruppe sein wird und kannst deine Schreibweise davon anleiten lassen.
- Sprich mit Leuten, die das Gerät verwenden. Biete Testbenutzern unter kontrollierten Bedingungen Prototypen des Gerätes und einen Entwurf der Gebrauchsanweisung an. Hole Feedback von diesen Testbenutzern ein zu Punkten, die in der Benutzungsanleitung nicht klar ersichtlich oder verwirrend sind und nimm basierend auf diesem Feedback Änderungen an der Gebrauchsanweisung vor.
- Man kann nie das gesamte Publikum zufriedenstellen; schreibe die Anleitung so, dass sie zur Zielgruppe oder dem größten Teil der Zielgruppe passt.
- Denke über das Alter, die Gesundheit (Krankheiten, Lernbeeinträchtigungen oder Behinderungen) und den Bildungsstand der Zielgruppe nach, um die beste Herangehensweise an das Verfassen der Gebrauchsanweisung zu bestimmen.
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Arbeite bei der Gestaltung der Gebrauchsanweisung mit anderen zusammen. Wenn du zu der Arbeitsgruppe gehört hast, die das Gerät oder Produkt entwickelt hat, könnte es dir schwer fallen, das Produkt objektiv zu betrachten und seine Funktionsweise zu erklären. Daher solltest du den Ratschlag eines Autors (am besten eines mit Erfahrung im Verfassen von Anleitungen) und eines Grafikdesigners einholen, um deine Gebrauchsanweisung zu entwerfen. Du kannst diese Personen über ein eigenes Beratungsunternehmen finden oder in deinem Unternehmen oder der Organisation.
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Führe eine Aufgabenanalyse durch. Als Aufgabenanalyse bezeichnet man das Feststellen und Anordnen der erforderlichen Schritte zur Nutzung des Geräts. Bei einer umfassenden Aufgabenanalyse werden die Materialien und die Ausrüstung (wie Batterien, Medikamente oder andere durch den Nutzer bereitgestellte Produkte) ermittelt, die für jeden Schritt notwendig sind, sowie die Handlungen, Fehler und Ratschläge zur Fehlerdiagnose, die zu jedem Schritt gehören könnten.
- Wenn du ein Produkt hast, das viele verschiedene Aufgaben oder Unteraufgaben ausführen kann, musst du eine Aufgabenanalyse für jede einzelne Aufgabe durchführen. Bei einem Auto kann man zum Beispiel hupen, sich anschnallen und die Scheinwerfer an- und ausschalten. Erstelle je nach Bedarf eine Aufgabenanalyse für jede dieser Tätigkeiten.
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Vergewissere dich, dass das Produkt den Sicherheitsanforderungen bezüglich der Beschriftung und Marktzulassung entspricht. Solche Sicherheitsanforderungen stellen sicher, dass Produkte mit der Benutzersicherheit im Sinn produziert werden und dass das Risiko des Nutzers gegenüber gefährlichen Umständen wie Strahlung und Stromschlägen verringert wird. Werbungen müssen deutlich aufzeigen, was der Zweck und die grundlegenden Richtlinien bei der Anwendung des Produktes sind und du solltest dich beim Verfassen der Gebrauchsanleitung auf diese Quellen beziehen.
- Damit die Gebrauchsanleitung eines Produktes wirkungsvoll ist, muss sie in Übereinstimmung mit den Etiketten verfasst werden, die direkt auf dem Produkt angebracht sind.
- Stelle sicher, dass das Gerät rechtlich für den Vertrieb zugelassen ist, bevor du die Gebrauchsanleitung schreibst.
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Wähle ein Layout für die Anleitung. Es gibt einige wesentliche Arten, wie man eine Anleitung geschickt gestalten kann. Du solltest an den Anfang jedes Abschnittes eine fett gedruckte Überschrift setzen. Zum Beispiel könnten „Das Gerät einrichten“, „Das Gerät bedienen“ und „Fehlerbehandlung“ fett gedruckte Überschriften einzelner Abschnitte sein.
