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Tener empleados a distancia puede ofrecer beneficios excelentes para tu compañía. No obstante, capacitar a esos empleados puede presentar algunos desafíos únicos. Si tus empleados viven lejos del lugar de trabajo, asegúrate de haber configurado una plataforma de comunicación confiable y coherente. Envíales materiales de capacitación bien diseñados para que puedan aprender la forma de hacer el trabajo. Asimismo, una supervisión y retroalimentación constantes les pueden ayudar a integrarse de forma rápida y efectiva.
Pasos
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1Pide a los empleados que vayan a la oficina para recibir capacitación si es posible. Incluso si se trata de un empleado a distancia, podrías llevarlo a la oficina para que reciba capacitación . Esta por lo general es una opción de capacitación más rápida y más efectiva para los empleados a distancia que viven cerca de una oficina o sucursal. No obstante, si el empleado vive lejos, tal vez no sea posible. [1] X Fuente de investigación
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2Establece conferencias telefónicas para ofrecer capacitación personalizada. Las conferencias telefónicas y las videoconferencias ofrecen un toque personal a la capacitación y pueden ayudar a aclarar detalles importantes para el trabajo. Las conversaciones semanales te permitirán controlar el progreso del empleado a la vez que todavía le darán flexibilidad para hacer el trabajo. [2] X Fuente de investigación
- Las conferencias telefónicas funcionan mejor para el caso de los empleados a distancia que están involucrados en estrategia y marketing de un negocio, ya que te permite tratar con ellos los planes e ideas libremente.
- Si el empleado y tú se encuentran en diferentes zonas horarias, asegúrate de escoger una hora que sea conveniente para ambos.
- Algunos excelentes programas informáticos para videoconferencias son Skype , Zoom o Slack.
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3Utiliza un servicio de mensajería instantánea para responder preguntas con rapidez. En el caso de las compañías que requieren colaboración y comunicación frecuente entre empleados, la mensajería instantánea puede ser la opción más conveniente. Esto permite que los empleados se expresen y comuniquen en tiempo real. [3] X Fuente de investigación
- Si tu empleado a distancia tiene algunas preguntas durante la capacitación, podría ponerse en contacto contigo mediante la plataforma y obtener una respuesta rápida. Asimismo, la mensajería instantánea te permitirá enviarles retroalimentación y mensajes rápidos con respecto al trabajo.
- Algunos excelentes servicios gratuitos que puedes utilizar para tu compañía son Skype, Google+ Hangouts y Spark.
- Es posible que la mensajería instantánea no sea la mejor opción si tu empleado a distancia trabaja en un horario diferente que el resto del equipo.
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4Envía correos electrónicos si el empleado trabaja según su propio horario. El correo electrónico es una opción excelente si el empleado a distancia trabaja con un horario distinto, vive en una zona horaria diferente o establece su propio cronograma. Así, puedes enviarle notas, materiales de capacitación, enlaces y documentos adjuntos con facilidad por correo electrónico. [4] X Fuente de investigación
- Asegúrate de que el empleado comprenda cuán rápido debe responder los correos electrónicos.
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1Escribe un manual de capacitación o una guía para el empleado. Tener un documento disponible para los empleados permite que puedan consultarlo cada vez que tengan una pregunta. Envía este manual por correo electrónico al empleado o publícalo en un sistema de almacenamiento compartido en la nube. Debes incluir: [5] X Fuente de investigación
- las responsabilidades principales del trabajo
- las mejores prácticas para la compañía
- la forma de completar tareas utilizando programas informáticos, interfaces en línea u otro equipo
- la forma de contactar a la gerencia
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2Especifica cómo completar las tareas al detalle. Trata de anticiparte a los problemas o preguntas que el empleado pueda tener e incluye esos detalles en el manual. Los detalles específicos ayudarán al empleado a comprender qué hacer más rápidamente. [6] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, no digas simplemente “Envíe su trabajo cuando lo termine”. En vez de eso, escribe “Haga clic en el botón que dice “Enviar” y envíe su trabajo cuando lo termine. Así refrescará la página y volverá al portal principal”.
- Asegúrate de cubrir detalles como la forma de reportar las horas, el lugar al que debe enviar el trabajo o la persona a quien debe contactar si algo sale mal.
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3Establece cuotas y expectativas para cada tarea. Además de decirle a tus empleados cómo hacer algo, asegúrate de que comprendan todas las reglas, cuotas o pautas que se espera que sigan. ¿Qué cantidad de trabajo se espera que hagan en una semana? ¿Con qué frecuencia se deben comunicar contigo? ¿Para cuándo deben enviar el trabajo? [7] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, podrías decir “Esperamos que se encargue de 5 llamadas por hora” o “Tenemos que revisar su correo electrónico al menos una vez entre las 9:00 a. m. y 5:00 p. m.”.
