Cómo ser una secretaria eficiente y organizada

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Ser una buena secretaria significa ser una persona preparada, eficiente y bien organizada. Al mejorar y perfeccionar tus habilidades de comunicación y organización, puedes convertirte en una secretaria experta y en una parte indispensable del equipo, lo que hará que tu trabajo sea más entretenido, seguro y agradable.

Método 1
Método 1 de 3:

Estar preparada

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/01\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-1-Version-3.jpg\/v4-460px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-1-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/01\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-1-Version-3.jpg\/v4-728px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-1-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Bríndate bastante tiempo para transportarte a la oficina y llegar a las reuniones u otras citas. Llega temprano para prepararte o ponerte al día con los correos electrónicos u otras labores.
    • Trata de registrar el tiempo que te toma ir al trabajo todos los días para ver cuál es el promedio verdadero y ajustar tu tiempo como corresponda. Añade unos 15 a 20 minutos al tiempo estimado e incluso prueba cuánto tiempo te toma llegar a un lugar antes de ir por primera vez. [1]
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    Duerme bastante para que tu mente se mantenga perspicaz y piense eficientemente. Bebe una taza de café o té en la mañana si lo quieres o cuando necesites un estímulo. Toma unos descansos y haz una pausa para reorganizar tu escritorio cada cierto tiempo.
    • Levántate de tu escritorio o toma un descanso de lo que haces por 17 minutos después de cada 52 minutos, ya que los estudios demuestran que esto hace que se consiga una mejor productividad. Haz algunos ejercicios simples, habla con tus compañeros de trabajo o da una caminata por la oficina durante este tiempo. [2]
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    Familiarízate con el horario de tu jefe, el tuyo o el de los otros empleados a los que tengas que realizar un seguimiento al principio de cada día. Mira ese horario cada cierto tiempo para que puedas ahorrar tiempo cuando hagas unas citas y evites programar dos eventos al mismo tiempo o cometer otros errores.
    • Mantén disponibles y abiertos los horarios y calendarios para consultarlos en la computadora o teléfono celular en el momento que se requiera de modo que se pueda añadir unas citas de inmediato.
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    Preséntate en una cita lista con los materiales y unos apuntes claros de las reuniones previas, además de un dispositivo o un cuaderno de apuntes para ahorrar algunos minutos y tomar algunos apuntes de la reunión actual. Hazle algunas preguntas a tu jefe en cuanto a tu rol en la reunión, incluyendo cualquier material en especial, como unos formularios o folletos que puedas tener listos para ahorrar tiempo en preparar o imprimir.
    • Trata de enviar una agenda de las reuniones próximas a unos minutos de la última reunión, o algún otro material relevante a los asistentes en la noche o la mañana anterior. [3]
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    Aprende los diferentes tipos de abreviaturas y maneras para acelerar tu redacción si tomas muchos apuntes a mano. [4] Toma un curso de abreviaturas para aprender los caracteres y mejorar tu velocidad en tu labor. [5]
    • Si no sueles tomar apuntes a mano con frecuencia o no quieres aprender las abreviaturas, haz una prueba de escribir a máquina. Establece un minuto en un temporizador y trata de escribir a máquina un correo electrónico típico en tu teléfono celular, tableta, teclado de ordenador portátil y teclado separado. Luego, cuenta la cantidad de palabras que escribiste en cada dispositivo. Cíñete a utilizar el dispositivo con mayor cantidad de palabras cuando tengas que tomar unos apuntes rápidos.
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Método 2
Método 2 de 3:

