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En 2013, se descubrieron cerca de 78000 empleados que robaron un total de 55 millones de dólares de sus empleadores en los Estados Unidos. Estos datos son solo para el campo de las ventas al por menor. [1] X Fuente de investigación La impactante tendencia de robo en el lugar de trabajo no representa una serie de crímenes sin víctimas. Este delito perjudica no solo a las empresas sino también a las comunidades a las que sirven, ya que al robar las ventas de sus ganancias, las obligan a aumentar los precios que los consumidores pagan para recuperar la pérdida. Afortunadamente, existen algunas estrategias que todos los miembros de una empresa (desde el propietario hasta el último empleado) pueden poner en práctica para atrapar empleados deshonestos y acabar con los robos en el lugar de trabajo.
Pasos
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Documenta cuidadosamente cada caso de robo. Cuando se trata de capturar ladrones en el trabajo, tu mejor recurso es la información . En cuanto te enteres de que ha ocurrido un robo, realiza un gran esfuerzo por reunir toda la información que pueda ayudarte a determinar cuándo , dónde , y si es posible, alrededor de quiénes tuvo lugar el robo.
- Los datos que debes registrar o buscar en tus registros pueden incluir:
- Hora y la fecha exacta en la que se percataron de que faltaba dinero o mercadería
- Totales iniciales y finales para cada registro o punto de venta (cuando se roba dinero en efectivo)
- Recuentos de inventario e informes de ventas (cuando se roban bienes)
- Nombres de los empleados que se encontraban trabajando cuando se produjo el robo
- Si es posible, registros de las lectoras de tarjetas magnéticas para controlar el acceso, etc.
- Informes de los gastos de cada empleado
- Registros de las salidas de los equipos
- Si no cuentas con esta información, comienza a registrarla una vez que sospechas de un robo. Todo esto por sí solo puede ser suficiente para frustrar el robo, pero si no, estarás mejor preparado para atrapar empleados ladrones en el futuro.
- Los datos que debes registrar o buscar en tus registros pueden incluir:
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Busca inconsistencias en los registros. Limítate a buscar en tus registros casos en los que "los números no cuadren". En otras palabras, busca puntos en los que parece que el dinero o los bienes se están perdiendo. Cuanto mejor mantengas tus registros, tendrás más probabilidades de encontrar pruebas concretas de robo.
- Por ejemplo, supongamos que al examinar el inventario de una fecha, te das cuenta de que al comenzar el día tenías 20 smartphones caros en stock y que al terminar tienes 10, pero tienes registrado que solo se vendieron nueve , esta es definitivamente una alerta roja y puede ser causa para una futura investigación.
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Presta especial atención a las funciones especiales de la caja registradora. Los empleados que roban dinero en efectivo de sus cajas registradoras a menudo usan un conjunto de tácticas relacionadas para cubrir sus huellas. Estas consisten básicamente en introducir ciertas funciones en la caja registradora de forma incorrecta, luego aprovechan la oportunidad para embolsarse algo de dinero. Por ejemplo, un empleado deshonesto puede utilizar la función "no venta" de una caja registradora para robar. Si un cliente paga en efectivo al realizar su compra, el empleado puede introducir el comando "no venta" (que abre la caja registradora), entregarle el vuelto y embolsarse el total de la factura desde la caja registradora que ahora se encuentra abierta. Es probable que el cliente no se dé cuenta y la venta no se registre. [2] X Fuente de investigación
- Las funciones de la caja registradora que puedes controlar de cerca incluyen:
- No venta
- Reembolso
- $0 artículos en venta
- Informes o impresiones (los empleados deshonestos pueden embolsarse el dinero pagado, mientras que el sistema de registro se encuentra realizando un informe)
- O'Dell Restaurant Consulting ofrece un seguimiento completo de las tácticas de robo más comunes entre los empleados. Algunos se aprovechan de estas funciones especiales. Para conocerlas, haz clic aquí . Aunque la atención se centra en los restaurantes, muchas de esas tácticas también se aplican a otros campos como el de ventas al por menor.
