Cómo escribir una referencia para un inquilino

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Coescrito por Carla Toebe

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Cuando un inquilino decida mudarse, quizás te solicite una carta de referencia. No es necesario que sea una carta muy elaborada. Simplemente, debes explicar si el inquilino hacía los pagos del alquiler a tiempo, mantenía la propiedad en buenas condiciones y demostraba respeto hacia los demás. Si no fue un buen inquilino, no es recomendable que le escribas una carta de referencia. Una carta negativa podría ocasionarte una responsabilidad legal. Con frecuencia, en la industria de los alquileres, esta carta se originará por la solicitud de arrendamiento presentada ante un arrendador futuro o una empresa de evaluación. En este caso, será mejor que obtengas un permiso firmado por el solicitante donde se te autorice divulgar información sobre su historial de arrendamiento. Para este tipo de solicitudes, será mejor que simplemente contestes las preguntas específicas que te han hecho y no des más información de la que te pidan.

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Recopilar la información

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    Un arrendador futuro necesita saber durante cuánto tiempo la persona fue tu inquilina. [1] Revisa los documentos que tengas para saber las fechas. Debes tener una copia de los contratos que la persona firmó.
    • Si no tienes ningún documento, revisa tus movimientos bancarios. Identifica los meses en los que recibiste depósitos de alquiler en tu cuenta.
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    Un arrendador futuro también necesita conocer la estabilidad del inquilino, así que revisa tus registros para ver si pagaba el alquiler completo y a tiempo. [2]
    • De lo contrario, escribe cuánto se atrasaba con el pago. ¿Debías exigírselo constantemente? ¿Tuviste que entregarle alguna vez un aviso escrito sobre el atraso?
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    También debes mencionar en la referencia si recibiste alguna queja sobre el inquilino, sobre todo que los otros inquilinos hayan presentado. [3] Si hubo alguna, anota de qué se trató.
    • Además, recuerda la amabilidad del inquilino cuando le hablaste al respecto. ¿Fue agradable? ¿Se enojó? ¿Abordó el problema?
    • Préstales atención a las quejas sobre las mascotas. Muchos propietarios tienen dificultades para decidir si alquilarles a las personas que tienen mascotas. ¿Tuviste alguna queja sobre el perro u otra mascota del inquilino?
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    También debes indicar en la carta si el inquilino dejó la propiedad en buenas condiciones. ¿Se encontraba limpia? ¿Tuviste que hacer algunas reparaciones? ¿El inquilino provocó alguna plaga? Dile al inquilino que debes revisar la propiedad antes de escribir la carta.
    • Mientras la persona aún viva en tu propiedad, debes notificarle antes de ingresar al apartamento. Revisa la ley del lugar donde vivas para saber con cuánto tiempo de anticipación debes avisarle.
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    Escribir una referencia negativa para un inquilino que no ha sido bueno te causará muchos dolores de cabeza. Por ejemplo, es posible que el inquilino se enoje porque la referencia no es positiva. Además, podría debatir la exactitud de la carta y declarar que la carta le impidió encontrar un lugar para vivir.
    • Puedes rehusarte a escribir una referencia sobre su carácter, que es lo más recomendable en esta situación. [4]
    • Asimismo, no debes darle a un mal inquilino una referencia positiva. Si le mientes a un arrendador potencial, podrías adquirir una responsabilidad legal. [5]
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Escribir la referencia