- Eine weitere Methode, die Anleitung geschickt zu gestalten, ist zwei Spalten einzurichten, eine auf der rechten Seite mit Text und eine andere auf der linken Seite, die nur Stichpunkte, Zahlen oder kleine Symbole wie Warnzeichen oder rote Ausrufezeichen enthält. [1] X Forschungsquelle
- Deine Anleitung könnte größtenteils aus Bildern mit etwas Text unter jedem Bild bestehen, die das Gerät erklären oder sie könnte überwiegend aus Text mit nur wenigen begleitenden Abbildungen bestehen. Du könntest auch ein Ablaufdiagramm einsetzen, um dem Nutzer Anweisungen zu geben. Denke über das Produkt nach und wie jede dieser Methoden beim Verfassen der Gebrauchsanleitung von Nutzen sein könnte. Meide es jedoch, unterschiedliche Layouts innerhalb einer Anleitung zu mischen. Entscheide dich für eines und bleibe dabei.
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Gestalte die Anleitung auf logische Weise. Die Gebrauchsanleitung sollte auf eine Weise voranschreiten, die der Verbraucher am nützlichsten finden wird. Teile die Anleitung in Kapitel oder Abschnitte auf, die für die Nutzung des Produktes Sinn ergeben und nimm ein Inhaltsverzeichnis im vorderen Teil der Anleitung auf, damit man jeden Abschnitt schnell finden kann.
- Ein Inhaltsverzeichnis ist besonders bei längeren Gebrauchsanleitungen notwendig.
- Ein Glossar oder Index wird gebraucht, wenn es viele Begriffe gibt, die erklärt werden müssen und mit denen deine Zielgruppe vermutlich nicht vertraut ist. Glossare sind jedoch nicht empfehlenswert; am besten ist es, verwirrende Begriffe im Anleitungstext selber zu erklären. Wenn du dich entscheidest, ein Glossar aufzunehmen, ordne es vorne in die Anleitung ein, direkt nach dem Inhaltsverzeichnis.
- Ein Tabellen- oder Abbildungsverzeichnis ist nur dann notwendig, wenn es eine gewisse Anzahl an Tabellen oder Abbildungen in der Anleitung gibt.
- Ein Anhang ist notwendig für Dinge, die erklärt werden sollten, aber nicht an einer anderen Stelle in der Anleitung erklärt werden können, weil es den Lesefluss und die Fokussierung behindern würde.
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Nimm notwendige Warnungen auf. Allgemeine Warnungen oder warnende Angaben sollten Informationen über die möglichen Gefahren liefern, die eine unsachgemäße Verwendung des Produktes zur Folge haben könnte, wie Tod oder ernsthafte Verletzungen. Diese Warnungen sollten ganz vorne in die Anleitung gesetzt werden, nach dem Deckblatt, damit der Nutzer sie als Erstes sieht. Einzelne Warnungen sollten auch in den Text der Bedienungsanleitung, direkt bevor oder nachdem der gefährliche Schritt beschrieben wird, aufgenommen werden.
- Eine allgemeine Warnung für ein Elektrogerät könnte zum Beispiel sein, seine Nutzung im Regen zu meiden.
- Eine konkrete Anweisung könnte sein, dafür zu sorgen, dass sowohl die Hände, als auch das Gerät trocken sind, bevor man es in die Steckdose steckt.
- Setze Grafiken (wie einen Totenkopf mit gekreuzten Knochen) oder anders gefärbten Text (wie rote Schrift) ein, um die Warnung von dem Rest der Anweisungen in der Gebrauchsanleitung abzuheben und die Aufmerksamkeit des Lesers darauf zu lenken.
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Beschreibe das Gerät. Deine Beschreibung sollte sowohl schriftliche Erklärungen zum Verwendungszweck des Gerätes beinhalten, als auch eine kleine Abbildung, wie das Gerät aussieht. In der Abbildung sollten alle Schalter, Drehknöpfe und Aufsätze beschriftet und gekennzeichnet sein, die zu dem Gerät gehören.
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Nimm Installationsanweisungen auf. Der Abschnitt zum Einrichten der Gerätes sollte grundlegende Informationen dazu enthalten, wie man das Produkt oder Gerät vorbereitet und verwendet. Wenn das Gerät nicht von einem privaten Nutzer aufgebaut oder eingerichtet werden kann, erkläre diese Tatsache in fettgedruckter Schrift oben in dem Abschnitt zur Einrichtung. Du solltest außerdem aufnehmen:
- Eine Liste der Bauteile
- Hinweise zum Entpacken
- Warnungen in Bezug auf die Einrichtung
- Folgen einer unsachgemäßen Einrichtung
- Wen man anrufen kann, sollte man bei der Einrichtung auf Schwierigkeiten stoßen
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Liefere Informationen zum Betrieb. Dieser Abschnitt ist der Hauptteil der Gebrauchsanleitung und sollte konkrete, detaillierte Informationen dazu geben, wie man das Gerät verwendet. Beginne mit den wesentlichen Schritten zur Vorbereitung der Verwendung des Gerätes, wie es einzustecken oder sich die Hände zu waschen. Gehe zu logischen, nummerierten Schritten über, die beschreiben, wie das Gerät verwendet werden sollte, sowie Rückinformationen (zum Beispiel „Sie werden ein Klicken hören.“), die der Nutzer erwarten kann, wenn er das Gerät in angemessener Weise verwendet.
