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Una carta bien escrita puede convencer a una persona de adoptar tu punto de vista o darte lo que quieras. Puedes escribir una carta a un representante electo, al presidente (o rector, dependiendo del país) de un centro educativo superior o a un miembro del clero. Cuando se escribe una carta a una persona importante, es esencial emplear el formato correcto y mantener un tono profesional y consistente. Sustenta tus argumentos con evidencia y aborda cualquier argumento sólido en contra. Siempre ten una copia de la carta en tu archivo y pide un acuse de recibo cuando la envíes.
Pasos
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Explica la razón por la que escribes. Debes aclarar por qué escribes en el primer párrafo de tu carta. Si no lo haces desde un principio, el receptor podría confundirse y dejar la carta de lado. Recuerda ir de frente al punto.
- Por ejemplo, podrías escribir “Escribo para pedirle que vote “No” en la próxima votación para el proyecto de ley que llegará al Senado y que autorizaría las perforaciones en el Refugio Nacional Ártico de vida silvestre. Creo que la extracción petrolera provocará un gran daño al medioambiente”.
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Sustenta tu argumento. Por lo general, tu intención de enviar una carta a una persona importante podría ser que quieras que cambie su opinión respecto a algún punto. Por lo tanto, tendrás que darle una razón para que vea el asunto de la forma en que tú lo ves. Quizás tengas que investigar un poco.
- Haz referencia a libros o artículos por el título. Cita datos, estadísticas o anécdotas para sustentar tu argumento. [1] X Fuente de investigación Si vas a apoyarte en observaciones personales, incluye los detalles esenciales, es decir, quién, qué, dónde, cuándo, entre otros.
- Si tienes más de una razón que sustente tu posición, elabora cada una en un párrafo aparte. Este tipo de organización hará que al lector le sea más fácil seguir el texto.
- Si no vas a escribir una carta para presentar un argumento, incluye la mayor parte de la información que quieras transmitir en el cuerpo de la carta.
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Dirige al lector hacia la información adicional de sustento. Recuerda que estás escribiendo una carta, no la tesis de una maestría. Por lo tanto, sería bueno indicarle al lector el camino para que pueda encontrar argumentos con un desarrollo más amplio.
- Por ejemplo, podrías incluir la dirección de una página web donde el receptor pueda encontrar más información.
- También puedes mencionar el título de libros o artículos que traten de este asunto.
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Aborda los argumentos en contra. Es muy efectivo mencionar los argumentos en contra más comunes y luego refutarlos. Solo menciona los más sólidos, pero menciona una razón por la que el lector no debería darles mucha importancia.
- Por ejemplo, podrías argüir que un argumento en contra se basa en datos defectuosos. Podrías escribir lo siguiente: “Los que apoyan las extracciones petroleras en el Ártico argumentan que debajo de la superficie hay abundante petróleo. Sin embargo, los datos más recientes generan dudas sobre estas afirmaciones”.
- Otra alternativa es sustentar que el argumento en contra está equivocado. Por ejemplo, escribe lo siguiente: “Preservar el Ártico no significará mayores costos para la industria petrolera. De hecho, los nuevos pozos encontrados en Texas y Oklahoma podrían equiparar esta diferencia”.
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Usa un tono apropiado. Es posible transmitir información importante por medio del tono. Este es difícil de definir, pero se oye cuando las personas hablan. Alguien podría decir “Es una locura” en un tono humorístico o temeroso. El tono existe también al escribir. Sería bueno mantener un tono profesional cuando te dirijas a alguien importante.
- No uses abreviaturas, que son muy casuales. Escribe “presente” en lugar de “pte.” por ejemplo. [2] X Fuente de investigación
- No utilices jergas coloquiales o profesionales. Escribe “Me sentí alterado” en lugar de “Me estaba volviendo loco”.
- Sé cortés y respetuoso. No insultes a nadie ni les pongas apodos. Esto puede ser difícil, en especial si vas a escribir una carta porque el objetivo es argumentar.
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Escribe en voz activa. Las oraciones deben ser lo más contundentes posibles. Por lo tanto, escribe en voz activa. Las oraciones en voz activa son más claras y normalmente más simples que las que se escriben en voz pasiva. [3] X Fuente de investigación Compara estos dos ejemplos:
- Voz pasiva: “Este asunto ya se había decidido hacía diez años”. En esta oración, alguien decidió sobre el asunto, pero no sabes quién.
- Voz activa: “El congreso decidió sobre este asunto hace diez años”. Con una oración en voz activa, sabrás exactamente quién es el sujeto.
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Revisa la carta. Después de escribir un borrador, trata de condensar la carta lo más que puedas. Quítale las palabras y oraciones innecesarias. Simplifica las oraciones o ideas complicadas y reorganiza los párrafos si fuera necesario.
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Revisa la carta. Los errores de escritura, las palabras al azar y los errores gramaticales disminuyen la calidad de una carta. En consecuencia, sería bueno revisar la carta para comprobar que la hayas escrito de manera precisa. [4] X Fuente de investigación
- Léela al revés. Empieza con la última oración, luego lee la que está antes. Si lees al revés, no podrás anticipar lo que pensabas decir. Por el contrario, te enfocarás en las palabras que están en la hoja.
- Léela en voz alta. Quizás puedas escuchar un error que tus ojos pasen por alto.
- No confíes solo en el corrector de gramática y ortografía. Muchos errores se pasan por alto.