- Las funciones de la caja registradora que puedes controlar de cerca incluyen:
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Si roban dinero en efectivo, instala un sistema de registro de conteo. Una forma común para contrarrestar el robo es utilizar un sistema de registro en el que cada empleado "saca" una caja de efectivo al inicio de la jornada y la devuelve al final. Cuando se saca la caja, se cuenta el dinero que está dentro, y cuando se devuelve, se cuenta el dinero una vez más y se compara con el informe de las ventas. Este sistema es relativamente fácil de implementar y, aunque no detendrá todas las formas de robo de registro, atrapará fácilmente a los ladrones descarados.
- El uso de una hoja de cálculo estandarizada para registro o salida puede facilitar este sistema para los empleados y sus supervisores. Las filas que probablemente desees incluir en tu hoja de cálculo incluyen: [3]
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Fuente de investigación
- Efectivo al inicio
- Ventas en efectivo
- Ventas con tarjeta de crédito o cheque
- Total de ventas
- Efectivo al finalizar
- El uso de una hoja de cálculo estandarizada para registro o salida puede facilitar este sistema para los empleados y sus supervisores. Las filas que probablemente desees incluir en tu hoja de cálculo incluyen: [3]
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Fuente de investigación
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Cuando sea posible, consulta los datos de videovigilancia. Si tu empresa tiene un sistema de seguridad de CCTV, examina los videos para que tengas pruebas de robo (especialmente si las cámaras se ubican en lugares en los que es probable que se produzcan robos, como en las cajas registradoras). Utiliza la información que has reunido para reducir las probabilidades de tiempo y lugar en los que el robo se produjo al rango más pequeño posible. Luego, observa de cerca para encontrar indicios de robo, incluyendo:
- Las manos de un empleado que coloca las facturas de una caja registradora en sus bolsillos
- Facturas de la caja registradora que se terminan en el tarro de propina
- Hábitos extraños alrededor de una caja registradora (por ejemplo, algunos empleados deshonestos pueden marcar sutilmente las cajas registradoras para recordar cuánto han robado y puedan modificar sus informes como corresponde) [4] X Fuente de investigación
- Mercadería dentro de abrigos, bolsos, mochilas, etc.
- Mercadería "en buen estado" en la basura [5] X Fuente de investigación
- Acceso no autorizado a cajas fuertes, cajas de efectivo, etc.
- Acceso al edificio fuera del horario de trabajo
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Entrevista personalmente a cada empleado en busca de información. Aunque es poco probable que un empleado ladrón admita su crimen si lo enfrentas directamente, los trabajadores honestos pueden estar dispuestos a dirigirte en la dirección correcta. Considera la posibilidad de pedir a tus empleados que vayan a tu oficina para hablarles personalmente y de una manera abierta sobre el robo que has estado experimentando. Puedes preguntarles si saben algo de los empleados que roban o si están dispuestos a ayudarte a trabajar para detener este comportamiento problemático. También puedes aprovechar la oportunidad para recordarles las políticas de la empresa con respecto a los robos.
- Al realizar las entrevistas, asegúrate de que se realicen de manera personal y a puerta cerrada. Es más probable que los empleados sean honestos si no temen entrar en conflicto con los demás empleados.
- Probablemente tendrás que entrevistar a la mayor cantidad de empleados que puedas (a todos los empleados, si es posible). Esto les brindará negación plausible . En otras palabras, si la información que te dan conduce a un despido, será más difícil para el empleado despedido averiguar quién lo ha delatado.
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Considera la posibilidad de contratar a un investigador externo para que realice una auditoría interna. Vale la pena mencionar que los propietarios y los supervisores no necesariamente tienen que luchar contra el robo en el trabajo por su propia cuenta. Una enorme variedad de consultores independientes y empresas especializadas de investigación en seguridad empresarial y prevención de robos están disponibles para ayudar. Aunque el costo de contratación de este tipo de ayuda externa no vale la pena para los incidentes pequeños de robo, estas soluciones de terceros pueden ser indispensables para los problemas más grandes.
