ดาวน์โหลดบทความ ดาวน์โหลดบทความ

คุณต้องการจดหมายแนะนำจากอาจารย์เพื่อไปขอทุนการศึกษา สมัครเรียนต่อปริญญาโท หรือสมัครงานใช่ไหม? จริง ๆ แล้วถ้าเป็นไปได้ไปขออาจารย์ด้วยตัวเองจะดีที่สุดเพราะคุณจะได้มีโอกาสอธิบายให้ท่านเข้าใจว่าทำไมคุณถึงต้องการจดหมายฉบับนี้และช่วยให้อาจารย์เห็นภาพมากขึ้นว่าควรจะเขียนจดหมายไปในทิศทางไหน [1] อย่างไรก็ดี หากคุณจะขอให้อาจารย์เขียนจดหมายให้ผ่านทางอีเมล์ ทำตามคำแนะนำด้านข้างนี้เพื่อขอจดหมายอย่างสุภาพและเหมาะสมเพื่อที่คุณจะได้จดหมายแนะนำที่ดีที่สุดนะ

วิธีการ 1
วิธีการ 1 ของ 1:

เริ่มต้นเขียนอีเมล์

ดาวน์โหลดบทความ
  1. ส่งคำขอล่วงหน้าอย่างน้อยห้าถึงหกสัปดาห์ก่อนถึงวันที่จดหมายควรไปถึงปลายทาง หรือถ้าขอก่อนหน้านั้นได้ก็จะดีมากหากคุณพอมีเวลา [2] อย่ารอจนนาทีสุดท้าย เพราะอาจารย์ทั้งหลายท่านงานยุ่งและคุณก็คงไม่อยากให้ท่านรีบร้อนเขียนจดหมายให้คุณแบบเสร็จ ๆ ไปแม้ว่าท่านจะปลีกเวลามาเขียนให้ได้ก็ตาม
  2. [3] ก่อนที่จะเลือกว่าจะให้อาจารย์คนไหนเขียนจดหมายแนะนำให้ ถามตัวเองให้ดีก่อนว่า:

    • อาจารย์ท่านนี้รู้จักชื่อเราหรือเปล่านะ?
    • เราเคยพูดคุยกับอาจารย์ท่านนี้นอกห้องเรียนบ้างไหมนะ?
    • เราได้เกรดบีหรือดีกว่านั้นจากวิชานี้หรือเปล่านะ?
    • เราเคยเรียนกับอาจารย์ท่านนี้มากกว่าหนึ่งวิชาหรือเปล่านะ?
    คุณต้องเลือกอาจารย์ที่จะสามารถเขียนจดหมายที่อธิบายลักษณะนิสัยส่วนบุคคลหรือความสำเร็จของคุณได้ ไม่ใช่ "ใช้ถ้อยคำสวยหรูเขียนแต่เรื่องทั่ว ๆ ไป" ยิ่งคุณตอบใช่กับคำถามด้านบนมากเท่าไหร่ก็ยิ่งมีโอกาสที่คุณจะตัดสินใจเลือกอาจารย์ถูกคนมากขึ้นเท่านั้น [4]
  3. แม้ว่าจะเป็นเพียงการส่งอีเมล์ คุณก็ต้องเขียนให้ดี หากปกติแล้วคุณกับอาจารย์สนิทสนมจนเรียกชื่อจริงกันได้ (ซึ่งหมายความว่าอาจารย์เป็นคนอนุญาตด้วยตัวเองให้คุณเรียกท่านด้วยชื่อจริงและคุณก็เรียกชื่อท่านเป็นประจำอยู่แล้ว) คุณก็สามารถขึ้นต้นด้วยการเขียนชื่อท่านได้ แต่หากไม่ใช่ในกรณีนี้ คุณควรใส่ตำแหน่งลงไปให้ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเรากำลังจะเขียนจดหมายหาด็อกเตอร์โจนส์ซึ่งเป็นอาจารย์สอนวิชาโบราณคดีของคุณ โดยปกติแล้วคุณไม่ได้เรียกชื่อจริงท่าน ดังนั้น เวลาที่เขียนจดหมาย คุณก็ต้องขึ้นต้นว่า “เรียน ด็อกเตอร์โจนส์” จากนั้นก็ตามด้วยเครื่องหมายคอมมาหรือโคลอน
  4. เขียนหัวข้ออีเมล์ว่า "จดหมายแนะนำของ (ชื่อคุณ)". คุณต้องใส่หัวข้อ เสมอเวลาเขียนอีเมล์เพราะอาจารย์จะได้ทราบทันทีว่าอีเมล์นี้ต้องการอะไรและจะยังช่วยให้ท่านหาอีเมล์เจอทีหลังได้ง่ายด้วย
  5. เริ่มต้นเขียนย่อหน้าแรกด้วยการบอกว่าคุณต้องการอะไร. “ดิฉันต้องการทราบว่าอาจารย์พอจะช่วยเขียนจดหมายแนะนำให้ดิฉันได้ไหมคะ?". อย่าเอาแต่อ้อมไปอ้อมมาให้อาจารย์เดาเอาเอง หลังจากนั้นสองสามประโยคถัดมาคุณก็ต้องบอกข้อมูลของตัวเองไป เช่น:

    • ชื่อของคุณ
    • ชั้นปี
    • วิชาเอก
    • คุณเรียนวิชาไหนกับอาจารย์ท่านนี้ เรียนไปเมื่อไหร่และได้เกรดอะไร
    • สาเหตุที่คุณต้องการจดหมายแนะนำ (ซึ่งก็คือการบอกว่าคุณกำลังจะสมัครอะไร)
    • จดหมายแนะนำนี้ต้องส่งก่อนวันไหน
  6. บอกเล่าความสัมพันธ์ระหว่างคุณและอาจารย์ท่านนี้. ในย่อหน้าถัดมา เขียนอธิบายว่าทำไมคุณถึงเจาะจงขอให้อาจารย์ท่านนี้ช่วยเขียนจดหมายให้ บอกเล่าเกี่ยวกับตัวเองเล็กน้อยและอธิบายว่าทำไมคุณถึงสนใจทุน ปริญญาโท หรืองานที่คุณต้องการจดหมายไปประกอบการสมัคร [5]
    • คุณไม่ควรใช้เหตุผลโหล ๆ เช่น “ดิฉันอยากทำงานที่นี่เพราะให้เงินเยอะที่สุด” หรือ “ดิฉันอยากไปเรียนต่อที่มหาวิทยาลัยนี้เพราะสาขานี้ดูแล้วน่าจะดูดีเวลาอยู่ในเรซูเม่”
    • ทำตัวเป็นมืออาชีพด้วยการบอกอะไรประมาณว่า "ดิฉันเลือกที่จะสมัครงานที่พิพิธภัณฑ์นี้เพราตื่นตาตื่นใจกับแผนกจัดแสดงงานหัตถกรรมชนเผ่าของที่นี่สุด ๆ เลยค่ะ"
    • อาจารย์ท่านนี้มีสายสัมพันธ์พิเศษอะไรกับบริษัทหรือที่ ๆ คุณกำลังจะส่งใบสมัครไปไหม? หรือถ้าเป็นกรณีสมัครเรียนต่อ ท่านเป็นศิษย์เก่าหรือเปล่า? ถ้าใช่ก็เขียนลงไปด้วยว่า “ดิฉันทราบมาว่าผลงานหลายชิ้นที่จัดแสดงอยู่เป็นของที่อาจารย์ได้มาตอนที่ไปเที่ยวป่าอเมซอน ดังนั้นดิฉันจึงหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้มีโอกาสทำงานในแผนกที่มีผลงานจัดแสดงที่หลากหลายให้ตัวเองได้ฝึกปรือฝีมือ”
    • ถ้าประสบการณ์ที่คุณได้จากอาจารย์ท่านนี้มีอิทธิพลให้คุณเลือกตัดสินใจสมัครที่ที่ดังกล่าวก็บอกไปด้วย "ดิฉันไม่เคยสนใจด้านการวิจัยเลยจนกระทั่งได้ลงเรียนวิชาโบราณคดีชนเผ่าอเมริกันของอาจารย์ วิชานี้ผลักดันให้ดิฉันเลือกลงวิชาภาคสนามช่วงหน้าร้อนและดิฉันก็รู้สึกตื่นเต้นที่จะอาจจะได้มีโอกาสทำวิจัยเรื่องนี้ในระดับปริญญาโท” อย่างไรก็ตาม อย่านั่งเทียนเขียนหากไม่ใช่เรื่องจริงล่ะ
  7. ใช้ย่อหน้าที่สามเพื่อบอกใบ้ให้อาจารย์ทราบว่าคุณอยากให้ท่านพูดถึงคุณว่าอย่างไร. คุณควรจะให้รายละเอียดว่าอาจารย์ควรจะเน้นยำประเด็นใดในจดหมายแต่ละฉบับ [6] คุณควรให้ข้อมูลเกี่ยวกับตัวเองที่อาจารย์อาจจะไม่ทราบ วิธีการบอกให้ท่านทราบอ้อม ๆ ก็เช่น:

    • "ดิฉันเชื่อว่าอาจารย์คงได้เห็นจากการพูดคุยและการมีส่วนร่วมในวิชานี้แล้วว่าดิฉันมีความทุ่มเทกับวิชาโบราณคดีมากเพียงใด ดิฉันได้สำเร็จการศึกษาสาขาโบราณคดีเรียบร้อยแล้วตั้งแต่เดือนมิถุนายนของปีนี้ นอกจากนี้ ดิฉันยังได้เป็นนักศึกษาฝึกงานในพิพิธภัณฑ์ภายใต้การดูแลของด็อกเตอร์มาร์คัส โบรดี้ ซึ่งอาจารย์น่าจะรู้จักท่านดีอยู่แล้ว นอกจากนี้ดิฉันยังมีประสบการณ์ไม่น้อยในเรื่องของการจัดการแคตตาล็อคสิ่งของต่าง ๆ ซึ่งเป็นสิ่งที่ดิฉันได้เรียนรู้ช่วงที่ฝึกงานนั่นเอง"
    • "บุคคลอ้างอิงคนอื่น ๆ อาจจะให้ความเห็นเรื่องความสามารถทางการเรียนของดิฉันได้ แต่อาจารย์เป็นคนเดียวที่รู้ว่าดิฉันทุ่มเทให้กับวิทยานิพนธ์ในปีสุดท้ายขนาดไหนและรู้ว่าดิฉันได้พบอุปสรรคใดบ้าง ดิฉันหวังว่าอาจารย์อาจจะพูดถึงความสามารถในการจัดการความเครียดและการเผชิญหน้าต่อความยากลำบากของดิฉันได้เพราะทั้งสองสิ่งคือคุณสมบติที่คณะกรรมการคัดเลือกคงอยากจะทราบค่ะ”
  8. จดหมายแนะนำฉบับนี้จะถูกส่งไปไหน? และเมื่อไหร่ที่คุณต้องการให้เสร็จ? มีแบบฟอร์มอะไรที่อาจารย์ต้องกรอกเพิ่มเติมหรือเปล่า? [7] หากมีอะไรที่อาจารย์ต้องใช้ เช่น แบบฟอร์มแนะนำ ซีวีและเรียงความเพื่อสมัครเรียนต่อ ฯลฯ ก็แนบไปกับอีเมล์ฉบับนี้เลย คุณต้องให้รายละเอียดที่เจาะจงและชัดเจน
    • คุณต้องบอกด้วยว่าอาจารย์จะต้องเขียนจดหมายแบบตีพิมพ์หรือต้องรอรับอีเมล์ ยุคนี้มหาวิทยาลัยและหลาย ๆ สาขาวิชามักใช้ระบบจดหมายแนะนำอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งถ้าเป็นกรณีนี้ คุณต้องบอกอาจารย์ว่าให้รอรับอีเมล์จากสาขาวิชาที่คุณเลือกสมัครเพื่อรับทราบข้อมูลต่าง ๆ
    • เป็นการดีที่จะแนบซีวีและเรียงความที่คุณเขียนเพื่อสมัครเรียนต่อ (ในกรณีสมัครเรียนปริญญาโท) และรายละเอียดวิธีการส่งจดหมาย (รวมไปถึงข้อมูลสำหรับติดต่อ) เมื่อต้องส่งอีเมล์ไปหาอาจารย์ โดยคุณต้องส่งข้อมูลเหล่านี้เป็นไฟล์แนบไป [8]
  9. จบด้วยการบอกว่าคุณจะติดตามความคืบหน้าอย่างไร. “ดิฉันจะหย่อนแบบฟอร์มและซองจดหมายที่จ่าหน้าซองและติดแสตมป์เรียบร้อยแล้วไว้ในกล่องจดหมายของอาจารย์อาทิตย์นี้ ดิฉันจะส่งอีเมล์มาเตือนหนึ่งสัปดาห์ก่อนที่จะหมดเขตส่งจดหมายแนะนำค่ะ ขอบคุณอีกครั้งนะคะ” หรือ “ดิฉันต้องส่งจดหมายแนะนำภายในวันที่ 3 สิงหาคม หากอาจารย์ประสงค์จะเขียนจดหมายแนะนำให้ กรุณาแจ้งให้ดิฉันทราบและดิฉันยินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะมาพบอาจารย์ที่ห้องทำงานในเวลาใดก็ได้เพื่อรับจดหมายค่ะ”
    • อย่าทำให้ยุ่งยาก. คุณได้ขอให้อาจารย์แบ่งเวลาและเขียนจดหมายให้คุณแล้ว (ซึ่งท่านก็ไม่ได้เงินเสียด้วย) ดังนั้นอย่าขอให้ท่านเป็นฝ่ายส่งและจ่ายค่าส่งเอง คุณต้องรบกวนท่านให้น้อยที่สุด อาจารย์จะได้ไม่รำคาญใจที่ต้องทำสิ่งที่คุณน่าจะทำ (และควรจะทำ) นอกจากนี้ เมื่อคุณเป็นคนจัดการ คุณก็จะได้เบาใจว่าจดหมายถูกส่งเรียบร้อยแล้วจริง ๆ