- Am Ende jedes Abschnittes sollte der Leser auf den Abschnitt mit Fehlerbehebungen verwiesen werden, um Probleme zu lösen, die schnell erklärt sind.
- Beziehe wo es notwendig ist Abbildungen ein. Manche Schritte lassen sich am besten mit Bildern in Kombination mit Worten beschreiben. Denke darüber nach, Fotografien oder Illustrationen in der Gebrauchsanleitung einzusetzen.
- Beziehe in diesen Abschnitt, wie in jeden anderen Abschnitt auch, relevante Sicherheitswarnungen über die unsachgemäße Nutzung oder Verwendung ein. Du könntest die Nutzer einer Kettensäge zum Beispiel darauf hinweisen, dass sie die Säge nicht unter dem Einfluss von Alkohol oder bestimmten Medikamenten verwenden sollen.
- Wenn du glaubst, die Benutzer könnten davon profitieren, ziehe in Betracht, Links zu Onlinevideos aufzunehmen, in denen die richtige Anwendung und Bedienung des Gerätes gezeigt wird. Du kannst diese Videos entweder an den Anfang des Abschnitts setzen oder (falls die Videos nur einen Schritt darstellen) am Ende jedes Schrittes.
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Nimm eine Produktübersicht am Ende auf. Die Zusammenfassung sollte am Ende der Gebrauchsanleitung stehen, direkt vor dem Index und die grundlegenden Schritte zur Nutzung nennen. Es soll eine vereinfachte, gekürzte Version des Abschnittes mit den Informationen zum Betrieb sein und nicht länger als eine Seite. Fasse zusammen, wie man das Gerät oder Produkt verwendet. Nimm wesentliche Warnungen, nummerierte Schritte, die erklären, wie man das Produkt nutzt und Telefonnummern oder E-Mail-Adressen auf, über die die Nutzer Hilfestellung erhalten.
- Wenn du davon ausgehst, dass der Nutzer das Blatt mit der Zusammenfassung herausnehmen oder sich häufig darauf beziehen wird, solltest du es auf einer herausnehmbaren laminierten Karte drucken, damit der Nutzer es leichter bei sich tragen und es zurate ziehen kann.
- Anderenfalls kannst du ein Zusammenfassungsblatt direkt auf dem Produkt anbringen, damit der Nutzer schnell und einfach darauf zurückgreifen kann.
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Erkläre, wie das Gerät gereinigt werden soll. Wenn das Gerät oder Produkt eine Reinigung erfordert, erkläre wie man sie durchführt. Zähle die benötigten Reinigungsartikel auf. Lasse den Leser wissen, wie oft er es reinigen sollte. Führe anschließend, wie in jedem Abschnitt, eine nummerierte schrittweise Anleitung an, wie man bei der Reinigung vorgehen sollte.
- Wenn zur Reinigung eine Zerlegung des Produktes notwendig ist oder die Entfernung bestimmter Teile, musst du auf jeden Fall Details dazu angeben, wie man die Zerlegung durchführt.
- Nimm eine Warnung dazu auf, was das Ergebnis davon wäre, das Gerät nicht zu reinigen. Du könntest zum Beispiel schreiben „Wenn das Gerät nicht gereinigt wird, kann eine optimale Leistung nicht gewährleistet werden.”
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Sage dem Nutzer, wie man eine Grundwartung durchführt. Wenn das Produkt oder Gerät von dem Nutzer gewartet werden kann, um Leistungsprobleme zu beheben, nimm nummerierte Anweisungen dazu auf, wie der Nutzer das machen kann. Wenn die Batterien zum Beispiel nach jeweils 300 Nutzungsstunden ausgetauscht werden müssen, füge Anweisungen dazu ein, wie man überprüfen kann, ob die Batterien gewechselt werden müssen, wie man leere Batterien herausnimmt und wie man neue Batterien einlegt.
