Загрузить PDF
Загрузить PDF
Если у вас есть собственный бизнес, то вам наверняка приходится писать деловые письма своим клиентам. Цели могут быть разными: оповещение о новых мероприятиях или условиях, ответы на жалобы клиентов от лица компании. Вне зависимости от причины письма, важно всегда сохранять профессиональный тон и деловой стиль.
Шаги
-
Используйте профессиональную шапку письма. Деловое письмо представляет вашу компанию. В связи с этим письмо должно иметь соответствующий вид. Также не забудьте использовать логотип компании или бренд. [1] X Источник информации
- Создать шапку письма можно с помощью готовых цветных шаблонов программы Microsoft Word. Используйте реальный логотип компании или бренд.
-
Откройте текстовый редактор. Все деловые письма компании всегда должны быть напечатаны на компьютере.
- Создайте новый документ и задайте поля размером 2,54 сантиметра. [2] X Источник информации
- Используйте шрифт с засечками вроде Times New Roman, Georgia или Arial. Так, размер шрифта должен быть не больше 12, но не меньше 10. Тип или размер шрифта не должны плохо влиять на удобочитаемость письма.
- Используйте одинарный междустрочный интервал.
-
Настройте блочную форму. Блочная форма — самый распространенный формат деловых писем. Также его проще всего настроить и соблюдать. Каждый пункт выравнивается по левому краю и отделяется одним интервалом. В порядке от верхней части страницы к нижней деловое письмо должно включать следующие пункты: [3] X Источник информации
- Сегодняшнюю дату или дату отправки письма. Не забудьте указать дату, ведь она используется для учета отправителем и получателем, а также в правовых целях. Указывайте точную дату.
- Адрес отправителя. Это ваш адрес в стандартном формате. Если ваш адрес уже указан в шапке письма, то этот шаг можно пропустить.
- Исходящий адрес. Укажите имя и адрес получателя письма. Можно использовать обращение “Господин” или “Госпожа”. Так, если получателем выступает Нина Серова, то можно написать как “Госпожа Нина Серова”, так и “Нина Серова”.
- Приветствие. Можно написать “Уважаемая госпожа Серова” или “Уважаемая Нина Серова”. Если вы не уверены в том, кто прочитает письмо, напишите “Уважаемые господа”. [4] X Источник информации Есть еще вариант “Для сведения всех заинтересованных лиц”, но его следует оставить на крайний случай, если адресат неизвестен.
- Основная часть письма. Эта часть будет рассмотрена более подробно в следующем разделе.
- Заключительная часть и подпись. Напишите: “С уважением”, — или: “С наилучшими пожеланиями”.
Реклама
-
Определите целевую аудиторию. Тон письма всегда должен оставаться профессиональным вне зависимости от аудитории, но выбор слов и языковых средств зависит от адресата письма. Если письмо предназначается для отдела кадров другой компании, тогда следует использовать более официальный язык. При обращении к конкретному клиенту можно прибегнуть к неформальному и простому языку. [5] X Источник информации
- Также это позволит вам избежать недоразумений. Не используйте термины, которые непонятны читателю. Например, клиенты могут не знать сокращения, которые используются для космической программы в вашей компании, поэтому не используйте их в письме.
- Самое главное правило делового письма — текст должен быть понятным, лаконичным и учтивым.
-
Укажите цель письма в первой строке. Обдумайте цель письма. Вы хотите сообщить новый адрес офиса? Напомнить клиенту о задолженности? Дать ответ на жалобу? Помните об этом, когда вам нужно будет составить первое предложение письма. Не используйте размытые формулировки и сразу переходите к сути.
- Пишите от первого лица, если выражаете свое мнение в качестве владельца компании. Пишите от второго лица, если обращаетесь от имени компании или организации. [6] X Надежный источник University of North Carolina Writing Center Перейти к источнику
- Используйте недвусмысленное заявление вроде: “Настоящим сообщаем”, — или: “Настоящим хотим узнать следующее”. Пишите от первого лица, если вы обращаетесь как владелец компании вроде: “Хочу обратиться к вам”, — или: “Недавно мне стало известно ..., поэтому я бы хотел …”.
- Например, вы (владелец компании) хотите сообщить Нине Серовой о задолженности за один месяц. Начните письмо так: “Хочу сообщить Вам, что по состоянию на март 2015 года на Вашем счету имеется задолженность”.
- Если вы сотрудник компании и отвечаете на жалобу клиента по поводу космической программы вашей компании, то начните так: “Мы получили Ваши замечания в отношении нашей программы колонизации Марса”.
- Иногда нужно сообщить читателю, что он победил в состязании или получил место в учебном заведении. Начните так: “Рад сообщить …”, — или: “С радостью сообщаем …”.