- Este tipo de ayuda también puede ser especialmente útil cuando el robo se produce en la contabilidad de una empresa. Los contadores deshonestos pueden desfalcar cantidades relativamente grandes de dinero de las nóminas de una empresa sin llamar la atención sobre sí mismos, lo que hace de gran utilidad tener un auditor externo que sea objetivo.
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Enfrenta a los empleados ladrones solo cuando tengas evidencia convincente. No hagas acusaciones de robo o despidas empleados sin una fuerte justificación de tu accionar. Si lo haces, puedes bajar la moral de tus empleados y dar la impresión de que eres capaz de despedir a alguno por mero capricho. Estos problemas pueden volverse especialmente graves si finalmente se demuestra que estabas equivocado al acusar a alguien. Para evitar estos problemas, espera hasta que tengas pruebas suficientes antes de actuar precipitadamente.
- Además, es importante que tengas en cuenta que si el empleado al que despides por delito sin pruebas tiene un contrato que garantiza algún tipo de seguridad laboral, esto puede constituir un despido injustificado, lo que te puede hacer vulnerable a una demanda. Sin embargo, la mayoría de los empleos en los Estados Unidos es "a voluntad". Es decir, se pueden despedir a los empleados en cualquier momento (por cualquier razón o sin razón alguna). [6] X Fuente de investigación
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Implementa un sistema de "denuncias" anónimas. Si quieres erradicar algunas "manzanas podridas" de entre tus empleados, haz que tus "manzanas buenas" te ayuden. Tener un sistema de denuncias anónimas en el lugar de trabajo hace que sea relativamente simple para los empleados reportar robos y otros comportamientos inapropiados sin sentirse inseguros o amenazados. Además, esto les brinda la oportunidad de manifestar sus inquietudes, quejas y críticas constructivas con la esperanza de mejorar el lugar de trabajo.
- Algunas buenas ideas para los sistemas de denuncias anónimas incluyen:
- Un buzón de denuncias en algún lugar (como una sala de descanso) en el que no se vea a los empleados cuando dejan sus notas
- Una cuenta de correo electrónico que censure automáticamente las direcciones de los empleados que envían mensajes
- Un programa de denuncias anónimas externo (es decir, 3Sixty, Suggestionox, etc.) [7] X Fuente de investigación [8] X Fuente de investigación
- Algunas buenas ideas para los sistemas de denuncias anónimas incluyen:
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Introduce un software de reportes excepcionales para tu punto de venta. Los empleados son menos propensos a robar de las cajas registradoras con los trucos de las funciones especiales descritas anteriormente, si saben que este tipo de funciones automáticamente llaman la atención de sus empleadores. Considera el uso de un software que reporta estas funciones o pide las credenciales de un gerente para confirmarles que mantengan bajo control los puntos de venta de la empresa. [9] X Fuente de investigación
- Por lo general, estas funciones de reportes excepcionales son comunes en los sistemas de punto de venta modernos. Si tu empresa utiliza cajas registradoras antiguas y obsoletas, considera actualizarlas con mayores opciones de seguridad.
- Los productos buenos y modernos de puntos de servicios incluyen: [10]
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Fuente de investigación
- AmberPOS
- Vend POS
- Lightspeed Retail
- iVend Retail
- NCR Counterpoint POS y Retail Management
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Implementa un sistema de videovigilancia, si no cuentas con uno. Para un empleado deshonesto, la idea de que tú, el supervisor, estás constantemente observándolo, puede ser un importante aliciente para dejar de robar. Colocar solo unas pocas cámaras en lugares de alto riesgo (cajas registradoras, lugares en los que se almacenan productos de alto valor, etc.) puede frustrar dramáticamente los robos y puede proporcionar evidencia invaluable en caso de que se produzcan .