    • ถ้าอาจารย์เป็นฝ่ายเสนอว่าจะส่งให้เองก็ปล่อยท่าน ถ้าปกติท่านชอบลืมทำนั่นทำนี่เช่นลืมใส่เอกสารในซองเวลาส่งหรือลืมให้เกรดก็บอกท่านไปว่าคุณต้องการหรืออยากที่จะส่งจดหมายไปพร้อมกับจดหมายหรือเอกสารอื่น ๆ หากทำตามนี้คุณจะได้มั่นใจว่าจะได้จดหมายมาแน่ ๆ
  10. ขอบคุณอาจารย์ไม่ว่าสุดท้ายแล้วท่านจะเขียนหรือไม่เขียนจดหมายให้ก็ตาม. “ขอบคุณล่วงหน้าที่อาจารย์อุตส่าห์เสียเวลาอ่านอีเมล์ฉบับนี้ นอกจากนี้ ดิฉันยังอยากขอบคุณอาจารย์ที่ได้ช่วยสอนสั่ง ดิฉันสนุกกับการเรียนวิชาของอาจารย์มาก และดิฉันไม่สามารถบรรยายออกมาได้หมดว่าได้เรียนรู้จากวิชาโบราณคดี 101 มากเพียงใด" [9]
    • หากอาจารย์ท่านนี้พิเศษสำหรับคุณจริง ๆ คุณอาจจะเวิ่นเว้อต่อได้อีกหน่อย “ดิฉันจะจดจำทุกสิ่งที่ได้เรียนรู้ในวิชาของอาจารย์ไว้และนำมาปรับใช้ในการทำงานค่ะ คำสั่งสอนของอาจารย์ส่งผลดีต่อชีวิตดิฉันมากและดิฉันก็ไม่รู้จะขอบคุณอย่างไรได้หมด”
  11. ดำเนินการต่อตามที่ได้บอกไว้ด้วยการส่งเอกสารที่จำเป็นและเตือนอาจารย์. ส่งอีเมล์หรือโทรมาติดตามความคืบหน้าหากอาจารย์ยังไม่ตอบอีเมล์ภายในหนึ่งอาทิตย์หรืออย่างนานที่สุดก็สอง หากจะโทรหาก็อย่าคิดอะไรไปเอง ขั้นแรก คุณต้องถามดูก่อนว่าอาจารย์เห็นอีเมล์ของคุณหรือยัง ถ้ายัง ก็เตรียมขอท่านผ่านการพูดคุยกันแทน
  12. รับผิดชอบด้วยการตรวจสอบกับทางโครงการที่ให้ทุน มหาวิทยาลัยที่คุณสมัครเรียนต่อหรือบริษัทที่คุณสมัครเข้าทำงานก่อนที่จะหมดเขต. คุณต้องตรวจดูว่าจดหมายไปถึงหรือยัง ถ้ายังก็ส่งอีเมล์สั้น ๆ และสุภาพไปหาอาจารย์และเสนอว่าจะจ่ายค่าส่งจดหมายด่วนพิเศษเอง
    • พยายามรักษามารยาทให้มากที่สุดเท่าที่ทำได้. อย่าไปโทษท่านและจำไว้ว่าอาจารย์ของคุณท่านอาจจะยุ่งมาก ตัวอย่างเช่น “เรียน ด็อกเตอร์โจนส์ ดิฉันเห็นว่าอาจารย์ยังไม่ได้ส่งจดหมายแนะนำและตอนนี้ใกล้จะหมดเขตแล้วค่ะ ดังนั้น หากพอจะช่วยได้ ดิฉันยินดีจะเป็นฝ่ายจ่ายค่าส่งด่วนพิเศษเองค่ะ”
  13. หลักจากได้รับจดหมายแนะนำ ส่งโน้ตขอบคุณไปให้อาจารย์ หากจดหมายถูกส่งถึงมือทางนั้นแล้ว ส่งโน้ตขอบคุณเขียนด้วยลายมือไปให้อาจารย์ท่านซะ ไม่ใช่ส่งไปทางอีเมล์ นอกเหนือจากเป็นการแสดงความสุภาพและเป็นเรื่องที่สมควรทำแล้ว คุณไม่อาจรู้ได้เลยว่าคำขอบคุณนี้จะส่งผลดีอะไรต่อคุณในอนาคตอีกบ้าง คุณอาจจะต้องการให้อาจารย์ช่วยเขียนจดหมายแนะนำอื่น ๆ ให้อีก หรือหากคุณสมัครเรียนต่อในสาขาใกล้เคียงที่เรียนอยู่ อาจารย์ท่านนี้อาจจะมีโอกาสช่วยเหลือคุณอีกในอนาคต หากจดหมายของอาจารย์ส่งผลให้คุณได้สิ่งที่สมัคร โทรศัพท์ไปหาท่านเพื่อแจ้งข่าวดีให้ท่านทราบด้วยตัวเอง!
    โฆษณา