- Если нужно сообщить неприятные известия, начните с такой фразы: “С прискорбием сообщаем Вам …”, — или: “После тщательного рассмотрения было решено …”. [7] X Источник информации
-
Используйте действительный залог. В официальной речи часто используется страдательный залог, однако он может сделать текст письма монотонным или непонятным. Действительный залог позволяет подавать информацию решительным тоном. [8] X Надежный источник University of North Carolina Writing Center Перейти к источнику
- Пример страдательного залога: “Какие шаги могут быть предприняты?” В этом случае подлежащее “шаги” не является исполнителем действия, а испытывает действие на себе.
- Пример действительного залога: “Какие шаги мы можем предпринять?” В этом варианте использован действительный залог, который позволяет четко и ясно донести мысль.
- Временами страдательный залог позволяет донести вашу мысль и не привлекать лишнего внимания к ошибке или неприглядному факту. Используйте его только в данном случае. Обычно действительный залог более предпочтителен. [9] X Надежный источник University of North Carolina Writing Center Перейти к источнику
-
Ссылайтесь на предшествующие события или общение с читателем. Возможно, ранее вы уже сообщали Нине Серовой о задолженности. Читатель мог выражать свое неудовлетворение вашей космической программой на прошлой конференции. Если вы уже общались, то напомните об этом факте. Читатель сможет восстановить в памяти важные детали, а ваше письмо окажется гораздо более важным и неотложным. [10] X Источник информации
- Используйте фразы вроде: “В соответствии с предыдущим письмом от …”, “Благодарим Вас за своевременную оплату в прошлом месяце", — или: “Мы были рады услышать Ваши конструктивные замечания на конференции в мае”.
-
Обратитесь с просьбой или предложите помощь. Задайте положительный тон письма с помощью вежливой просьбы или предложите помощь в виде сотрудничества. [11] X Источник информации
- Скажем, вы являетесь владельцем компании и хотите убедить клиента оплатить задолженность. Используйте фразу: “Буду благодарен за Ваше содействие и немедленную оплату”
- Если вы пишете от имени компании, то используйте фразу: “Мы хотели бы организовать для Вас личную встречу с нашим руководителем отдела кадров”.
- Также предложите ответить на все возможные вопросы и развеять сомнения читателя. Пример: “Будем рады ответить на любые Ваши вопросы или развеять сомнения касательно оплаты”, — или: “Хотите ли Вы узнать дополнительные подробности о нашей программе?”
-
Завершите письмо. Используйте призыв к действию со своей стороны или стороны клиента. Это может быть требование погасить долг в указанный срок или предложение организовать встречу с клиентом. [12] X Источник информации
- Напишите предложение с надеждой на общение в будущем: “Будем рады встретиться с Вами на бюджетном совещании на следующей неделе", — или: “С радостью обсудим с Вами все эти аспекты более подробно при встрече в нашем офисе”. [13] X Источник информации
- Укажите, если к письму прилагаются документы. Добавьте фразу вроде: “Направляем Вам счет за прошлый месяц”, — или: “Копия космической программы прилагается к письму”.
- В конце используйте заключительную фразу. Клиентам лучше всего написать: “С уважением”, — или: “С наилучшими пожеланиями”.
- Используйте формулировку “С уважением” в официальных письмах к незнакомым людям.
- Напишите: “Всех благ”, если вы знакомы или сотрудничаете с человеком.
-
Исправьте ошибки. Правильное оформление и формулировки не будут играть никакой роли, если в письме встречаются грамматические ошибки! [14] X Источник информации
- Постарайтесь найти все случаи страдательного залога и внести соответствующие изменения.
- Обратите внимание на длинные и непонятные предложения. В деловом письме действует норма “Лучше меньше, да лучше”, поэтому от длинных предложений следует отказаться.
Реклама
Советы
- Напечатайте письмо на нелинованной бумаге формата А4. При отправке почтой сложите письмо в три раза и вложите в стандартный конверт. [15] X Источник информации
Реклама
Источники
- ↑ http://www.office.xerox.com/small-business/tips/business-letter/enus.html
- ↑ http://www.writeexpress.com/business-letter-format.html
- ↑ http://teacher.scholastic.com/lessonplans/format.pdf
- ↑ http://www.learn-english-today.com/business-english/business-letters.html
- ↑ http://www.letterwritingguide.com/businessletter.htm
- ↑ http://writingcenter.unc.edu/handouts/business-letters/
- ↑ http://www.learn-english-today.com/business-english/business-letters.html
- ↑ http://writingcenter.unc.edu/handouts/business-letters/
- ↑ http://writingcenter.unc.edu/handouts/passive-voice/
- ↑ http://www.learn-english-today.com/business-english/business-letters.html
- ↑ http://www.office.xerox.com/small-business/tips/business-letter/enus.html
- ↑ http://www.write101.com/businessletter.htm
- ↑ http://www.learn-english-today.com/business-english/business-letters2.html
- ↑ http://www.write101.com/businessletter.htm
- ↑ http://www.writeexpress.com/business-letter-format.html
- http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- http://www.letterwritingguide.com/businessletterformat.htm
- http://www.bnet.com/article/how-to-get-customers-to-pay-up/276588
- http://www.legalwebreview.com/accounting/apology-letter-bad-service-maintain-cordial-business-relationship/
Реклама