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4Añade imágenes y videos instructivos en el caso de algún equipo o programa informático. Si hay algún programa o equipo que el empleado tiene que utilizar, brinda materiales instructivos visuales y claros que muestren cómo utilizarlo, además de incluir instrucciones escritas. [8] X Fuente de investigación
- Si trabajas con una plataforma informática, utiliza una programa de captura de pantallas para tomar imágenes o hacer videos de la pantalla que demuestren cada paso en el proceso.
- Los diagramas y gráficos podrían ser útiles para los empleados que tienen que instalar un programa informático o un equipo especial.
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5Invierte en un programa de capacitación en línea para compañías grandes. Si tienes muchos empleados a distancia, es posible que desees contratar a una compañía para que diseñe un módulo de capacitación en línea que te ayude a automatizar parte del proceso de capacitación. Estas compañías trabajarán contigo a fin de crear una plataforma personalizada usando videos y herramientas interactivas. [9] X Fuente confiable Food and Agricultural Organization of the United Nations Ir a la fuente
- Estas compañías pueden publicitarse como consultores de capacitación o reclutamiento.
- Si bien esta puede ser una opción más cara, te ahorrará bastante tiempo si tienes que capacitar frecuentemente a los empleados.
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1Bríndale al empleado algunos parámetros a alcanzar. Crea una línea de tiempo de tareas para el empleado y establece objetivos específicos para que los alcance en un determinado tiempo. Esto le dará a tu empleado a distancia cierta orientación y lo alentará a volverse más productivo con rapidez. [10] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, podrías decir “Queremos que aprenda a utilizar nuestro programa informático de llamada para fines de la primera semana. A fines del primer mes, debe lograr al menos $10 000 en ventas”.
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2Brinda retroalimentación específica al empleado en varias de las primeras tareas. Ofrece retroalimentación constructiva en cada tarea durante las primeras 2 a 3 semanas o hasta que haya dominado las distintas partes del trabajo. Este tipo de retroalimentación puede ayudarle a aprender las pautas y expectativas para el tipo de trabajo que hace. [11] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, podrías decir “Su diseño en estas imágenes es realmente bueno, pero creo que debe limitarse a un esquema de color para que ajuste a la mejor marca de nuestra compañía. Preferimos también una fuente más pequeña”.
- La primera tarea debe ser algo pequeño con una fecha límite rápida. Por ejemplo, puedes pedir un artículo breve o una hoja de cálculo antes de que termine el primer día. Esto te permitirá darle retroalimentación rápidamente.
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3Pídele retroalimentación y preguntas al empleado. Alienta al empleado a acudir a ti cuando tenga alguna pregunta. Una vez que termine la capacitación, pide retroalimentación honesta sobre el proceso. Esto puede ayudarte a aclarar el proceso para futuros empleados a distancia. [12] X Fuente de investigación
- Si el empleado acude a ti con una pregunta, respóndela lo mejor que puedas. Si piensas que la respuesta la puede encontrar en el manual de capacitación, indícale al empleado la sección específica.
- Si el empleado nuevo no se pone en contacto contigo con alguna pregunta, podrías enviarle un mensaje amistoso que diga algo como “Solo quería consultar. ¿Cómo va la capacitación? ¿Tiene alguna pregunta?”.
- Si lo deseas, mantén anónima la información para que el empleado sienta que puede ser honesto. Utiliza una página web de encuestas en línea para configurar un formulario de comentarios.
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4Comunícate con regularidad con todos los empleados a distancia. Tanto durante como después de la capacitación, mantente en contacto con tus empleados a distancia. Infórmales las noticias que pasan en la compañía. Los boletines informativos, los seminarios web o incluso las conferencias telefónicas semanales pueden mantenerlos informados. [13] X Fuente de investigación
- Los empleados a distancia pueden sentirse aislados o excluidos de las decisiones, noticias o eventos importantes de la compañía. A fin de ayudar a apoyar a esos empleados, aliéntalos a que se pongan en contacto o colaboren con otros miembros del equipo y la compañía a través de las redes sociales, mensajería instantánea o chats de video.
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Referencias
- ↑ https://www.themuse.com/advice/pros-in-different-area-codes-how-to-train-remote-employees
- ↑ https://www.inc.com/ric-edelman/how-to-provide-training-for-remote-workers.html
- ↑ https://www.inc.com/ric-edelman/how-to-provide-training-for-remote-workers.html
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- ↑ https://www.themuse.com/advice/pros-in-different-area-codes-how-to-train-remote-employees
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- ↑ https://www.entrepreneur.com/article/253535
- ↑ https://www.trainingzone.co.uk/community/blogs/alexk/how-to-train-remote-workers-effectively-0
- ↑ http://www.fao.org/docrep/015/i2516e/i2516e.pdf
- ↑ https://www.inc.com/ric-edelman/how-to-provide-training-for-remote-workers.html
- ↑ https://www.themuse.com/advice/pros-in-different-area-codes-how-to-train-remote-employees
- ↑ https://www.inc.com/ric-edelman/how-to-provide-training-for-remote-workers.html
- ↑ https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-magazine/1017/pages/how-to-use-technology-to-support-remote-teams.aspx
Acerca de este wikiHow
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