เคล็ดลับ

  • แนบเรซูเม่หรือซีวีไปกับอีเมล์และบอกไปในอีเมล์ด้วยว่าได้แนบมาเพื่อให้อาจารย์ใช้ประกอบการเขียนจดหมาย
  • ตรวจทานก่อนจะส่งอีเมล์ ดูให้ดีว่าไม่มีคำที่สะกดผิดหรือความผิดพลาดทางไวยากรณ์ ให้คนอื่นช่วยตรวจทานให้หากคุณไม่ใช่คนที่ใช้ภาษาเก่งนัก
  • เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ตัวเองดูเป็นคนเจ้ากี้เจ้าการ ส่งโน้ตขอบคุณให้อาจารย์หนึ่งหรือสองสัปดาห์ก่อนหมดเขตเพื่อเตือนให้อาจารย์ทราบว่าใกล้ถึงเวลาแล้ว
  • หากคุณต้องการจดหมายแนะนำแบบเร่งด่วน ส่งอีเมล์สั้น ๆ บอกอาจารย์ว่าคุณมีเรื่องจะขอรบกวนท่านเพียงครั้งเดียวและอธิบายให้ท่านทราบถึงสถานการณ์ของคุณ หากผลตอบรับออกมาดีก็เขียนอีเมล์ฉบับที่สองที่ให้รายละเอียดเพิ่มเติมไป
  • จดจำว่าใครเคยช่วยเหลือคุณและยินดีตอบแทนบุญคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณได้ทำงานที่พิพิธภัณฑ์นั้น ๆ แล้วมีประกาศรับสมัครนักศึกษาฝึกงานช่วงหน้าร้อนก็โทรไปบอกด็อกเตอร์โจนส์ว่าท่านสามารถบอกเรื่องนี้แก่นักเรียนของท่านได้
  • หากมีแบบฟอร์มที่อาจารย์จะต้องใช้ก็กรอกข้อมูลให้ท่านด้วยปากกาหรือปากกาลูกลื่นสีดำ
  • แม้ว่าประเด็นหลักของบทความนี้คือบอกให้คุณรู้วิธีการขอจดหมายแนะนำ แต่สิ่งสำคัญที่สุดที่คุณต้องการคือการได้รับจดหมายแนะนำที่ดี ดังนั้นคุณควรจะอ่านบทความว่าด้วยวิธีการได้จดหมายแนะนำดี ๆ เพิ่มเติมจากวิกิฮาวนะ
  • หากเป็นไปได้ ไปพบอาจารย์เพื่อขอให้ท่านช่วยเป็นการส่วนตัวเพราะนี่เป็นวิธีการที่สามารถเข้าถึงท่านได้ดีกว่าและยังสุภาพกว่าด้วย [10]
โฆษณา