Organizarte

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/33\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-6-Version-2.jpg\/v4-460px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-6-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/33\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-6-Version-2.jpg\/v4-728px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-6-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Ten un planificador, un calendario y una lista de cosas por hacer y actualízalos regularmente. Mantelos a la vista y en lugares accesibles o ten varios que se puedan sincronizar juntos.
    • Si trabajas bien con un lapicero y papel, ten un planificador o un calendario pequeño que quepa en tu bolsillo o cartera para que siempre lo tengas contigo. Ten un lapicero contigo dentro de lo posible para que nunca tengas que ir en busca de otro. Ten un cuaderno de apuntes para las listas de las cosas por hacer en tu escritorio y elimina las cosas a medida que las cumplas.
    • Si trabajas mejor con una organización digital, utiliza el calendario y el sistema de recordatorio de tu teléfono celular para hacer unas citas y recibir las notificaciones correspondientes. Prueba las aplicaciones como Wunderlist o Todoist para gestionar estas labores. [6]
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    Asegúrate de siempre tener contigo unos apuntes y otros materiales al sincronizar los calendarios, las listas y los archivos en todos tus dispositivos, lo que casi cualquier aplicación moderna tiene la capacidad de hacer.
    • Comparte las labores, los documentos y los apuntes con otras secretarias, tu jefe u otros empleados con un programa de gestión de proyectos, como Basecamp o Trello. [7]
    • Comparte unos documentos o inventarios con Google Docs y utiliza unos programas como Dropbox o Hightail para enviar unos archivos. [8]
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    Acondiciona un sistema de etiquetas con colores para identificar los materiales en un vistazo. Asigna un color a cada proyecto, día, empleado o lo que quieras para perfilar tu trabajo. Utiliza unas pestañas de color y unos resaltadores o unas etiquetas para marcar los archivos, las bandejas y los cuadernos de apuntes para ubicar fácilmente la información correcta.
    • Muchas páginas web y aplicaciones móviles para correos electrónicos, calendarios y listas también te permiten asignar un color a cada artículo.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b3\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-9-Version-2.jpg\/v4-460px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-9-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/b3\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-9-Version-2.jpg\/v4-728px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-9-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Mantelo limpio y la información importante accesible al colocar de inmediato un correo electrónico en una carpeta, al colocarle una bandera o al marcarlo como no leído si tienes que retomarlo luego, o archívalo o elimínalo si estás segura de no necesitarlo más.
    • Trata de hacer unos fólderes para cada año, trimestre o mes, o etiquétalos por proyecto, empleado o tipo. Trata de responder, eliminar o registrar de inmediato la información del correo electrónico en otra parte. Establécete unos horarios para ti, como archivar los correos electrónicos en las carpetas apropiadas al final del día, además de limpiar y lidiar con todo en el buzón de mensajes para el final de la semana. [9]
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b4\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-10-Version-2.jpg\/v4-460px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-10-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/b4\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-10-Version-2.jpg\/v4-728px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-10-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Mantén los materiales del mismo tipo en un lugar en particular y designa los cuadernos de apuntes y los fólderes a los proyectos específicos. Por ejemplo, ten un cuaderno de apuntes para los recordatorios telefónicos que siempre permanezca cerca del teléfono de modo que nunca apuntes el nombre de una persona y su número telefónico en una servilleta. Mantén los apuntes de las reuniones en un lugar separado de los otros apuntes de modo que la información no se mezcle y sea difícil de encontrar luego.
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/c7\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-11-Version-2.jpg\/v4-460px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-11-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c7\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-11-Version-2.jpg\/v4-728px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-11-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Evita imprimir para ahorrar papel y opta por los formularios u otros documentos en línea para que puedas ahorrar tiempo y recursos. Dentro de lo posible, llena los formularios electrónicamente. Escanea y ahorra unas copias de archivos en papel de modo que siempre estén disponibles y no se dañen o pierdan. Circula unos archivos, recordatorios y agendas digitales, en vez de unas versiones en papel cuando sea posible.
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    No dejes que los materiales importantes que utilices se te acaben de modo que estés organizada, tales como los cuadernos de apuntes, los lapiceros, los sobres y las estampillas, al comprar o informar al gerente de la oficina o al comprador cuando utilizas la última caja o el último contenedor de un artículo, en vez de cuando se acabe todo. Ordena unos artículos al por mayor de una compañía como Quill para ahorrar dinero y evitar que se te acaben rápidamente.
    • Mantenlos organizados en tu escritorio o espacio laboral. Utiliza unos contenedores, unas bandejas, unas carpetas de archivos y otros contenedores que estén etiquetados o clasificados por color para tener un orden fácil.
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Método 3
Método 3 de 3:

Comunicarte eficientemente

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/61\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-13-Version-2.jpg\/v4-460px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-13-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/61\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-13-Version-2.jpg\/v4-728px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-13-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Ahorra tiempo y energía al ingeniar un lenguaje simple para reutilizar en la correspondencia que repites frecuentemente. Ten varias plantillas disponibles para diferentes situaciones, como los correos electrónicos, los boletines de prensa o las llamadas telefónicas, que puedas copiar, pegar y editar fácilmente para que se acoplen a una situación específica.
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    Escribe unos apuntes en tu teléfono celular, ordenador portátil o cuaderno de apuntes por cada reunión, mensaje de teléfono o conversación importante. Colócalos en unas carpetas electrónicas o físicas específicamente etiquetadas para que puedas retomarlos luego y tener unos registros de la comunicación verbal que podrías olvidar en el curso de un día atareado.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/38\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-15-Version-2.jpg\/v4-460px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-15-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/38\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-15-Version-2.jpg\/v4-728px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-15-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Practica tu saludo y otra información importante o común que tengas que decir por teléfono. Ten en frente de ti una lista de las extensiones telefónicas de la oficina y ocúpate de memorizarlas para que puedas transferir rápidamente las llamadas.
    • Conoce las características especiales de tu teléfono en la oficina, como enviar a alguien directamente al correo de voz de un empleado o añadir a las personas en una llamada de conferencia, de modo que puedas ahorrar tiempo y evitar las dificultades técnicas.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/df\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-16-Version-2.jpg\/v4-460px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-16-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/df\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-16-Version-2.jpg\/v4-728px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-16-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Asegúrate de que cada formulario de comunicación escrita que envíes esté bien escrito y sin errores gramaticales o de puntuación. Pasa algunos minutos adicionales para revisar los correos electrónicos, las agendas y otra correspondencia para verificar que todo esté correcto y ahorrar el tiempo y la vergüenza de tener que emitir unas correcciones o responder los correos electrónicos de los destinatarios confundidos.
    • Activa la revisión ortográfica en las aplicaciones que utilices para los documentos, los inventarios y los correos electrónicos. Activa también esta función en tu navegador para notar los errores mientras escribes en una página web, en especial cuando publiques en la página web de la compañía, sus cuentas de medios sociales u otras plataformas oficiales.
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d1\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-17-Version-2.jpg\/v4-460px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-17-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d1\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-17-Version-2.jpg\/v4-728px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-17-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Expresa tu propósito para llamar o enviar un correo electrónico en tan pocas palabras como sea posible. Haz algunas preguntas directas y repite tu nombre, el de la compañía, su número telefónico y correo electrónico cuando sea necesario. Brinda una hora en la que esperas recibir una respuesta de esa persona para que puedas lidiar con la comunicación eficientemente.
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/05\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-18-Version-2.jpg\/v4-460px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-18-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/05\/Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-18-Version-2.jpg\/v4-728px-Be-an-Efficient-and-Organized-Secretary-Step-18-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Asegúrate de dejarlas en claro y brindar unos recordatorios al llamar o enviar unos correos electrónicos el día anterior o el mismo día para confirmar las citas y otras reuniones importantes. Comunícate con las personas de las que no hayas obtenido una respuesta al enviar unos correos electrónicos o unos mensajes telefónicos corteses y concisos para hacerles recordar que esperas una respuesta de su parte.
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Referencias

  1. ↑ http://www.fastcompany.com/3025074/work-smart/4-habits-of-punctual-people
  2. ↑ http://www.theatlantic.com/business/archive/2014/09/science-tells-you-how-many-minutes-should-you-take-a-break-for-work-17/380369/
  3. ↑ http://www.diycommitteeguide.org/article/secretarys-role-meetings
  4. ↑ http://www.alysion.org/handy/althandwriting.htm
  5. ↑ http://www.nssbooks.com/shorthand.php
  6. ↑ http://www.forbes.com/sites/mzhang/2015/06/09/best-apps-for-people-with-too-much-to-do/#5025f327266b
  7. ↑ http://www.forbes.com/sites/laurashin/2014/10/21/project-management-apps-which-is-best-for-your-team/#532220a131d2
  8. ↑ http://online-file-sharing-services-review.toptenreviews.com/
  9. ↑ http://www.pcmag.com/article2/0,2817,2424651,00.asp

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