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Pídele a alguien más que lea la carta en voz alta. El tono es tan importante que será necesario que otra persona lea la carta para asegurarte de que no estés siendo muy descortés, enojado o informal. Sin embargo, también haz que te la lean y compartan sus impresiones sobre el contenido:
- ¿Les convenció tu argumento? ¿Siguen sin convencerse?
- ¿Qué otra información ayudaría a convencerlos?
- ¿Diste una impresión profesional y confiable?
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Configura el documento en el procesador de texto. Escribe la carta y escoge un estilo y tamaño de fuente que la mayoría de las personas lea con comodidad. Por lo general, funcionará la letra Arial o Times New Roman de tamaño 12.
- Si estás elaborando una carta para correo electrónico, de todas maneras, usa una fuente estándar. Evita los colores o cualquier aspecto que dificulte la lectura.
- Además, fija márgenes de 2,5 cm (1 pulgada) a cada lado.
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Incluye tu dirección. Indica tu dirección, pero no tu nombre, en la esquina superior izquierda. Usa un formato en bloques, así que no uses sangría. [5] X Fuente de investigación Toda la información debe quedar alineada con un margen izquierdo o justificado, dependiendo del país al que vayas a enviar la carta.
- Si usas un encabezado de carta, no tendrás que incluir la dirección. [6] X Fuente de investigación
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Escribe la fecha. Deja una línea en blanco e incluye la fecha en la que escribiste la carta. Si la redactaste en varios días, consigna solo la fecha en que terminaste. [7] X Fuente de investigación Escribe la fecha con el formato del país donde vive el receptor.
- Por ejemplo, en el caso de Estados Unidos, la fecha se consigna de este modo: “Febrero 12, 2017”.
- En otros países, la fecha se escribirá “12 de febrero de 2017”.
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Incluye la información del receptor. Deja otra línea en blanco e incluye la dirección del receptor. Escribe su nombre y dirección. [8] X Fuente de investigación
- Recuerda que la información debe quedar con alineación hacia la izquierda o justificada, de acuerdo al país donde vayas a enviar la carta.
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Inserta el saludo. Este es la frase que se usa para saludar. Por lo general son las mismas. Podrías escribir “Estimado (a)” y luego el nombre seguido de dos puntos. [9] X Fuente de investigación Por ejemplo, usa alguna de las siguientes opciones:
- Si conoces el apellido del receptor, escribe “Estimado Sr. Jones:”.
- Si sabes que una mujer está casada, usa “Sra.” como en “Estimada Sra. Johnson:”.
- Si la mujer es soltera o si no sabes, podrías escribir “Estimada Sra. Johnson:”.
- Si no sabes si la persona es un hombre o una mujer, puedes escribir “Muy señores míos:”.
- Si la persona tiene un título, puedes usarlo de esta forma: “Estimado senador Collins:” o “Estimado Dr. Smith:”.
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Indícale al receptor de qué manera puede ponerse en contacto contigo. Antes de terminar la carta, agradécele su tiempo e indícale de qué modo podría ponerse en contacto contigo si tiene alguna pregunta. Dale un número de teléfono y direcciones de correo electrónico, si fuera posible.
- Por ejemplo, podrías escribir “Gracias por su tiempo. Yo sé que está muy ocupado, pero este asunto me interesa mucho. Por lo tanto, será de mi agrado poder responder a cualquier pregunta que tenga. Se puede poner en contacto conmigo al número 555-5555 o al correo electrónico abczy122@gmail.com”.
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Inserta la frase de cierre. Tendrás que cerrar la carta. Escribe “Atentamente” y deja varias líneas en blanco antes de escribir tu nombre. Firmarás la carta en el espacio que está entre una y otra frase. [10] X Fuente de investigación
- Asegúrate de firmar la carta con un rotulador u otro marcador que dé como resultado una firma uniforme y continua.
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Fíjate en los anexos. Puedes incluir un panfleto, un artículo o algún otro documento de apoyo con la carta. Escribe “Anexos” y describe brevemente lo que has incluido. [11] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, podrías escribir lo siguiente: “2 anexos: un artículo, una carta”. Esto indicará que has adjuntado un artículo y otra carta con la que redactaste.
- Lo ideal es mencionar los anexos en alguna otra parte del cuerpo de la carta. Lo mejor es que el receptor entienda de inmediato la razón por la que los incluiste.
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Agrega los nombres de los receptores adicionales. Podrías enviar copias de la carta que escribiste a otras personas. Indícalo debajo de los anexos. Escribe “cc:” debajo, lo que quiere decir “copia de cortesía”. [12] X Fuente de investigación
- Puedes incluir el nombre y el título de la persona como “cc: James Roberts, asistente del presidente (o rector en algunos países) de la Universidad”.
- Si envías la copia a más de una persona, alinea el nombre de los demás receptores debajo del primero. No tienes que agregar otro “cc”.
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Envía la carta por correo. Si quieres una confirmación de la recepción de la carta, puedes enviar un correo certificado, con solicitud de acuse de recibo (como en los Estados Unidos, por ejemplo). En Reino Unido, se puede enviar la carta por la modalidad “Royal Mail Signed For” (Correo real firmado). Busca una modalidad de envío postal similar en tu país. [13] X Fuente de investigación
- Siempre ten una copia de la carta para tus archivos.
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Referencias
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/685/05/
- ↑ https://www.scribendi.com/advice/how_to_write_a_formal_letter.en.html
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/539/
- ↑ https://www.englishclub.com/business-english/business-letters-proofread.htm
- ↑ https://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html
- ↑ https://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html
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