- Wenn es Wartungsmaßnahmen gibt, die nur von einer Fachkraft durchgeführt werden können, dann teile den Abschnitt zur Instandhaltung der Gebrauchsanleitung in zwei Abschnitte auf.
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Besprich die Aufbewahrungsmöglichkeiten. In der Gebrauchsanleitung sollte, falls notwendig, erklärt werden, wie man das Produkt oder Gerät richtig aufbewahrt. Du solltest auch Informationen dazu liefern, warum die Aufbewahrung notwendig ist und was sich aus einer unsachgemäßen Aufbewahrung ergibt. Du könntest zum Beispiel schreiben:
- "Bewahren Sie das Produkt an einem kühlen, trockenen Ort auf. Unrichtige Lagerung kann die Haltbarkeit des Produktes durch eine Ansammlung von Feuchtigkeit verkürzen."
- "Setzen Sie das Produkt nicht Hitze aus und bewahren Sie es nicht bei Temperaturen über 50 °C auf, denn das kann zu Verbrennungen führen."
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Gib Informationen zur Fehlerbehebung. Du kannst diesen Abschnitt als eine Liste von geläufigen Problemen und ihren Lösungen gestalten. Ordne ähnliche Probleme zusammen unter einer logischen Überschrift an. So kann der Nutzer ein bestimmtes Problem schnell auffinden.
- Wenn es zum Beispiel mehrere Probleme gibt, bei denen der Computer einen blauen Bildschirm zeigt, führe sie alle zusammen unter einer Unterüberschrift wie „Häufig auftretende Probleme mit dem Bildschirm“ an.
- Du solltest an dieser Stelle auch die Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse des Kundendienstes angeben.
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Lies andere Gebrauchsanleitungen. Sieh dir, bevor du eine Anleitung für dein Produkt schreibst, andere Gebrauchsanleitungen an. Achte auf die Struktur, die Wortwahl und den Satzbau. Große Marken wie Apple, Google und Microsoft bringen starke, wirkungsvolle Gebrauchsanleitungen hervor, die dir helfen können, eine sorgfältig geschriebene Gebrauchsanleitung zu erstellen. [2] X Forschungsquelle
- Lies nicht einfach irgendwelche Gebrauchsanleitungen. Lies Anleitungen für ähnliche Produkte, die ihr verkauft. Wenn ihr zum Beispiel Babyprodukte verkauft, dann lies dir Anleitungen für Babyprodukte durch, nicht für technische Geräte.
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Lege deine Standards fest. Die Rechtschreibung, Wortwahl und Ausdrucksweise festzulegen, macht deine Gebrauchsanleitung nutzerfreundlicher. Das Chicago Manual of Style und das Microsoft Manual of Style könnten hilfreiche Gestaltungsrichtlinien für das Verfassen deiner Gebrauchsanleitung sein; sieh dir beide an, um herauszufinden, ob sich eines davon für deine Bedienungsanleitung eignet. [3] X Forschungsquelle
- Entscheide dich zum Beispiel, anstatt sowohl „An-Aus-Schalter“ und „Einschaltknopf“ in deiner Anleitung zu verwenden, für einen der Begriffe und bleibe dabei.
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Verwende aktive Verben. Das Aktiv ist eine Schreibperspektive, bei der Sachen aus der Perspektive des Nutzers beschrieben werden. Es ist leichter zu verstehen als die Alternative, das Passiv, bei dem das Subjekt nicht definiert ist. [4] X Forschungsquelle
- Probiere die Textanalyse Wortliga ( https://wortliga.de/textanalyse/ ) aus, um passive Abschnitte in deinem Schriftstück zu erkennen.
- Untersuche diese zwei Sätze, von denen der erste im Aktiv und der zweite im Passiv steht, als Beispiele für die beiden Perspektiven:
- Öffnen Sie die Verpackung langsam und vorsichtig.
- Die Verpackung sollte langsam und vorsichtig geöffnet werden.