- Incluso existe alguna evidencia de que cámaras de vídeo falsas (o "de juguete") también pueden impedir robos (esto depende, por supuesto, de que el empleado deshonesto no sepa que la cámara es falsa). [11] X Fuente de investigación Sin embargo, esta opción de bajo costo generalmente se recomienda para aumentar la cobertura percibida de un sistema de seguridad existente, no para reemplazarlo por completo. [12] X Fuente de investigación
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Considera otras opciones (legales) de supervisión. La capacidad de una empresa para supervisar a sus empleados mientras trabajan no se limita necesariamente a la videovigilancia. También están disponibles una variedad de otras herramientas de vigilancia. Dependiendo de qué tan grave crees que sea tu problema de robo, puedes decidir si seguir o no estas soluciones opcionales. Asegúrate de que cualquier monitoreo que hagas no viole las leyes locales o las condiciones de empleo que acordaste con tus empleados. Además, asegúrate de notificar debidamente a tus empleados antes de que comiences cualquier vigilancia adicional.
- Los métodos de vigilancia adicionales pueden incluir: [13]
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Fuente de investigación
- Verificación de historiales en Internet
- Búsqueda automática de palabras clave sospechosas en las comunicaciones
- Monitoreo de mensajes de texto, correos electrónicos, conexiones inalámbricas en los dispositivos personales, etc.
- Contratación de guardias de seguridad
- Uso de software de registro de entradas mediante tarjetas de acceso en las áreas importantes
- Sin embargo, es importante estar consciente de los peligros del exceso de vigilancia. Si tus empleados se sienten como si estuvieran en un programa de telerrealidad, esto puede tener un efecto negativo en la moral, sobre todo si la vigilancia que realizas no es común en tu campo de negocios. [14] X Fuente de investigación
- Los métodos de vigilancia adicionales pueden incluir: [13]
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Fuente de investigación
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Trata de forjar una relación personal con todos tus empleados. La mayoría de departamentos de recursos humanos de las empresas identifica tres principales "razones" de robo por parte de los empleados: el empleado puede tener algún tipo de gasto drástico fuera del trabajo que requiere dinero extra; el empleado puede sentirse maltratado o poco apreciado; y el empleado puede actuar simplemente porque se presenta la oportunidad. Aunque es imposible responder por el primer y el tercer problema, es cuestión de ajustar las prácticas de mantenimiento de registros de la empresa y el aumento de la vigilancia de los empleados. El segundo problema es en gran medida una cuestión de cómo se sienten los empleados. En pocas palabras, los empleados son menos propensos a robar en el trabajo si les agrada su empleador y sienten que su trabajo es valioso.
- Aquí te presentamos algunas ideas para forjar relaciones satisfactorias con tus empleados:
- Habla frecuentemente con tus empleados de manera informal sobre sus vidas, sus aspiraciones, etc.
- Ofrece premios y bonificaciones adicionales cuando destaquen en el trabajo.
- Haz un esfuerzo por hablar con cada empleado individualmente al menos un poco.
- Considera la posibilidad de organizar actividades sociales fuera del trabajo (fiestas, salidas a bares, etc.).
- Identifícate con las quejas y frustraciones potenciales de tus empleados.
- Considera esto: en una encuesta de 1976, más de la mitad de todos los encuestados que admitieron haber robado a su empleador afirmaron haberlo hecho “sin remordimiento”. [15] X Fuente de investigación No seas el tipo de jefe al que la gente se sienta contenta de robar. En cambio, supera el problema haciéndote amigo de tus empleados.
- Aquí te presentamos algunas ideas para forjar relaciones satisfactorias con tus empleados:
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Cambia las medidas de seguridad de tu empresa después de los despidos. Aunque es raro, es posible que los empleados asalten una empresa después de dejar de trabajar en esta, especialmente si se les permite mantener sus llaves, credenciales de la compañía, etc. Para evitar esto, "reinstala" todos los sistemas de seguridad luego de despedir empleados. Dependiendo de tu empresa, esto puede incluir:
- Cambio de cerraduras en el edificio
- Cambio de los códigos de los bloqueos electrónicos
- Cambio de la información de acceso a cuentas de correo electrónico de la empresa, conexiones inalámbricas, etc.