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    El formato debe ser el de una carta comercial estándar . Si tienes un membrete, puedes usarlo cuando imprimas la carta. De lo contrario, puedes incluir tu dirección en la parte superior.
    • Usa una fuente que la mayoría de la gente pueda leer. Las fuentes Times New Roman o Arial de 12 a 14 puntos son aceptables.
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    Es probable que no sepas quién leerá la carta. Por lo tanto, debes escribir “A quien corresponda” como saludo. Coloca dos puntos después del saludo. [6]
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    No es necesario que la carta sea larga. Si es posible, describe al inquilino en un solo párrafo con base en la información que recopilaste. Si tuviste algún problema con él, quizás debas redactar un segundo párrafo.
    • Por ejemplo, puedes escribir: “Recomiendo a Juan Pérez, quien ha sido mi inquilino desde abril de 2012 en Chicago. Juan ha sido un buen inquilino y siempre ha pagado el alquiler completo y a tiempo. Nunca recibí ninguna queja de él. Mantiene la propiedad ordenada y me ha informado sobre las reparaciones necesarias de manera oportuna. Sin duda, volvería a arrendarle la propiedad y tendría previsto reembolsarle el depósito completo”. [7]
    • Si debes compartir alguna información negativa, modifica el párrafo anterior. Por ejemplo, podrías escribir: “En general, Juan ha sido un buen inquilino; únicamente, recibí una queja por el ruido de su perro en junio de 2012. Sin embargo, después de que conversamos, no tuve más problemas con él”.
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    Debes indicarle al arrendador potencial de qué forma puede comunicarse contigo. Incluye tu número de teléfono y tu dirección de correo electrónico si la tienes.
    • Por ejemplo, puedes escribir: “Si tiene alguna pregunta relacionada con este inquilino, puede llamarme al número 555-5555 o escribirme por correo electrónico a la dirección propietario5555@email.com”.
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    Escribe “Atentamente” y luego deja aproximadamente cuatro líneas de espacio en blanco. Escribe tu nombre. [8] En el espacio en blanco, debes firmar con un bolígrafo azul o negro.
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    Si alabas en exceso a un inquilino, los arrendadores futuros podrían pensar que quieres deshacerte de un problema porque suena demasiado bueno para ser verdad. En lugar de eso, usa un vocabulario real y neutro. [9]
    • Sin embargo, debes ser sincero. Si mientes, el arrendador futuro podría demandarte por hacer una declaración falsa. [10]
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    Déjala a un lado durante un rato y luego léela con la mirada fresca. [11] Debes corregir todos los errores, como palabras que hagan falta, errores tipográficos o errores gramaticales.
    • Lee la carta en voz alta. Esta es una forma excelente de encontrar errores.
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    Es posible que el inquilino te pida que la envíes directamente a un arrendador futuro. Sin embargo, es más probable que te pida que se la entregues. De cualquier forma, debes crear una copia para guardar en tus registros antes de enviarla.
    • Es de esperarse que el inquilino lea la carta de todos modos. Por ejemplo, si le niegan el alquiler, es probable que se pregunte la razón y el propietario le diga: “La carta de referencia de tu arrendador no fue positiva”.
    • Por eso, si incluiste información negativa, quizás debas mostrarle la carta al inquilino. Puedes conversar con él al respecto y darle la opción de no usarla.
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Referencias

  1. ↑ https://www.commercialtrust.co.uk/btl/landlord-advice/tenant-referencing/landlord-reference-letter/
  2. ↑ https://www.commercialtrust.co.uk/btl/landlord-advice/tenant-referencing/landlord-reference-letter/
  3. ↑ https://www.commercialtrust.co.uk/btl/landlord-advice/tenant-referencing/landlord-reference-letter/
  4. ↑ https://www.commercialtrust.co.uk/btl/landlord-advice/tenant-referencing/landlord-reference-letter/
  5. ↑ http://corporate.findlaw.com/business-operations/mum-s-the-word-landlord-liability-when-providing-a-reference-for.html
  6. ↑ https://www.docracy.com/3erq0nffss/sample-landlord-reference-letter-positive
  7. ↑ https://www.docracy.com/3erq0nffss/sample-landlord-reference-letter-positive
  8. ↑ https://www.docracy.com/3erq0nffss/sample-landlord-reference-letter-positive
  9. ↑ https://www.commercialtrust.co.uk/btl/landlord-advice/tenant-referencing/landlord-reference-letter/
  1. ↑ https://www.landlordology.com/landlord-reference-letter/
  2. ↑ https://www.universalclass.com/articles/business/business-writing/proofreading-and-editing-your-business-writing.htm

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