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Schreibe nummerierte Anweisungen. Nummeriert angeordnete Anweisungen helfen dem Leser, bei der Verwendung, dem Anschluss oder dem Aufbau des jeweiligen Produktes konzentriert zu bleiben. Schreibe deine Anleitung, anstatt in einem langen, wortreichen Absatz oder einer Reihe von unnummerierten Absätzen, in einfachen, eindeutigen Schritten, die deutlich nummeriert sind. [5] X Forschungsquelle
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Beginne jeden Schritt mit einem Imperativ. Ein Imperativ ist ein handlungsorientiertes Verb. Indem du jeden Schritt mit einem Verb beginnst, setzt du den Leser über die Handlung ins Bild, die für die Durchführung dieses Schrittes erforderlich ist. Je nach Produkt, über das du schreibst, könntest du die Schritte zum Beispiel mit Imperativen wie „Verbinden Sie“, „Bringen Sie... an“ oder „Schieben Sie“ beginnen. Lasse die Schritte aber nicht mit einer Systemreaktion beginnen. [6] X Forschungsquelle
- Wenn der Bildschirm zum Beispiel blau wird und anfängt zu blinken, leite diesen Schritt nicht ein mit: „Der Bildschirm wird blinken und blau werden.“ Probiere es stattdessen mit: „Drücken und halten Sie die Starttaste. Der Bildschirm wird blinken und blau werden."
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Entscheide, welche Art von Vokabular du verwenden möchtest. Wenn du eine Gebrauchsanleitung für ein Jo-jo schreibst, werden deine Zielgruppe vor allem kleine Kinder sein. Verwende einfache Wörter und Vokabular, um zu erklären, wie das Jo-jo funktioniert. Wenn du eine Gebrauchsanleitung für ein Elektronenmikroskop schreibst, wird dein Publikum aus hochqualifizierten Wissenschaftlern bestehen, die sehr detaillierte Informationen verstehen können, scheue also nicht davor zurück, fachbezogenes Vokabular oder nuancierte Erläuterungen zu verwenden.
- Versuche allgemein, Fachsprache und technische Sprache zu meiden.
- Versuche, um das größtmögliche Publikum zu erreichen, auf einem Leseniveau zu schreiben, das jungen Erwachsenen entspricht.
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Vergewissere dich, dass deine Übersetzungen richtig sind, wenn das Produkt ins Ausland versandt wird. Stelle einen Übersetzer ein, der die Gebrauchsanleitung in die Sprache des Landes übersetzt, in die du dein Produkt sendest. Verwende hilfsweise eine Online-Übersetzungs-Seite, bitte aber einen Muttersprachler, sich die Übersetzung durchzulesen und sie auf Fehler zu prüfen.
- Wenn in deiner Zielgruppe mehrere Sprachgruppen vorhanden sind, nimm Übersetzungen der Gebrauchsanleitung in jeder der betreffenden Sprachen auf.
- Der Übersetzer sollte mit dem Produkt vertraut sein, denn es könnte in der Zielsprache unterschiedliche Wörter für bestimmte Begriffe geben, die nicht Wort für Wort übersetzt werden können.
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Fasse dich beim Schreiben kurz. Verwende anstatt weniger langer Absätze viele kurze Absätze. Suche nach logischen Brüchen in den Abschnitten und setze nützliche Informationen in Einheiten von einem bis zwei Sätzen. Dasselbe gilt auf Satzebene. Halte die Sätze kurz und schlicht, statt lang und wortreich. [7] X Forschungsquelle
- Wenn ein Schritt beginnt zu lang zu werden, spalte ihn in kleinere Schritte auf. Dadurch geht die Wortzahl nicht herunter, die Zeilenumbrüche werden aber leichter lesbar.
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Lies die Gebrauchsanweisung Korrektur. Eine Anleitung kann aufgrund von Grammatik- und Rechtschreibfehlern an Glaubwürdigkeit verlieren. Lasse die Gebrauchsanleitung auch von einem Arbeitskollegen oder technischen Redakteur überarbeiten und lektorieren. Neben der Rechtschreibung und Grammatik sollte der Korrektor auch auf Folgendes achten: [8] X Forschungsquelle
- Passiv
- Missverständliche oder verwirrende Sprache
- Komplizierte Satzstruktur
- Zu lange Absätze
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Tipps
- Menschen lernen auf unterschiedliche Weise. Nimm, wenn es möglich und angemessen ist, Anschauungsmaterial oder Links zu Onlinevideos in die Gebrauchsanleitung auf, um visuelle Lerner zu unterstützen.
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Referenzen
- ↑ https://books.google.com/books?id=FmggBAAAQBAJ&lpg=PR1&pg=PA83#v=onepage&q&f=false
- ↑ https://books.google.com/books?id=FmggBAAAQBAJ&lpg=PR1&pg=PA80#v=onepage&q&f=false
- ↑ http://online-learning.com/five-tips-writing-user-manual/
- ↑ http://online-learning.com/five-tips-writing-user-manual/
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