- Recuperación de las llaves, tarjetas de acceso o credenciales de entrada del empleado despedido
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No rechaces soluciones poco convencionales. El problema del robo en el lugar de trabajo ha inspirado la creatividad en muchas empresas. Aunque las siguientes soluciones pueden no ser apropiadas para cada lugar de trabajo, existe evidencia de que pueden frenar el robo en ciertas situaciones.
- Usar bolsas de basura transparentes. Los empleados pueden ocultar mercadería en los tachos de basura; luego, la esconden en un lugar seguro al sacar la basura. Las bolsas de basura transparentes hacen esto más difícil de lograr. [16] X Fuente de investigación
- Solicita que todas las cajas se aplanen antes de reciclarlas. Esto dificulta el robo de mercadería en cajas a través del método de colocar basura encima. [17] X Fuente de investigación
- Reorganiza o remodela los muebles para eliminar los puntos ciegos. Los empleados son menos propensos a robar cuando existen menos puntos desde los que no se les pueden ver. [18] X Fuente de investigación
- Realiza auditorías o inspecciones aleatorias a las cajas registradoras. Aunque a los empleados puede no gustarles, sin duda son menos propensos a robar si existe la posibilidad de que se lleven su caja registradora para auditarla en cualquier momento".
- Entrega "regalos de cortesía" adicionales. Entregarles ocasionalmente a tus empleados mercadería no solicitada y de forma gratuita es una forma de incentivarlos a que no roben. Por ejemplo, si tienes un restaurante y descubres que tus empleados roban la comida con frecuencia, considera establecer un sistema en el que los empleados puedan llevar a casa cualquier comida que deseen, siempre y cuando sea comida que puede echarse a perder y terminar en la basura.
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Si notas algo sospechoso, ponte en contacto con tu jefe. Como empleado, no tienes el mismo poder que tus jefes para realizar grandes cambios estructurales en la empresa en un esfuerzo por detener el robo en el lugar de trabajo. Sin embargo, esto no significa que no puedas ser una gran ayuda. Si ves, escuchas o percibes algo que te hace pensar que se está produciendo un robo, habla con un supervisor de inmediato. No te quedes callado. Ten en cuenta que, de acuerdo con las reglas en muchos lugares de trabajo, permitir que otro empleado robe puede hacer que te acusen de complicidad en el crimen.
- En muchos lugares de trabajo, en especial aquellos en los que existe un gran abismo entre los empleados de bajo nivel y el personal de administración, o en los que los empleados están contentos con su trabajo, puede existir una "cultura del silencio" que rodea el acto de robo en el lugar de trabajo. Es decir, los empleados ladrones esperan que los demás los cubran, y pueden intimidar o agredir a los empleados que los delaten. En este caso, no arruines la relación con tus compañeros de trabajo acudiendo directamente a un jefe mientras estás en el trabajo. En vez de eso, ponte en contacto con tu jefe mediante un correo electrónico, por teléfono, o con uno de los siguientes métodos anónimos.
Trata de que el afectado no se percate de que lo delataste, podría tomar represalias en tu contra por "soplón".
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Utiliza sistemas de denuncias o quejas anónimas. Desafortunadamente, en algunos lugares de trabajo, es poco aconsejable que te ganes la fama de ser el tipo de persona que reporta los robos en el lugar de trabajo. En este caso, trata de denunciar el robo de forma anónima. De esta manera, la administración puede lidiar con el problema, mientras que los demás empleados no podrán saber que fuiste tú.
