ดาวน์โหลดบทความ
ดาวน์โหลดบทความ
บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการใช้ "Track Changes" tool ของ Microsoft Word เพื่อแสดงทุกอย่างที่คุณแก้ไขเพิ่มเติมไปในเอกสาร โดยขึ้นเป็นตัวแดง
ขั้นตอน
-
เปิดเอกสารที่จะแก้ไข. โดยดับเบิลคลิกเอกสาร Microsoft Word โดยตรง หรือเปิด Microsoft Word แล้วเลือกเอกสารในหน้า "Recently Opened" ก็ได้
- ก่อนจะแก้ไขอะไรในเอกสารนั้น ให้ copy ไฟล์ไว้ก่อน แล้วแก้ไขในไฟล์ใหม่ที่เพิ่งสร้าง โดยเก็บเอกสารต้นฉบับไว้ แบบนั้นจะได้มี backup เผื่ออะไรผิดพลาดไป
-
คลิก tab Review . ในส่วนสีน้ำเงินด้านบนของหน้าเอกสาร เพื่อเปิดตัวเลือกชุดใหม่สำหรับแก้ไขเอกสาร
-
คลิก Track Changes . ที่เป็นตัวเลือกด้านบนของหน้า Word แถวกลางหน้าจอ คลิกแล้วเท่ากับเปิดฟีเจอร์ "Track Changes" ของ Microsoft Word
-
คลิกช่องข้าง Track Changes ให้ขยายลงมา. แล้วจะเห็นตัวเลือกแก้ไขเอกสารดังต่อไปนี้
- Simple Markup - ลากเส้นแดงแนวตั้ง ทางซ้ายสุดของข้อความที่ลบหรือเพิ่มเข้าไป แต่ไม่แสดงอย่างอื่นที่แก้ไขไป
- All Markup - แสดงทุกการเปลี่ยนแปลงของเอกสารเป็นตัวแดงและกล่องคอมเม้นท์ ทางซ้ายของหน้า
- No Markup - แสดงการเปลี่ยนแปลงควบคู่ไปกับเนื้อหาของเอกสารต้นฉบับ โดยไม่มีตัวแดงหรือกล่องคอมเม้นท์
- Original - แสดงเอกสารต้นฉบับอย่างเดียว ไม่ขึ้นว่าแก้ไขอะไรไป
-
คลิก All Markup . เป็นตัวเลือกสำหรับแสดงทุกการเปลี่ยนแปลงเป็นตัวแดง ในขณะที่แสดงข้อความต้นฉบับเป็นตัวดำตามปกติโฆษณา
-
ลบข้อความที่ไม่ต้องการจากเอกสาร. จะลบบรรทัดเดียวหรือทั้งย่อหน้าก็ตาม เนื้อหานั้นจะหายไปจากเอกสารต้นฉบับ จะมีกรอบแดงโผล่มาทางขวาของหน้าจอ เขียนว่า "[Name] Deleted: [Writing]" ตรง "Writing" คือข้อความที่ลบไป
- ถ้าคุณเปลี่ยนฟอร์แมตเอกสารซะใหม่ (เช่น เปลี่ยนฟอนต์ของเนื้อหา) รายละเอียดของฟอร์แมตใหม่ก็จะไปขึ้นในกรอบด้านนี้ของหน้าจอด้วย
-
พิมพ์ข้อความใหม่ให้ขึ้นเป็นตัวแดง. ข้อความไหนก็ตามที่เพิ่มเติมเข้าไปในเอกสาร จะขึ้นเป็นตัวแดง
- ถ้าขึ้นบรรทัดใหม่โดยกด ↵ Enter (หรือ ⏎ Return ) จะเห็นเส้นตั้งสีเทาโผล่มาทางซ้ายของหน้าจอ ตรงที่เริ่มบรรทัดใหม่
-
คลิก New Comment เพื่อแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับข้อความที่เน้นไว้. ปุ่ม New Comment ที่เป็นรูปลูกโป่งคำพูดและเครื่องหมายบวก จะโผล่มาทางด้านบนของหน้าเอกสาร Word ให้คลิกเพื่อเปิดหน้าต่างทางขวาของหน้าจอ สำหรับพิมพ์คอมเม้นท์
- คุณคลิกตรงไหนของหน้าจอก็ได้ เพื่อเซฟคอมเม้นท์หลังพิมพ์เสร็จ
-
ยอมรับหรือปฏิเสธสิ่งที่ได้แก้ไขไป. โดยคลิก Accept หรือ Reject เพื่อปรับแต่งเนื้อหาใหม่ที่เน้นไว้ หรือคลิก ▼ ล่าง Accept หรือ Reject แล้วคลิก All Changes เพื่อยอมรับหรือปฏิเสธทุกอย่างที่แก้ไขไปในเอกสารนั้น เท่ากับลบฟอร์แมตของ Track Changes (เช่น ข้อความสีแดงและกล่องคอมเม้นท์)
- จะเซฟเอกสารที่แก้ไขด้วยฟีเจอร์ track changes แล้วข้ามขั้นตอนนี้ไปก็ได้
-
เซฟเอกสาร. โดยกด Ctrl ค้างไว้ (หรือ ⌘ Command ถ้าใช้ Mac) แล้วแตะ S ทุกอย่างที่แก้ไขไปในเอกสารจะถูกเซฟไว้โฆษณา
เคล็ดลับ
- บางโปรแกรม email viewer จะแสดงข้อความที่ถูกลบไปด้วย โดยขึ้นเป็นตัวดำ ขีดฆ่าสีแดง
โฆษณา
คำเตือน
- ถ้าไม่ได้เซฟไฟล์ใหม่แยกไว้จากต้นฉบับก่อนใช้ Track Changes ถ้าพลาดอาจทำให้สูญเสียข้อมูลในเอกสารต้นฉบับไปเลย
โฆษณา
โฆษณา