คำเตือน

  • อาจารย์บางท่านจะรู้สึกไม่ดีเมื่อถูกขอร้องให้เขียนจดหมายแนะนำผ่านทางอีเมล์ ไปพบท่านเป็นการส่วนตัวในเวลาทำงานและนัดหมายเพื่อเข้าพบหรือโทรศัพท์ไปหาท่านเพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณยอมที่จะสละเวลาและพลังงานแทนที่จะแค่ส่งอีเมล์ไปหาเท่านั้น
  • จำไว้ว่าอาจารย์ไม่จำเป็นต้องช่วยเขียนจดหมายแนะนำให้คุณ อาจารย์บางท่านทุ่มเทเวลาหลายสิบปีเพื่อสร้างสมชื่อเสียง ดังนั้นเมื่อท่านเขียนจดหมายแนะนำให้ใครก็เท่ากับว่าท่านเอาชื่อเสียงของท่านไปเสี่ยง ดังนั้น โดยปกติแล้วอาจารย์จะเขียนจดหมายให้เฉพาะแต่กับนักศึกษาที่ท่านมั่นใจเท่านั้น
  • อย่าใส่ชื่อใครเป็นบุคคลที่จะเขียนจดหมายแนะนำให้หากยังไม่เคยบอกล่าวกันมาก่อนแม้ว่าคุณจะเคยร่วมงานกับคนเหล่านี้และมั่นใจว่ายังไงเขาก็เขียนจดหมายแนะนำให้คุณแน่นอนก็ตาม
  • ห้ามขออ่านจดหมายก่อนถูกส่งเด็ดขาด นี่ไม่ใช่เรื่องเหมาะสมเพราะว่าสาเหตุสำคัญของการส่งจดหมายก็คือการให้อาจารย์ประเมินคุณอย่างโปร่งใสโดยที่ไม่จำเป็นต้องชี้แจงใด ๆ แก่นักศึกษา ถ้าคุณคิดว่าอาจารย์อาจจะไม่สามารถเขียนจดหมายออกมาได้อย่างดีที่สุด ก็ถามความเห็นท่านดูและถามว่าท่านยังต้องการเอกสารอะไรเพิ่มเติมหรือไม่เพื่อที่จะได้เขียนจดหมายเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายที่หวังไว้ได้
  • หากอาจารย์ได้บอกใบ้ (ทางอีเมล์ที่ส่งให้คุณก่อนจะเขียนจดหมายแนะนำ) ว่าท่านอาจจะไม่ใช่คนที่เขียนจดหมายดี ๆ ให้กับคุณได้อย่างที่คุณหวังก็ขอบคุณที่ท่านสละเวลาและบอกว่าคุณได้ขอให้อาจารย์ท่านอื่นช่วยแล้ว
โฆษณา

เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้

มีการเข้าถึงหน้านี้ 33,650 ครั้ง

บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม

โฆษณา