- Las opciones que puedes tener en cuenta son:
- Deslizar una nota anónima bajo la puerta de tu jefe
- Escribir la información en una tarjeta de sugerencias anónima
- Enviar a tu jefe un correo electrónico desde una cuenta "descartable" (una que creas y utilizas solo una vez)
- Encontrarte con tu jefe fuera del trabajo para discutir el problema
- Las opciones que puedes tener en cuenta son:
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Recopila información con mucho cuidado, pero no seas demasiado entusiasta. Si tienes la oportunidad de documentar un acto de robo en el lugar de trabajo con tus propias notas, fotos o imágenes de vídeo, puedes hacerlo, pero ten mucho cuidado . Si el empleado que comete el robo se da cuenta de que lo estás documentando, es probable que se detenga de inmediato y no vuelva a portarse mal a tu alrededor, lo que podría dificultarte probar que ha robado en el largo plazo. En el peor de los casos, es posible que te haga la fama de "soplón" y tu relación con los demás empleados se verá dañada.
- Ten en cuenta que, a menudo, es suficiente hacer una nota mental de cuándo y dónde se produjo el robo y quién estuvo involucrado. Si tu jefe te considera digno de confianza y tu información coincide con las discrepancias en sus registros, tu jefe puede tener información suficiente para tomar medidas, incluso sin imágenes ni vídeos u otra evidencia adicional.
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Evita realizar acusaciones impulsivas. Los empleados tienen el deber de hablar con sus empleadores, siempre y cuando tengan información relacionada con el robo en el lugar de trabajo. Sin embargo, no deben acusar a otros empleados de robo cuando no existe ningún tipo de evidencia concluyente para apoyar sus afirmaciones. Además, incluso si existe evidencia de que un empleado ha estado robando, no deben tratar de humillar al ladrón frente a otros empleados o clientes.
- Este tipo de acusaciones infundadas no solo pueden ser muy embarazosas si se demuestra que son falsas, sino que también pueden tener un efecto negativo en la moral de la empresa al promover un sentimiento de que los empleados están sujetos a una especie de "cacería de brujas" en cualquier momento.
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Consejos
- ¿Quieres profundizar tus estrategias contra robos? Considera la posibilidad de explorar las bases de datos académicas en busca de estudios científicos y encuestas que se hayan realizado sobre el tema de robo en el lugar de trabajo. Por ejemplo, Google Académico cuenta con numerosos trabajos y artículos de revistas especializadas sobre el tema. [19] X Fuente de investigación
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Advertencias
- No trates de supervisar fuera del trabajo a las personas que sospechas que están robando en el lugar de trabajo. Si lo haces, esto puede constituir un abuso o acoso criminal.
- No planees una "vigilancia" en el trabajo sin el permiso expreso de tus supervisores. Esto puede resultar muy contraproducente al darle al ladrón indicios de que lo están observando o al meterte en problemas por tomar el asunto en tus propias manos. Además, los empleados atrapados en el acto pueden reaccionar de manera impulsiva o violenta, lo que conduce a un conflicto complicado y que puede dañar la moral en el lugar de trabajo.
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Referencias
- ↑ http://hayesinternational.com/news/annual-retail-theft-survey/
- ↑ http://blog.bodellconsulting.com/2012/09/01/50-ways-employees-steal-from-your-bar-or-restaurant/
- ↑ http://www.dummies.com/how-to/content/how-to-balance-cash-register-transactions.html
- ↑ http://money.cnn.com/1997/11/13/smbusiness/theft_a/
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/229816
- ↑ http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/wrongful-termination-was-firing-illegal-32282.html
- ↑ http://www.get3sixty.com/
- ↑ http://www.suggestionox.com/
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/229816
- ↑ http://www.softwareadvice.com/retail/
- ↑ http://www.popcenter.org/library/CrimePrevention/Volume_10/05-Phillips-CCTV_Evaluations.pdf
- ↑ http://www.esedirect.co.uk/articles/post/Do-dummy-CCTV-cameras-work.aspx
- ↑ http://www.sequenceinc.com/how-to-catch-employees-stealing/
- ↑ http://www.sequenceinc.com/how-to-catch-employees-stealing/
- ↑ http://www.the-retail-advisor.com/you_hired_a_thief.html
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/229816
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/229816
- ↑ http://www.pinkerton.com/blog/preventing-employee-retail-theft
- ↑ http://scholar.google.com/scholar?hl=en&q=workplace+theft&btnG=&as_sdt=1%2C5&as_sdtp=
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